স্টাফ অ্যাকাউন্ট
কর্মী হিসাব প্রতিটি স্টাফের সাইন-ইনকে সঠিক ভূমিকা ও লাইব্রেরির প্রবেশাধিকারের সঙ্গে যুক্ত করে। এই পৃষ্ঠা থেকে লাইব্রেরিয়ান যোগ, ভূমিকা ও লাইব্রেরি নির্ধারণ, অস্থায়ী পাসওয়ার্ড পুনর্নির্ধারণ, প্রবেশাধিকার সীমিতকরণ, স্টাফ আমদানি এবং নিরীক্ষার ইতিহাস দেখা যায়।
প্রত্যেক স্টাফের আলাদা অ্যাকাউন্ট থাকা উচিত। এতে নিরীক্ষার ইতিহাস, অনুমতি এবং সহায়তা লগে কার কাজ কে করেছেন তা স্পষ্ট থাকে।
কর্মী হিসাব সারণি, যোগ কর্মী পপ-আপ, ভূমিকা ও অবস্থার তালিকা, লাইব্রেরি-প্রবেশাধিকার চিপ, প্রোফাইল ছবি কাটার ব্যবস্থা এবং আমদানি কর্মী পপ-আপের স্ক্রিনশট যোগ করুন।
সাধারণ কাজ
- স্টাফ যোগ করা।
- অনুমতি থাকলে প্রথম সাইন-ইনের আগে বা পরে স্টাফের তথ্য সম্পাদনা করা।
- স্টাফের ভূমিকা নির্ধারণ করা।
- লাইব্রেরির প্রবেশাধিকার নির্ধারণ করা।
- অস্থায়ী পাসওয়ার্ড পুনর্নির্ধারণ করা।
- প্রবেশাধিকার সীমিত বা বন্ধ করা।
- স্টাফ অ্যাকাউন্ট আমদানি করা।
- সারণি থেকে স্টাফের ইমেইল বা ফোন নম্বর অনুলিপি করা।
- স্টাফ অ্যাকাউন্টের নিরীক্ষার ইতিহাস দেখা।
স্টাফের ইমেইল আবশ্যক। ফোন নম্বর ঐচ্ছিক; তবে দিলে সেটিও অনন্য হতে হবে।
স্টাফ যোগ করার ধাপ
- সেটিংস > কর্মী হিসাব খুলুন।
- যোগ কর্মী নির্বাচন করুন।
- নাম, ইমেইল, ব্যবহৃত হলে স্টাফ আইডি, পদবি, ফোন এবং যোগদানের তারিখ লিখুন।
- ভূমিকা ও অবস্থা নির্বাচন করুন।
- একটি অস্থায়ী পাসওয়ার্ড দিন।
- স্টাফ যে লাইব্রেরিগুলো পরিচালনা করতে পারবেন সেগুলো নির্বাচন করুন।
- সমর্থিত হলে গ্যালারি/ফাইল বাছাইকারী বা ক্যামেরা থেকে প্রোফাইল ছবি যোগ করুন।
- যাচাই সফল হয়ে সংরক্ষণ সক্রিয় হলে সংরক্ষণ করুন।
কোনো স্টাফ ভূমিকা না থাকলে ভূমিকা নির্বাচক প্রথমে একটি ভূমিকা তৈরি করতে প্রশাসককে জানায়।
ক্ষেত্রের নির্দেশনা
| ক্ষেত্র | নির্দেশনা |
|---|---|
| নাম | স্টাফ অ্যাকাউন্টে প্রদর্শনের আবশ্যক নাম। |
| ইমেইল | সাইন-ইনের আবশ্যক ও অনন্য ইমেইল। |
| স্টাফ আইডি / কর্মচারী আইডি | প্রতিষ্ঠানের ব্যবহারের জন্য ঐচ্ছিক দৃশ্যমান পরিচিতি। |
| ফোন | ঐচ্ছিক। দিলে প্রতিষ্ঠানের দেশ-কোড ব্যবহৃত হয়; নম্বরে দেশ-কোড দ্বিতীয়বার লিখবেন না। |
| যোগদানের তারিখ | শুরুতে বর্তমান তারিখ থাকে এবং প্রতিষ্ঠানের নির্ধারিত তারিখ-বিন্যাস অনুসরণ করে। |
| ভূমিকা | আবশ্যক। ভূমিকা কোন মেনু ও কাজ ব্যবহার করা যাবে তা নিয়ন্ত্রণ করে। |
| অবস্থা | সক্রিয় স্টাফ কাজ করতে পারেন; সীমিত বা নিষ্ক্রিয় স্টাফ স্বাভাবিক কাজ চালাতে পারেন না। |
