হিসাব ব্যবস্থাপক
হিসাব ব্যবস্থাপক CodeAchi Libcodesk-এর কেন্দ্রীয় আর্থিক কর্মক্ষেত্র। লাইব্রেরি অ্যাপ্লিকেশনকে পূর্ণ হিসাবরক্ষণ প্যাকেজে পরিণত না করে এটি ইনভয়েস, পেমেন্ট, অনুদান, ব্যয়, সদস্যপদ ফি, নবায়ন ফি ও সংগৃহীত সার্কুলেশন চার্জ একত্র করে।
যেখানে কাজ হয় সেখানেই কর্মীরা অর্থ সংগ্রহ করতে পারেন। সার্কুলেশনে জরিমানা, সদস্য যোগ করার সময় সদস্যপদ ফি এবং নবায়ন পপআপে নবায়ন ফি সংগ্রহ করা যায়। ফলস্বরূপ রেকর্ডটি তারপরও হিসাব ব্যবস্থাপকে পরিচালিত হয়, যেখানে অনুমোদিত কর্মীরা লাইব্রেরি, উৎস, দায়ী কর্মী, পরিমাণ, পেমেন্ট পদ্ধতি, অবস্থা ও নথির ইতিহাসসহ পর্যালোচনা করতে পারেন।
শুরু করার আগে
নিশ্চিত করুন:
- আপনার ভূমিকায় অ্যাকশনটির জন্য প্রয়োজনীয় হিসাব ব্যবস্থাপকের অনুমতি রয়েছে;
- সঠিক সক্রিয় লাইব্রেরি নির্বাচিত;
- প্রতিষ্ঠানের মুদ্রা ও তারিখ বিন্যাস কনফিগার করা;
- সংগ্রহের আগে সদস্যপদ পরিকল্পনায় প্রযোজ্য সদস্যপদ বা নবায়ন ফি রয়েছে;
- সদস্যপদ-সম্পর্কিত পেমেন্ট গ্রহণকারী লাইব্রেরিতে সদস্যটি নির্ধারিত।
Cloud setup ও Local setup আলাদা রেকর্ড রাখে। Libcodesk WebApp এবং Cloud setup ব্যবহার করা Standalone app হোস্ট করা হিসাব ডেটা দেখে। Local setup ব্যবহার করা Standalone app ওই স্থানীয় সেটআপে সংরক্ষিত হিসাব ডেটা দেখে।
প্রধান ক্ষেত্র
| ক্ষেত্র | যে কাজে ব্যবহার করবেন |
|---|---|
| ইনভয়েস | চার্জ তৈরি, পরিশোধিত ও বকেয়া পরিমাণ দেখা, পেমেন্ট রেকর্ড এবং নথি খোলা। |
| অনুদান | নির্বাচিত লাইব্রেরিতে দান করা অর্থ রেকর্ড এবং দাতা, উদ্দেশ্য, পদ্ধতি ও দায়ী কর্মী শনাক্ত করা। |
| ব্যয় | ক্যাটাগরি, বিবরণ, প্রাপক, পদ্ধতি ও দায়ী কর্মীসহ লাইব্রেরির খরচ রেকর্ড করা। |
| হিসাব ডেস্ক | অনুমোদিত লাইব্রেরি পরিসরে মোট আয়, মোট ব্যয়, নিট ভারসাম্য, বকেয়া এবং সর্বশেষ লেনদেন দেখা। |
দৈনন্দিন কাজে ইনভয়েস ও পেমেন্ট, অনুদান, ব্যয় ও হিসাব ডেস্ক-এর নির্দিষ্ট গাইড ব্যবহার করুন।
হিসাব ব্যবস্থাপকে বেতন, কর, জিএসটি দাখিল, দ্বৈত-এন্ট্রি হিসাবরক্ষণ, ব্যাংক সমন্বয় বা পেশাদার সাধারণ খতিয়ান নেই।
হিসাবের কার্যকলাপ পর্যালোচনা
- হিসাব ব্যবস্থাপক > হিসাব ডেস্ক খুলুন।
- সক্রিয় লাইব্রেরি নিশ্চিত করুন।
- মোট আয়, মোট ব্যয়, নিট ভারসাম্য ও বকেয়া পরিমাণ দেখুন।
- দৃশ্যমান পক্ষ, বিবরণ বা রেফারেন্স দিয়ে লেনদেনের তালিকা খুঁজুন।
- সম্পূর্ণ উৎস রেকর্ড ও অ্যাকশন প্রয়োজন হলে উপযুক্ত ইনভয়েস, অনুদান বা ব্যয় পৃষ্ঠা খুলুন।
