ব্যয়
আয়ের মতো একই জবাবদিহিমূলক কর্মক্ষেত্রে অনুমোদিত লাইব্রেরি খরচ রেকর্ড করতে হিসাব ব্যবস্থাপক > ব্যয় খুলুন।
ফোন বা সরু উইন্ডোতে খরচ নথিভুক্ত করুন এবং রিফ্রেশ পৃষ্ঠার শিরোনামের নিচে একই সারিতে থাকে। মূল বোতামটি সারির খালি জায়গা ব্যবহার করে, পাশে রিফ্রেশ থাকে। Libcodesk WebApp ও Standalone app-এ অনুসন্ধান এবং তারিখ/অবস্থার ফিল্টার শিরোনাম অংশের নিচে থাকে।
ব্যয় রেকর্ড
- সক্রিয় লাইব্রেরি নিশ্চিত করুন।
- খরচ নথিভুক্ত করুন বেছে নিন।
- বিবরণ, ক্যাটাগরি, লেনদেনের তারিখ, পরিমাণ, প্রাপক, পেমেন্ট পদ্ধতি এবং পাওয়া গেলে রেফারেন্স লিখুন।
- মুদ্রা ও লাইব্রেরি পর্যালোচনা করুন।
- সংরক্ষণ করে তালিকা ও হিসাব ডেস্কের মোটে ব্যয়টি দেখা যাচ্ছে কি না নিশ্চিত করুন।
রেকর্ড পর্যালোচনা ও ভাউচার পুনরায় তৈরি করতে বিস্তারিত ব্যবহার করুন। সম্পাদনা বা বাতিলের সুবিধা অনুমতি ও রেকর্ডের অবস্থার ওপর নির্ভর করে। বাতিলের জন্য কারণ প্রয়োজন এবং জবাবদিহি অক্ষত থাকে।
সমস্যা সমাধান
- মোটে ব্যয় নেই: তারিখের সময়সীমা, লাইব্রেরি, অবস্থা ও ফিল্টার নিশ্চিত করুন।
- ক্যাটাগরি পাওয়া যাচ্ছে না: কনফিগার করা হিসাব বিকল্পগুলো পর্যালোচনা করতে প্রতিষ্ঠানের অ্যাডমিনকে বলুন।
- ভাউচার মুদ্রণ হচ্ছে না: এটি পুনরায় তৈরি করে সিস্টেমের প্রিন্ট ডায়ালগ অনুমোদন করুন।
যা করবেন এবং করবেন না
- অর্থবহ বিবরণ ও রেফারেন্স যোগ করুন।
- যে লাইব্রেরি ব্যয় করেছে সেটি ব্যবহার করুন।
- ব্যয় সংশোধন হিসেবে ঋণাত্মক আয় লিখবেন না।
- শুধু প্রতিবেদন থেকে লুকাতে বৈধ ব্যয় বাতিল করবেন না।
প্রায়শ জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
হিসাব ব্যবস্থাপক কি পূর্ণ হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যারের বিকল্প?
না। এটি অনুসরণযোগ্য লাইব্রেরি আয়, ব্যয়, ভারসাম্য ও নথির কার্যপ্রবাহ দেয়, সম্পূর্ণ সাধারণ খতিয়ান নয়।
যে স্ক্রিনশটগুলো যোগ করতে হবে: ব্যয়ের তালিকা, তৈরি করার ডায়ালগ, বিস্তারিত এবং ভাউচার।
ছোট পর্দায় বাকি কলাম ও সারির কাজগুলো দেখতে ফলাফলের তালিকা ডানে বা বামে স্ক্রল করুন। প্রতিটি মান তার নির্দিষ্ট কলামের শিরোনামের নিচে থাকে। Standalone app-এ অল্প কয়েকটি রেকর্ড থাকলেও অনুভূমিক স্ক্রলবার ফলাফলের এলাকার নিচে থাকে।
টাকার অঙ্ক লেখার ঘরের পাশে মুদ্রার চিহ্ন দেখা যায়। নতুন রেকর্ডে Organization Settings-এ নির্বাচিত মুদ্রা ব্যবহৃত হয়। পুরোনো ইনভয়েস সম্পাদনা বা তার পেমেন্ট নথিভুক্ত করার সময় সেই ইনভয়েসের মুদ্রাই থাকে। প্রতিষ্ঠানের মুদ্রা পরিবর্তন করলে পুরোনো রেকর্ড বদলায় না।
রেকর্ড, নথি, প্রযোজ্য পেমেন্ট এবং কাজের ইতিহাস দেখতে View details খুলুন। ইতিহাসের প্রতিটি কাজে দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মীর অ্যাকাউন্ট দেখা যায়। ছোট পর্দায় বিবরণ ও নথির কাজগুলো একটির নিচে অন্যটি থাকে, তাই সেগুলো ব্যবহার করা যায়।
তৈরি করা নথিতে প্রতিষ্ঠানের নাম ও উপলব্ধ লোগো, মূল রেকর্ডের মুদ্রা এবং প্রতিষ্ঠানের নির্বাচিত বিন্যাসে তারিখ থাকে। পুনরায় তৈরি ও প্রিন্ট করুন দিয়ে প্রিন্ট ডায়ালগ খুলে নির্বাচিত প্রিন্টারের জন্য কাগজের বিন্যাস বেছে নিন। PDF প্রিন্টার সংরক্ষণের ডায়ালগ না খুললে তার ড্রাইভারের সেটিংস দেখুন। নতুন কপি তৈরি করলে নথিভুক্ত অঙ্ক বা মুদ্রা বদলায় না।