অ্যাকসেশন রেজিস্টার
যেসব লাইব্রেরি অ্যাকসেশন নম্বর রাখে তাদের জন্য অ্যাকসেশন রেজিস্টার একটি ঐচ্ছিক ইনভেন্টরি ভিউ। অ্যাকসেশন নম্বর থাকা প্রতি কপির জন্য একটি সারি দেখায়, তাই প্রতিটি ক্যাটালগ শিরোনাম আলাদাভাবে না খুলেই স্টাফ লাইব্রেরি রেজিস্টার পর্যালোচনা করতে পারেন।
অ্যাকসেশন নম্বর ব্যবহার না করা লাইব্রেরিও সংগ্রহ, সাময়িকী, আমদানি ও সার্কুলেশন স্বাভাবিকভাবে ব্যবহার করতে পারে। রেজিস্টার শুধু ফাঁকা অবস্থা বা যেসব কপিতে নম্বর আছে সেগুলো দেখাবে।
যা পরীক্ষা করতে পারেন
- অ্যাকসেশন নম্বর, ক্যাটালগ শিরোনাম, লাইব্রেরি, শেলফের অবস্থান, স্ট্যাটাস, উপকরণের ধরন, বারকোড/QR, RFID, অধিগ্রহণ উৎস, বিক্রেতা, মূল্য ও সর্বশেষ লেনদেন।
- সম্প্রতি যোগ করা অ্যাকসেশন সারি।
- হারানো, অনুপস্থিত বা প্রত্যাহার করা কপি।
- একই লাইব্রেরির মধ্যে ডুপ্লিকেট অ্যাকসেশন নম্বর।
- কোনো সিরিজের অনুপস্থিত নম্বর, যেমন
AC-01,AC-02,AC-04-এর মধ্যেAC-03অনুপস্থিত।
পৃষ্ঠার বিন্যাস
অ্যাকসেশন রেজিস্টার প্রধান সংগ্রহ টেবিলের কাজের ধরন অনুসরণ করে, তাই আলাদা স্ক্রিন শেখার দরকার নেই।
| অংশ | এর কাজ |
|---|---|
| হেডার | পৃষ্ঠার শিরোনাম, বর্তমান ফলাফল সংখ্যা, লোডের সময়, রিফ্রেশ, ফাঁক অনুসন্ধান ও ডুপ্লিকেট দেখায়। |
| অনুসন্ধান কার্ড | অনুসন্ধানের ঘর, মিলের ধরন ও লেখা বেছে নিতে দেয়। |
| স্মার্ট লিস্ট | সব অ্যাকসেশন, অনুপস্থিত ফাঁক, ডুপ্লিকেট, সম্প্রতি যোগ করা এবং হারানো/অনুপস্থিত/প্রত্যাহার কপির দ্রুত ভিউ দেয়। |
| ফিল্টার | লাইব্রেরি, উপকরণের ধরন, স্ট্যাটাস, শেলফ, বিক্রেতা, অ্যাকসেশন উপসর্গ বা ফাঁকা অ্যাকসেশন দিয়ে তালিকা সংকুচিত করে। |
| টেবিল | সাজানো যায় এমন শিরোনাম, সরানো যায় এমন কলাম, সারি নির্বাচন, অনুভূমিক স্ক্রল ও পৃষ্ঠাবিন্যাসসহ কপি-স্তরের সারি দেখায়। |
| সারির অ্যাকশন মেনু | একটি মেনু থেকে ক্যাটালগ দেখুন, অ্যাকসেশন ৩৬০, অ্যাকসেশন কপি এবং কপি তথ্য দেখুন খোলে। |
অনুসন্ধান ও ফিল্টার
সব ডেটা, অ্যাকসেশন, ক্যাটালগ শিরোনাম, লাইব্রেরি, বারকোড, RFID বা বিক্রেতার মতো ঘর বেছে নিন। মিলের ধরন:
- ধারণ করে: নির্বাচিত ঘরের যেকোনো স্থানে লেখা খোঁজে।
- দিয়ে শুরু:
AC--এর মতো সিরিজ উপসর্গের জন্য উপযোগী। - হুবহু: একটি অ্যাকসেশন পরীক্ষা করতে সেরা।
