سجل أرقام القيد

سجل أرقام القيد هو عرض مخزون اختياري للمكتبات التي تستخدم أرقام القيد. يعرض صفاً لكل نسخة لها رقم قيد، حتى يراجع الموظفون سجل المكتبة من دون فتح كل عنوان على حدة.

يمكن للمكتبات التي لا تستخدم أرقام القيد متابعة العمل المعتاد في المجموعات والدوريات والاستيراد والإعارة. سيعرض السجل حالة فارغة أو النسخ التي يتوفر لها رقم فقط.

ما الذي يمكنك التحقق منه

• رقم القيد وعنوان الفهرس والمكتبة وموقع الرف والحالة ونوع المادة والباركود أو QR وRFID ومصدر الاقتناء والمورد والسعر وآخر معاملة.
• صفوف أرقام القيد المضافة حديثاً.
• النسخ المفقودة أو الضائعة أو المسحوبة.
• أرقام القيد المكررة ضمن نطاق المكتبة نفسها.
• الأرقام الناقصة في سلسلة، مثل AC-01 وAC-02 وAC-04 مع غياب AC-03.

تخطيط الصفحة

يتبع السجل أسلوب جدول المجموعات الرئيسي حتى لا يحتاج الموظفون إلى تعلم شاشة مختلفة.

المنطقة	الغرض منها
الرأس	يعرض العنوان وعدد النتائج ومدة التحميل والتحديث وباحث الفجوات والتكرارات.
بطاقة البحث	تتيح اختيار حقل البحث ونمط المطابقة والنص.
القائمة الذكية	تعرض اختصارات لجميع الأرقام والفجوات والتكرارات والمضاف حديثاً والنسخ الضائعة/المفقودة/المسحوبة.
المرشحات	تضيق النتائج حسب المكتبة ونوع المادة والحالة والرف والمورد وبادئة الرقم أو الأرقام الفارغة.
الجدول	يعرض صفوف النسخ مع عناوين قابلة للفرز وأعمدة قابلة للنقل وتحديد الصفوف والتمرير الأفقي والصفحات.
قائمة إجراءات الصف	تجمع عرض الفهرس ونظرة 360 لرقم القيد ونسخ الرقم وعرض معلومات النسخة.

البحث والترشيح

اختر مجال البحث مثل كل البيانات أو رقم القيد أو العنوان أو المكتبة أو الباركود أو RFID أو المورد، ثم اختر نمط المطابقة:

• يحتوي على: يجد النص في أي موضع داخل الحقل.
• يبدأ بـ: مناسب لبادئة سلسلة مثل AC-.
• مطابق: الأفضل لفحص رقم واحد.

استخدم القائمة الذكية للفحوص الشائعة. يبيّن الزر وجود قائمة نشطة وتعرض اللوحة القائمة المختارة. اختر تم للإبقاء عليها وإغلاق اللوحة، أو إغلاق دون تغيير آخر، أو مسح للعودة إلى كل الأرقام.

استخدم المرشحات للمكتبة والنوع والحالة والرف والمورد والبادئة. يعرض الزر عدد المرشحات النشطة وتوضح اللوحة هل تظهر كل البيانات أم عدد القيود. اختر تم للحفظ والإغلاق، أو إغلاق، أو مسح لإزالة الجميع. فعّل الأرقام الفارغة فقط عند مراجعة النسخ التي لم تحصل بعد على رقم قيد.

يُبرز النص المطابق في الجدول بعد البحث. وإذا لم تتسع الأعمدة، استخدم شريط التمرير الأفقي أو اسحب عبر الصفوف للتحرك جانبياً.

إجراءات شائعة

فحص رقم قيد واحد

1. افتح مدير المجموعات > سجل أرقام القيد.
2. اختر حقل رقم القيد.
3. اختر مطابق.
4. أدخل الرقم واضغط بحث.
5. استخدم قائمة الصف لفتح عرض الفهرس أو نظرة 360 أو معلومات النسخة.

مراجعة سلسلة واحدة

1. اختر يبدأ بـ.
2. أدخل البادئة، مثل AC-.
3. استخدم المرشحات لمكتبة أو نوع أو رف أو حالة محددة.
4. رتّب عمود رقم القيد لمراجعة التسلسل.
5. افتح باحث الفجوات لرؤية الأرقام الناقصة.