সর্বশেষ প্রাসঙ্গিক রেকর্ড আগে দেখা যায়। হিসাবের ইতিহাস বাড়লেও স্ক্রিন দ্রুত রাখতে তালিকা পৃষ্ঠাবিন্যস্ত।
ইনভয়েস তৈরি ও পরিশোধ
- হিসাব ব্যবস্থাপক > ইনভয়েস খুলুন।
- ইনভয়েস তৈরি করুন বেছে নিন।
- লাইব্রেরি নির্বাচন করে সদস্য বা পক্ষ, বিবরণ, তারিখ ও পরিমাণ লিখুন।
- ইনভয়েস সংরক্ষণ করুন। এর নম্বর স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হয়।
- অর্থ পাওয়া গেলে ইনভয়েস সারির অ্যাকশন মেনু খুলে পেমেন্ট রেকর্ড করুন বেছে নিন।
- পরিমাণ ও পেমেন্ট পদ্ধতি নিশ্চিত করে সংরক্ষণ করুন।
- পেমেন্ট ইতিহাস ও মুদ্রণযোগ্য নথি দেখতে বিস্তারিত দেখুন খুলুন।
ইনভয়েস অপরিশোধিত, আংশিক পরিশোধিত, পরিশোধিত বা বাতিল হতে পারে। পেমেন্ট ইনভয়েসের অবশিষ্ট ভারসাম্যের বেশি হতে পারে না।
ইনভয়েস অপরিশোধিত এবং কোনো পেমেন্ট রেকর্ড না থাকলেই কেবল ইনভয়েস সম্পাদনা ব্যবহার করুন। অর্থ রেকর্ড হওয়ার পর ইতিহাস অক্ষত রাখুন: ভুল পেমেন্ট আগে বিপরীত করুন অথবা প্রযোজ্য ক্ষেত্রে বাতিল করে সংশোধিত ইনভয়েস তৈরি করুন।
রেকর্ড করা পেমেন্ট সংশোধন
- ইনভয়েস খুলে বিস্তারিত দেখুন বেছে নিন।
- পেমেন্ট ইতিহাস-এ ভুল এন্ট্রি খুঁজুন।
- পেমেন্ট বিপরীত করুন বেছে নিয়ে স্পষ্ট কারণ লিখুন।
- বিপরীতকরণ নিশ্চিত করুন।
মূল পেমেন্ট বিপরীত হিসেবে দৃশ্যমান থাকে, ইনভয়েসের ভারসাম্য পুনরায় হিসাব হয় এবং দায়ী কর্মী ও কারণ নিরীক্ষা ইতিহাস-এ যোগ হয়। বিপরীতকরণ মূল পেমেন্ট মুছে বা প্রতিস্থাপন করে না।
অনুদান ও ব্যয় রেকর্ড
অনুদানের জন্য দাতা, উদ্দেশ্য, পরিমাণ, তারিখ, পেমেন্ট পদ্ধতি ও লাইব্রেরি রেকর্ড করুন। ব্যয়ের জন্য বিবরণ, ক্যাটাগরি, পরিমাণ, তারিখ, প্রাপক, পেমেন্ট পদ্ধতি ও লাইব্রেরি রেকর্ড করুন।
বিস্তারিত দেখতে বা ভুল পোস্ট করা রেকর্ড বাতিল করতে সারির অ্যাকশন মেনু ব্যবহার করুন। বাতিলের জন্য কারণ প্রয়োজন এবং মূল ইতিহাস দৃশ্যমান থাকে; আর্থিক ঘটনাটি নীরবে মোছা হয় না।
অন্য কার্যপ্রবাহ থেকে ফি সংগ্রহ
সদস্য যোগ করার সময় সদস্যপদ ফি
নির্বাচিত সদস্যপদ পরিকল্পনায় সদস্যপদ ফি থাকলে এবং আপনার ভূমিকায় পেমেন্ট রেকর্ডের অনুমতি থাকলে সদস্য যোগ করার পপআপের শেষ ট্যাবে সদস্যপদ পেমেন্ট দেখা যায়।
- সদস্য ও লাইব্রেরি প্রবেশাধিকার ধাপ সম্পন্ন করুন।
- সদস্যপদ পেমেন্ট খুলুন।
- পেমেন্ট গ্রহণ করলে এখনই সদস্যপদ ফি সংগ্রহ করুন নির্বাচিত রাখুন।
- সদস্যের নির্ধারিত লাইব্রেরির একটি বেছে নিন, পেমেন্ট পদ্ধতি নির্বাচন করুন এবং পাওয়া গেলে রেফারেন্স যোগ করুন।