সাধারণ রেজিস্টার পরীক্ষায় স্মার্ট লিস্ট ব্যবহার করুন। বোতাম সক্রিয় তালিকা নির্দেশ করে এবং প্যানেলে নির্বাচন দেখা যায়। নির্বাচন রেখে প্যানেল বন্ধ করতে সম্পন্ন, অন্য কিছু না বদলে বন্ধ করতে বন্ধ, অথবা সব অ্যাকসেশনে ফিরতে পরিষ্কার বেছে নিন।
লাইব্রেরি, ধরন, স্ট্যাটাস, শেলফ, বিক্রেতা ও উপসর্গ দিয়ে সংকুচিত করতে ফিল্টার ব্যবহার করুন। বোতামে সক্রিয় ফিল্টারের সংখ্যা থাকে এবং প্যানেলে সব ডেটা নাকি কতটি ফিল্টার সক্রিয় তা দেখা যায়। ফিল্টার রেখে বন্ধ করতে সম্পন্ন, শুধু বন্ধ করতে বন্ধ, সব সরাতে পরিষ্কার ব্যবহার করুন। এখনও নম্বর নেই এমন কপি দেখতে হলেই শুধু ফাঁকা অ্যাকসেশন সক্রিয় করুন।
অনুসন্ধানের পর মিলে যাওয়া লেখা টেবিলে হাইলাইট হয়। সব কলাম না ধরলে অনুভূমিক স্ক্রলবার বা সারির ওপর টেনে পাশের দিকে যান।
সাধারণ কর্মপ্রবাহ
একটি অ্যাকসেশন পরীক্ষা করুন
- সংগ্রহ ম্যানেজার > অ্যাকসেশন রেজিস্টার খুলুন।
- অনুসন্ধানের ঘর অ্যাকসেশন করুন।
- মিল হুবহু করুন।
- নম্বর লিখে অনুসন্ধান বেছে নিন।
- সারির মেনু থেকে ক্যাটালগ দেখুন, অ্যাকসেশন ৩৬০ বা কপি তথ্য দেখুন খুলুন।
একটি অ্যাকসেশন সিরিজ পর্যালোচনা করুন
- মিল দিয়ে শুরু করুন।
AC--এর মতো উপসর্গ লিখুন।- একটি লাইব্রেরি, ধরন, শেলফ বা স্ট্যাটাসের জন্য প্রয়োজনমতো ফিল্টার দিন।
- ক্রমানুসারে দেখতে অ্যাকসেশন কলাম সাজান।
- অনুপস্থিত নম্বর দেখতে ফাঁক অনুসন্ধান খুলুন।
স্টক যাচাইয়ের আগে সমস্যার সারি পরীক্ষা করুন
- স্মার্ট লিস্ট খুলুন।
- পুনরাবৃত্ত মানের জন্য ডুপ্লিকেট অ্যাকসেশন, অথবা মনোযোগের কপির জন্য হারানো/অনুপস্থিত/প্রত্যাহার বেছে নিন।
- একটি লাইব্রেরি বা শেলফে সীমিত করতে ফিল্টার ব্যবহার করুন।
- প্রতিটি সারির মেনু থেকে ক্যাটালগ, কপি তথ্য বা অ্যাকসেশন সময়রেখা দেখুন।
অনুপস্থিত অ্যাকসেশন নম্বর খুঁজুন
ফাঁক অনুসন্ধান খুলে লাইব্রেরি ও পরীক্ষা করতে চাওয়া উপসর্গ বা সিরিজ দিন। ছোট পরিসরের জন্য শুরু ও শেষ নম্বরও দিতে পারেন।
যেমন, সিরিজ AC-01 থেকে AC-1252 হলে লিখুন:
- লাইব্রেরি: যে লাইব্রেরি পরীক্ষা করবেন।
- উপসর্গ:
AC- - শুরু নম্বর:
1 - শেষ নম্বর:
1252
ফলাফলে অনুপস্থিত নম্বর এবং কাছের আগের ও পরের নম্বর দেখায়, যাতে ফাঁকটি প্রত্যাশিত কি না দ্রুত যাচাই করা যায়।
ডুপ্লিকেট শনাক্ত করুন
একই লাইব্রেরির মধ্যে একাধিকবার থাকা অ্যাকসেশন খুঁজতে ডুপ্লিকেট ব্যবহার করুন। প্রতিটি গোষ্ঠী সংশ্লিষ্ট কপি ও ক্যাটালগ শিরোনামের সঙ্গে যুক্ত থাকে, যাতে কী সংশোধন করতে হবে বোঝা যায়।
অ্যাকসেশন ৩৬০