مراجعة الصفوف ذات المشكلات قبل جرد المخزون

1. افتح القائمة الذكية.
2. اختر أرقام مكررة أو ضائع / مفقود / مسحوب.
3. ضيّق القائمة إلى مكتبة أو رف بالمرشحات.
4. افتح قائمة كل صف لفحص الفهرس أو معلومات النسخة أو التسلسل الزمني.

العثور على الأرقام الناقصة

افتح باحث الفجوات واختر المكتبة وأدخل بادئة السلسلة. ويمكن تحديد رقم بداية ونهاية لفحص نطاق أصغر.

مثلاً، لفحص السلسلة من AC-01 إلى AC-1252 أدخل:

• المكتبة: المكتبة المطلوب فحصها.
• البادئة: AC-
• رقم البداية: 1
• رقم النهاية: 1252

تعرض النتيجة الأرقام الناقصة وأقرب رقم سابق ولاحق حتى يمكن التحقق سريعاً من كون الفجوة متوقعة.

اكتشاف التكرارات

استخدم التكرارات للعثور على رقم يظهر أكثر من مرة داخل نطاق المكتبة نفسها. ترتبط كل مجموعة بالنسخة والعنوان المتأثرين حتى يفحص الموظف السجل ويقرر التصحيح.

نظرة 360 لرقم القيد

استخدمها من قائمة الصف لمراجعة التاريخ الظاهر للنسخة، وقد يشمل وقت الإضافة وتغييرات المعرف والموقع والحالة والنقل ونشاط الإعارة عند توفره.

إجراءات النسخ والفهرس

استخدم نسخ رقم القيد للصقه في مستند أو تقرير أو محادثة دعم. يعطي زر النسخ تأكيداً بعد نجاحه.

استخدم عرض الفهرس للتأكد من بيانات العنوان المرتبطة بالصف، وعرض معلومات النسخة لمراجعة الرف والحالة والباركود وRFID والمصدر والمورد والسعر.

السجل مخصص للقراءة والمراجعة. نفّذ تعديلات الفهرس والنسخ من إجراءات المجموعات أو الدوريات المعتادة.

ممارسات جيدة

• حافظ على بادئة وعرض أرقام ثابتين لكل سلسلة، مثل AC-001 بدلاً من خلط AC-1 وAC-01 وAC-001.
• ابحث بالمطابقة التامة قبل اعتبار الرقم مفقوداً.
• استخدم باحث الفجوات حسب المكتبة والسلسلة بدلاً من فحص كل الأنماط معاً.
• راجع التكرارات قبل جرد المخزون أو التدقيق.
• إذا كانت المكتبة لا تستخدم أرقام القيد، فاستمر في إجراءات الفهرس والنسخ العادية.
• ابدأ بالقائمة الذكية للفحوص الشائعة ثم أضف المرشحات عند الحاجة.
• افصل مراجعة الأرقام الفارغة عن الفحص المعتاد ليسهل اكتشاف السجلات الناقصة.

استكشاف المشكلات وإصلاحها

المشكلة	ما الذي تتحقق منه
السجل فارغ	تحقق من وجود نسخ بأرقام قيد في المكتبة المحددة. امسح المرشحات وتأكد من عدم تقييد العرض ببادئة أو حالة ضيقة.
أريد رؤية نسخ بلا أرقام	افتح المرشحات وفعّل الأرقام الفارغة.
لا أعرف المرشح النشط	راجع عداد زر المرشحات والحالة أعلى اللوحة، واستخدم مسح لإزالتها.
نتيجة القائمة الذكية ضيقة	اختر كل أرقام القيد أو استخدم مسح داخل اللوحة.
لم يجد البحث رقماً معروفاً	جرّب المطابقة التامة بالرقم الكامل، أو يبدأ بـ للبادئة.
لا أرى كل الأعمدة	استخدم شريط التمرير الأفقي أو اسحب جانبياً داخل الجدول.
تبدو الفجوة خاطئة	تحقق من البادئة والنطاق؛ قد تجعل البادئات المختلطة أو عروض الأرقام المختلفة السلسلة تبدو منفصلة.
ظهرت صفوف مكررة	افتح كل صف وقارن العنوان والمكتبة والرف والباركود وRFID قبل تعديل معلومات النسخة.

يبقى Cloud setup وLocal setup منفصلين. لا تؤدي مراجعة السجل في أحدهما إلى مزامنة أرقام القيد خفية إلى الآخر.