- সদস্য সংরক্ষণ করুন।
ফি-এর পরিমাণ নির্বাচিত সদস্যপদ পরিকল্পনা থেকে আসে। সংগ্রহ ট্যাবে কর্মীরা পরিমাণটি আবার লিখতে বা বদলাতে পারেন না।
নবায়ন ফি
সদস্যপদ পরিকল্পনায় নবায়ন ফি থাকলে একই নবায়ন অ্যাকশনে নিশ্চিতকরণ পপআপ থেকে তা সংগ্রহ করা যায়। গ্রহণকারী লাইব্রেরি ও পেমেন্ট পদ্ধতি বেছে নিয়ে নবায়ন করুন। তখন পেমেন্ট সংগ্রহ না করলে সংগ্রহের বিকল্প বন্ধ করে শুধু নবায়ন সম্পন্ন করুন।
সার্কুলেশন চার্জ
অনুমোদিত কর্মীরা সার্কুলেশন কার্যপ্রবাহ থেকে যোগ্য জরিমানা, ভাড়া, জামানত বা সমর্থিত অন্য চার্জ সংগ্রহ করতে পারেন। চার্জটি সদস্য ও সার্কুলেশন কার্যকলাপের সঙ্গে যুক্ত থাকে, তবে পোস্ট করা পেমেন্ট হিসাব ব্যবস্থাপকের মোট ও লেনদেন ইতিহাসে অন্তর্ভুক্ত হয়।
ইনভয়েস বা লেনদেন স্লিপ পুনরায় তৈরি
- হিসাব ব্যবস্থাপকে সংশ্লিষ্ট রেকর্ড খুলুন।
- বিস্তারিত দেখুন খুলুন।
- নথি-এর মধ্যে প্রয়োজনীয় ইনভয়েস, পেমেন্ট স্বীকৃতি, অনুদান স্বীকৃতি বা ব্যয়ের ভাউচার খুঁজুন।
- পুনরায় তৈরি ও মুদ্রণ বেছে নিন।
- নথি মুদ্রণ বা সংরক্ষণ করতে অপারেটিং সিস্টেমের প্রিন্ট ডায়ালগ ব্যবহার করুন।
পুনরায় তৈরিতে নথির মূল স্ন্যাপশট ও নম্বর ব্যবহার হয়। এটি আজকের সদস্যপদ পরিকল্পনা থেকে পুরোনো ফি আবার হিসাব করে না, আরেকটি পেমেন্ট তৈরি করে না বা নতুন নথি নম্বর দেয় না। পুনরায় তৈরি আউটপুটে বাতিল বা বিপরীত অবস্থা দৃশ্যমান থাকে।
সমস্যা সমাধান
| সমস্যা | যা পরীক্ষা করবেন |
|---|---|
| হিসাব ব্যবস্থাপক নেই | প্রতিষ্ঠানের অ্যাডমিনকে আপনার হিসাব ব্যবস্থাপক মেনু ও দেখার অনুমতি পর্যালোচনা করতে বলুন। |
| সংগ্রহের বিকল্প দেখা যাচ্ছে না | সদস্যপদ পরিকল্পনার ফি শূন্যের বেশি এবং আপনার ভূমিকায় হিসাব পেমেন্ট রেকর্ডের অনুমতি আছে কি না দেখুন। |
| গ্রহণকারী লাইব্রেরি নির্বাচন করা যাচ্ছে না | সদস্যের ওই লাইব্রেরির প্রবেশাধিকার এবং আপনার কর্মী অ্যাকাউন্টেরও এটি ব্যবহারের অনুমতি থাকতে হবে। |
| ফি ভুল মনে হচ্ছে | সদস্যের সদস্যপদ পরিকল্পনা দেখুন। সদস্যপদ ও নবায়ন স্ক্রিন কনফিগার করা পরিকল্পনার পরিমাণ ব্যবহার করে। |
| পেমেন্ট প্রত্যাখ্যাত | অবশিষ্ট ইনভয়েস ভারসাম্য, পরিমাণ, তারিখ, মুদ্রা, লাইব্রেরি প্রবেশাধিকার ও পেমেন্ট অনুমতি দেখুন। |
| মুদ্রণ খুলছে না | অ্যাপ্লিকেশনের প্রিন্ট ডায়ালগ অনুমোদন করুন, প্রিন্টার বা PDF গন্তব্য আছে নিশ্চিত করুন, তারপর আবার পুনরায় তৈরি ও মুদ্রণ ব্যবহার করুন। |
