الفواتير والمدفوعات
افتح إدارة الحسابات > الفواتير لإنشاء الرسوم التي تحتاج إلى رصيد وسجل دفع وإدارتها. وقد تنشئ الرسوم المحصلة من تسجيل الأعضاء أو تجديد العضوية أو الإعارة سجلات حساب هنا أو تحدثها أيضاً.
على الهاتف أو النافذة الضيقة، يظهر فاتورة جديدة والتحديث في صف واحد أسفل عنوان الصفحة. يملأ الإجراء الرئيسي المساحة المتاحة ويبقى التحديث بجانبه. يظل البحث ومرشحا التاريخ والحالة أسفل الترويسة في Libcodesk WebApp والتطبيق المستقل.
قبل البدء
تحقق من المكتبة النشطة وعملة المؤسسة. يحتاج دورك إلى إذن الفاتورة أو الدفع أو الإلغاء أو المستند أو العكس المناسب لكل إجراء.
إنشاء فاتورة
- اختر فاتورة جديدة.
- حدد أو أدخل معلومات الطرف والمصدر المعروضة في النموذج.
- أدخل تاريخ الفاتورة وتاريخ الاستحقاق والوصف والبنود والكمية والسعر والضريبة أو التعديل حيث يكون مفعلاً.
- راجع الإجماليات المنشأة والمكتبة.
- احفظ. ينشئ Libcodesk رقم الفاتورة ويسجل حساب الموظف المسؤول.
تسجيل دفعة
- افتح قائمة إجراءات صف الفاتورة.
- اختر تسجيل دفعة.
- أدخل مبلغاً لا يتجاوز الرصيد المتبقي وتاريخ الدفع والطريقة والمرجع حيث ينطبق.
- احفظ وتحقق من القيم المحدثة للمدفوع والمستحق.
قد تكون الفاتورة غير مدفوعة أو مدفوعة جزئياً أو مدفوعة أو ملغاة. تبقى الدفعة المسجلة جزءاً من سجلها.
التصحيح أو الإلغاء
استخدم عكس الدفعة من تفاصيل الفاتورة عند الحاجة إلى تصحيح مصرح به. أدخل سبباً مفيداً. يبقي العكس الدفعة الأصلية ظاهرة ويعيد حساب الرصيد. لا تلغ الفاتورة إلا عندما تسمح حالتها الظاهرة وأذوناتك؛ فالإلغاء ليس بديلاً عن حذف سجل التدقيق.
المستندات
افتح تفاصيل الفاتورة لإعادة إنشاء الفاتورة أو إشعار الدفع. يفتح مربع حوار الطباعة في النظام حتى تتمكن من طباعة المستند أو حفظه من دون تغيير السجل المالي.
حل المشكلات
- الدفع يتجاوز الرصيد: أدخل مبلغاً لا يتجاوز القيمة المستحقة.
- التعديل غير متاح: الفواتير المدفوعة أو ذات الأهمية التاريخية محمية؛ صححها بالعكس أو الإلغاء.
- مربع الطباعة محظور: اسمح بإجراء الطباعة في المتصفح أو التطبيق وحاول إعادة الإنشاء.
- الفاتورة غير موجودة: تحقق من الوصول إلى المكتبة وامسح مرشحات البحث أو الحالة.
افعل ولا تفعل
- تحقق من الطرف والمبلغ والعملة والمكتبة قبل الحفظ.
- اعكس الدفعة الخاطئة مع ذكر السبب.
- لا تنشئ فاتورة مكررة لمجرد طباعة نسخة أخرى.
- لا تحصل المال تحت تسجيل دخول موظف آخر.
الأسئلة الشائعة
هل يمكنني طباعة فاتورة قديمة؟
نعم. افتح تفاصيلها وأعد إنشاء المستند. يُحتفظ بالرقم الأصلي والقيم المسجلة.
لقطة شاشة مطلوبة: جدول الفواتير ومربع الإنشاء ومربع الدفع وسجل التفاصيل والمستند المعاد إنشاؤه.