কপিটির দৃশ্যমান ইতিহাস দেখতে সারির মেনু থেকে অ্যাকসেশন ৩৬০ ব্যবহার করুন। এতে কপি যোগ, শনাক্তকারী পরিবর্তন, অবস্থান বা স্ট্যাটাস বদল, স্থানান্তর ও পাওয়া গেলে সার্কুলেশন কার্যকলাপ থাকতে পারে।
কপি ও ক্যাটালগের কাজ
অন্য নথি, রিপোর্ট বা সহায়তা আলোচনায় নম্বর পেস্ট করতে অ্যাকসেশন কপি ব্যবহার করুন। কপি করার পর বোতাম প্রতিক্রিয়া দেখায়।
শিরোনাম-স্তরের তথ্য নিশ্চিত করতে ক্যাটালগ দেখুন এবং শেলফ, স্ট্যাটাস, বারকোড, RFID, উৎস, বিক্রেতা ও মূল্য দেখতে কপি তথ্য দেখুন ব্যবহার করুন।
রেজিস্টার মূলত পড়া ও পর্যালোচনার জন্য। নিয়মিত ক্যাটালগ ও কপি সম্পাদনা সাধারণ সংগ্রহ বা সাময়িকীর কর্মপ্রবাহ থেকেই করুন।
উত্তম চর্চা
- প্রতি সিরিজে সামঞ্জস্যপূর্ণ উপসর্গ ও সংখ্যার প্রস্থ রাখুন, যেমন
AC-001;AC-1,AC-01ওAC-001মেশাবেন না। - নম্বর অনুপস্থিত সিদ্ধান্তের আগে হুবহু মিল দিয়ে খুঁজুন।
- সব ধরন একসঙ্গে না দেখে লাইব্রেরি ও সিরিজ অনুযায়ী ফাঁক অনুসন্ধান করুন।
- স্টক যাচাই বা নিরীক্ষার আগে ডুপ্লিকেট দেখুন।
- লাইব্রেরি নম্বর না রাখলে স্বাভাবিক ক্যাটালগ ও কপি কাজ ব্যবহার করুন।
- সাধারণ পরীক্ষায় আগে স্মার্ট লিস্ট, তারপর প্রয়োজন হলে ফিল্টার দিন।
- অসম্পূর্ণ কপি সহজে ধরতে ফাঁকা অ্যাকসেশন পর্যালোচনা সাধারণ পরীক্ষা থেকে আলাদা রাখুন।
সমস্যা সমাধান
| সমস্যা | কী পরীক্ষা করবেন |
|---|---|
| রেজিস্টার ফাঁকা | নির্বাচিত লাইব্রেরিতে নম্বরসহ কপি আছে কি না দেখুন। ফিল্টার পরিষ্কার করে সংকীর্ণ উপসর্গ বা স্ট্যাটাস সরান। |
| নম্বরহীন কপি দেখতে চাই | ফিল্টারে ফাঁকা অ্যাকসেশন সক্রিয় করুন। |
| সক্রিয় ফিল্টার বোঝা যায় না | বোতামের সংখ্যা ও প্যানেলের ওপরের অবস্থা দেখুন; সব সরাতে পরিষ্কার ব্যবহার করুন। |
| স্মার্ট লিস্ট খুব সংকীর্ণ | সব অ্যাকসেশন বেছে নিন বা প্যানেলের পরিষ্কার ব্যবহার করুন। |
| পরিচিত নম্বর পাওয়া যায়নি | পুরো নম্বর দিয়ে হুবহু মিল চেষ্টা করুন; উপসর্গ থাকলে দিয়ে শুরু ব্যবহার করুন। |
| সব কলাম দেখা যায় না | অনুভূমিক স্ক্রলবার বা টেবিল টেনে পাশে যান। |
| ফাঁক ভুল মনে হয় | উপসর্গ ও সংখ্যার পরিসর নিশ্চিত করুন। মিশ্র উপসর্গ বা ভিন্ন প্রস্থ আলাদা সিরিজ মনে হতে পারে। |
| ডুপ্লিকেট সারি আসে | সম্পাদনার আগে প্রতিটি সারির শিরোনাম, লাইব্রেরি, শেলফ, বারকোড ও RFID তুলনা করুন। |
ক্লাউড ও লোকাল সেটআপ আলাদা থাকে। এক সেটআপের রেজিস্টার পর্যালোচনা অন্যটিতে নীরবে অ্যাকসেশন ডেটা সিঙ্ক করে না।