ইনভয়েস ও পেমেন্ট
ভারসাম্য ও পেমেন্ট ইতিহাস প্রয়োজন এমন চার্জ তৈরি ও পরিচালনা করতে হিসাব ব্যবস্থাপক > ইনভয়েস খুলুন। সদস্য নিবন্ধন, সদস্যপদ নবায়ন বা সার্কুলেশন থেকে সংগ্রহ করা ফি-ও এখানে হিসাব রেকর্ড তৈরি বা হালনাগাদ করতে পারে।
ফোন বা সরু উইন্ডোতে নতুন ইনভয়েস এবং রিফ্রেশ পৃষ্ঠার শিরোনামের নিচে একই সারিতে থাকে। মূল বোতামটি সারির খালি জায়গা ব্যবহার করে, পাশে রিফ্রেশ থাকে। Libcodesk WebApp ও Standalone app-এ অনুসন্ধান এবং তারিখ/অবস্থার ফিল্টার শিরোনাম অংশের নিচে থাকে।
শুরু করার আগে
সক্রিয় লাইব্রেরি ও প্রতিষ্ঠানের মুদ্রা নিশ্চিত করুন। প্রতিটি অ্যাকশনের জন্য আপনার ভূমিকায় প্রাসঙ্গিক ইনভয়েস, পেমেন্ট, বাতিল, নথি বা বিপরীতকরণের অনুমতি থাকতে হবে।
ইনভয়েস তৈরি
- নতুন ইনভয়েস বেছে নিন।
- ফর্মে দেখানো পক্ষ ও উৎসের তথ্য নির্বাচন করুন বা লিখুন।
- চালু থাকলে ইনভয়েসের তারিখ, পরিশোধের শেষ তারিখ, বিবরণ, উপকরণ, পরিমাণ, হার, কর বা সমন্বয় লিখুন।
- তৈরি হওয়া মোট ও লাইব্রেরি পর্যালোচনা করুন।
- সংরক্ষণ করুন। Libcodesk ইনভয়েস নম্বর তৈরি করে এবং দায়ী কর্মীর অ্যাকাউন্ট রেকর্ড করে।
পেমেন্ট রেকর্ড
- ইনভয়েস সারির অ্যাকশন মেনু খুলুন।
- পেমেন্ট রেকর্ড করুন বেছে নিন।
- অবশিষ্ট ভারসাম্যের চেয়ে বেশি নয় এমন পরিমাণ, পেমেন্টের তারিখ, পদ্ধতি এবং প্রযোজ্য হলে রেফারেন্স লিখুন।
- সংরক্ষণ করে হালনাগাদ পরিশোধিত ও বকেয়া মান নিশ্চিত করুন।
ইনভয়েস অপরিশোধিত, আংশিক পরিশোধিত, পরিশোধিত বা বাতিল হতে পারে। রেকর্ড করা পেমেন্ট এর ইতিহাসের অংশ থাকে।
সংশোধন বা বাতিল
অনুমোদিত সংশোধন দরকার হলে ইনভয়েসের বিস্তারিত থেকে পেমেন্ট বিপরীত করুন ব্যবহার করুন। অর্থবহ কারণ লিখুন। বিপরীতকরণ মূল পেমেন্ট দৃশ্যমান রাখে এবং ভারসাম্য পুনরায় হিসাব করে। দৃশ্যমান অবস্থা ও আপনার অনুমতি দিলে তবেই ইনভয়েস বাতিল করুন; নিরীক্ষা ইতিহাস মুছে দেওয়ার বিকল্প হিসেবে বাতিল ব্যবহার করা যায় না।
নথি
ইনভয়েস বা পেমেন্ট স্বীকৃতি পুনরায় তৈরি করতে ইনভয়েসের বিস্তারিত খুলুন। সিস্টেমের প্রিন্ট ডায়ালগ খুলবে, ফলে আর্থিক রেকর্ড না বদলে নথি মুদ্রণ বা সংরক্ষণ করতে পারবেন।
সমস্যা সমাধান
- পেমেন্ট ভারসাম্যের বেশি: বকেয়া মানের চেয়ে বেশি নয় এমন পরিমাণ লিখুন।
- সম্পাদনা পাওয়া যাচ্ছে না: পরিশোধিত বা ঐতিহাসিকভাবে গুরুত্বপূর্ণ ইনভয়েস সুরক্ষিত; বিপরীতকরণ বা বাতিলের মাধ্যমে সংশোধন করুন।
- প্রিন্ট ডায়ালগ অবরুদ্ধ: ব্রাউজার/অ্যাপের প্রিন্ট অ্যাকশন অনুমোদন করে আবার পুনরায় তৈরি করুন।
- ইনভয়েস নেই: লাইব্রেরি প্রবেশাধিকার নিশ্চিত করে অনুসন্ধান বা অবস্থা ফিল্টার সাফ করুন।
যা করবেন এবং করবেন না
- সংরক্ষণের আগে পক্ষ, পরিমাণ, মুদ্রা ও লাইব্রেরি নিশ্চিত করুন।
- ভুল পেমেন্ট কারণসহ বিপরীত করুন।
- শুধু আরেকটি কপি মুদ্রণের জন্য নকল ইনভয়েস তৈরি করবেন না।
- অন্য কর্মীর লগইনে অর্থ সংগ্রহ করবেন না।
প্রায়শ জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
পুরোনো ইনভয়েস মুদ্রণ করতে পারি?
হ্যাঁ। এর বিস্তারিত খুলে নথি পুনরায় তৈরি করুন। মূল নম্বর ও রেকর্ড করা মান অক্ষত থাকে।
যে স্ক্রিনশটগুলো যোগ করতে হবে: ইনভয়েস টেবিল, তৈরি করার ডায়ালগ, পেমেন্ট ডায়ালগ, বিস্তারিত ইতিহাস এবং পুনরায় তৈরি নথি।