| অস্থায়ী পাসওয়ার্ড | প্রয়োজন অনুযায়ী প্রথম সাইন-ইন বা পাসওয়ার্ড পুনর্নির্ধারণে ব্যবহৃত হয়। |
| লাইব্রেরি | আবশ্যক। কোনো লাইব্রেরি না দিয়ে স্টাফকে পরিচালনামূলক প্রবেশাধিকার দেওয়া নিরাপদ নয়। |
স্টাফ সম্পাদনার ধাপ
- সেটিংস > কর্মী হিসাব খুলুন।
- স্টাফ অ্যাকাউন্টটি খুঁজুন।
- সম্পাদনা কাজটি নির্বাচন করুন।
- অনুমোদিত প্রোফাইল, ভূমিকা, অবস্থা, লাইব্রেরির প্রবেশাধিকার, ছবি বা পাসওয়ার্ডের ক্ষেত্র হালনাগাদ করুন।
- ভূমিকা ও লাইব্রেরির প্রবেশাধিকার যাচাই করে তবেই সংরক্ষণ করুন।
প্রোফাইল ছবি বদলালে সংরক্ষণের পরে নতুন ছবিটি দেখা যাচ্ছে কি না নিশ্চিত করুন। প্রোফাইল, প্রবেশাধিকার ও অবস্থার পরিবর্তন কে করেছেন তা নিরীক্ষার ইতিহাসে দেখা যায়।
স্টাফ সারির কাজ
কোন কাজগুলো দেখা যাবে তা ব্যবহারকারীর ভূমিকার অনুমতির ওপর নির্ভর করে:
| কাজ | ব্যবহার |
|---|---|
| নিরীক্ষার ইতিহাস | অ্যাকাউন্টের পরিবর্তন পর্যালোচনা করুন। |
| সম্পাদনা | প্রোফাইল, ভূমিকা, অবস্থা, ছবি বা লাইব্রেরির প্রবেশাধিকার হালনাগাদ করুন। |
| পাসওয়ার্ড পুনর্নির্ধারণ | স্টাফ সাইন-ইন করতে না পারলে নতুন অস্থায়ী পাসওয়ার্ড দিন। |
| মুছে ফেলা | নীতি ও সিস্টেমের সুরক্ষা অনুমতি দিলেই অ্যাকাউন্ট সরান। |
স্টাফ আমদানির ধাপ
বড় স্টাফ তালিকার জন্য আমদানি কর্মী ব্যবহার করুন। আমদানিকারক সমর্থিত স্প্রেডশিট শিরোনাম শনাক্ত করে, প্রত্যাশিত তারিখ-বিন্যাস জানায়, সারি যাচাই করে, পূর্বরূপ সারণি দেখায় এবং বৈধ সারিগুলো আমদানি করে। প্রোফাইল ছবি ঐচ্ছিক; সেগুলো একটি ZIP ফাইলে দেওয়া যায়।
করণীয় ও বর্জনীয়
- প্রতিটি স্টাফ অ্যাকাউন্টে অন্তত একটি লাইব্রেরি নির্ধারণ করুন।
- স্টাফের ইমেইল আবশ্যক বলে প্রকৃত ইমেইল ব্যবহার করুন।
- সারি সংরক্ষণের আগে স্টাফ আমদানি যাচাই করুন।
- প্রত্যেক স্টাফকে নিজস্ব অ্যাকাউন্ট দিন।
- কার্যপ্রবাহে প্রয়োজন হলে প্রথম সাইন-ইনের পরে বদলাতে হবে এমন অস্থায়ী পাসওয়ার্ড দিন।
- একাধিক স্টাফ অ্যাকাউন্টে একই ইমেইল বা ফোন নম্বর ব্যবহার করবেন না।
- নীতি অনুমতি না দিলে পরিচালনামূলক কাজ শুরু করা স্টাফের অ্যাকাউন্ট মুছবেন না।
- ভূমিকা বা প্রবেশাধিকার সমস্যায় স্টাফকে CodeAchi সহায়তায় পাঠাবেন না; তাঁরা প্রতিষ্ঠানের প্রশাসকের সঙ্গে যোগাযোগ করবেন।
- কী অনুমতি রয়েছে তা না দেখে কোনো ভূমিকা নির্ধারণ করবেন না।
সাধারণ প্রশ্ন
প্রত্যেক স্টাফের আলাদা অ্যাকাউন্ট কেন দরকার?