| উৎস পেমেন্ট দেখা যাচ্ছে না | সক্রিয় লাইব্রেরি নিশ্চিত করে সদস্য, রেফারেন্স বা উৎস বিবরণ দিয়ে ইনভয়েস পৃষ্ঠা বা হিসাব ডেস্কে খুঁজুন। |
যা করবেন এবং করবেন না
- অর্থ গ্রহণ বা ব্যয়ের আগে সঠিক লাইব্রেরি নির্বাচন করুন।
- প্রকৃত পেমেন্ট পদ্ধতি ও পাওয়া গেলে রেফারেন্স রেকর্ড করুন।
- পোস্ট করা রেকর্ড ভুল হলে স্পষ্ট কারণসহ বাতিল ব্যবহার করুন।
- আরেকটি কপি দরকার হলে বিদ্যমান নথি পুনরায় তৈরি করুন।
- বকেয়া ও সাম্প্রতিক কার্যকলাপের জন্য নিয়মিত হিসাব ডেস্ক দেখুন।
- সার্কুলেশন বা সদস্য ব্যবস্থাপক থেকে পেমেন্ট সংগ্রহের পর হিসাব ব্যবস্থাপকে একই পেমেন্ট আবার রেকর্ড করবেন না।
- আরেকটি কপি মুদ্রণের জন্য দ্বিতীয় ইনভয়েস তৈরি করবেন না।
- ঐতিহাসিক নথি বদলাতে সদস্যপদ পরিকল্পনার ফি পরিবর্তন করবেন না।
- অন্য কর্মীর সঙ্গে অ্যাকাউন্ট ভাগ করবেন না; দায়ী ব্যক্তি অনুসরণযোগ্য থাকতে হবে।
- আইনগত হিসাবরক্ষণ বা কর সফটওয়্যারের বিকল্প হিসেবে হিসাব ব্যবস্থাপক ব্যবহার করবেন না।
প্রায়শ জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
কর্মীরা হিসাব ব্যবস্থাপকের বাইরে অর্থ সংগ্রহ করতে পারেন কেন?
এতে দৈনন্দিন কাজ দ্রুত হয়। যে কার্যপ্রবাহে অর্থ পাওনা হয় সেখানে কর্মীরা সংগ্রহ করেন, আর হিসাব ব্যবস্থাপক কেন্দ্রীয় আর্থিক রেকর্ড ও মোট রাখে।
সার্কুলেশনে জরিমানা সংগ্রহ করলে কি নকল পেমেন্ট হবে?
না। সফল উৎস সংগ্রহ একটি সংযুক্ত হিসাব ফলাফল তৈরি করে। একই পেমেন্ট আবার হাতে লিখবেন না।
একই ইনভয়েস বা পেমেন্ট স্বীকৃতি পরে মুদ্রণ করতে পারি?
হ্যাঁ। রেকর্ডের বিস্তারিত খুলে পুনরায় তৈরি ও মুদ্রণ ব্যবহার করুন। মূল নম্বর, পরিমাণ, পক্ষের স্ন্যাপশট ও অবস্থা সংরক্ষিত থাকে।
আর্থিক রেকর্ড কে বাতিল করতে পারেন?
শুধু মিল থাকা বাতিলের অনুমতিসহ কর্মীর ভূমিকা। অ্যাপ কারণ চায় এবং অ্যাকশনটি রেকর্ডের ইতিহাসে রাখে।
একটি প্রতিষ্ঠান কি একাধিক লাইব্রেরি একসঙ্গে দেখতে পারে?
ব্যবহারকারীরা শুধু কর্মী প্রবেশাধিকারে অনুমোদিত লাইব্রেরি নিয়ে কাজ করতে পারেন। প্রতিষ্ঠান-স্তরের সমষ্টি কেবল ভূমিকা ও দৃশ্যমান লাইব্রেরি নির্বাচক অনুমতি দিলে পাওয়া যায়।
যে স্ক্রিনশটগুলো যোগ করতে হবে
- ডেস্কটপ: হিসাব ডেস্কের সারাংশ ও সাম্প্রতিক লেনদেন টেবিল।
- ডেস্কটপ ও ট্যাবলেট: পেমেন্ট ও নথি পুনরায় তৈরিসহ ইনভয়েসের বিস্তারিত।
- ডেস্কটপ ও মোবাইল: সদস্য যোগ করার সদস্যপদ পেমেন্ট ট্যাব।
- ডেস্কটপ ও মোবাইল: ঐচ্ছিক ফি সংগ্রহসহ সদস্যপদ নবায়ন।