আলাদা অ্যাকাউন্ট নিরীক্ষার ইতিহাস ও অনুমতি সুরক্ষিত রাখে। একই সাইন-ইন ভাগ করলে কে কোন রেকর্ড বদলেছেন তা নির্ভরযোগ্যভাবে জানা যায় না।
কর্মী হিসাব-এ ভূমিকা আবশ্যক কেন?
ভূমিকা নির্ধারণ করে স্টাফ কী দেখতে ও করতে পারবেন। তালিকা খালি থাকলে স্টাফ অ্যাকাউন্ট তৈরির আগে কর্মী ভূমিকাসমূহ থেকে ভূমিকা তৈরি করুন।
কর্মী হিসাব-এ লাইব্রেরির প্রবেশাধিকার আবশ্যক কেন?
এটি স্টাফ কোন শাখায় কাজ করতে পারবেন তা সীমিত করে। কোনো লাইব্রেরি না বাছলে অ্যাপ নিরাপদভাবে নির্ধারণ করতে পারে না তিনি কোন শাখা পরিচালনা করেন।
প্রোফাইল ছবিসহ স্টাফ আমদানি করা যায়?
হ্যাঁ। স্প্রেডশিটের সঙ্গে ঐচ্ছিক ছবির ZIP দিন। অনুপস্থিত বা অবৈধ ছবি সতর্কতা দেখাবে, তবে বৈধ স্টাফ সারি আমদানি বন্ধ করা আবশ্যক নয়।
স্প্রেডশিটে অতিরিক্ত কলাম থাকলে কী হবে?
অসমর্থিত কলাম উপেক্ষা করা হয়। শুধু কর্মী ID, সম্পূর্ণ নাম, ইমেইল, মোবাইল নম্বর, ভূমিকা, গ্রন্থাগারসমূহ, doj এবং ছবি-এর মতো স্বীকৃত শিরোনাম মিলিয়ে নেওয়া হয়।
আমদানিতে তারিখ-বিন্যাস গুরুত্বপূর্ণ কেন?
যোগদানের তারিখ প্রতিষ্ঠানের তারিখ-বিন্যাসের সঙ্গে মিলতে হবে, যাতে স্টাফ রেকর্ড, আমদানি ও প্রতিবেদন একইভাবে তারিখ দেখায়।
স্টাফের পাসওয়ার্ড পুনর্নির্ধারণ করা যায়?
আপনার ভূমিকায় অনুমতি থাকলে যায়। কর্মী হিসাব সারণির পুনর্নির্ধারণ কাজ থেকে নতুন অস্থায়ী পাসওয়ার্ড দিন।
পরে স্টাফের ভূমিকা বদলানো যায়?
অনুমতি থাকলে যায়। ভূমিকা বদলালে স্টাফের মেনু ও কাজ সঙ্গে সঙ্গে বদলাতে পারে, তাই ভালোভাবে যাচাই করুন।
স্টাফ সাইন-ইন করতে না পারলে কার সঙ্গে যোগাযোগ করবেন?
প্রতিষ্ঠানের প্রশাসকের সঙ্গে যোগাযোগ করবেন। প্রশাসক ভূমিকার অবস্থা, অ্যাকাউন্টের অবস্থা, লাইব্রেরির প্রবেশাধিকার এবং পাসওয়ার্ড পুনর্নির্ধারণের বিকল্প পরীক্ষা করতে পারেন।