حسابات الموظفين
تربط حسابات الموظفين تسجيل دخول كل موظف بالدور الصحيح وبصلاحيات الوصول إلى المكتبات. استخدم هذه الصفحة لإضافة أمناء المكتبات، وتعيين الأدوار والمكتبات، وإعادة ضبط كلمات المرور المؤقتة، وتقييد الوصول، واستيراد الموظفين، ومراجعة سجل التدقيق.
يجب أن يكون لكل موظف حساب فريد. فهذا يحافظ على وضوح سجل التدقيق والصلاحيات وسجلات الدعم.
أضف لقطات شاشة لجدول حسابات الموظفين، ونافذة إضافة موظف، وقوائم الدور والحالة، وشرائح الوصول إلى المكتبات، وقص صورة الملف الشخصي، ونافذة استيراد الموظفين.
المهام الشائعة
- إضافة موظف.
- تعديل بيانات الموظف قبل تسجيل الدخول الأول أو بعده حيثما كان ذلك مسموحاً.
- تعيين دور للموظف.
- تعيين صلاحيات الوصول إلى المكتبات.
- إعادة ضبط كلمة المرور المؤقتة.
- تقييد الوصول أو حظره.
- استيراد حسابات الموظفين.
- نسخ بريد الموظف الإلكتروني أو رقم هاتفه من الجدول.
- مراجعة سجل تدقيق حساب الموظف.
البريد الإلكتروني للموظف مطلوب. أما الهاتف فاختياري، لكنه يجب أن يكون فريداً عند إدخاله.
مسار إضافة موظف
- افتح الإعدادات > حسابات الموظفين.
- اختر إضافة موظف.
- أدخل الاسم والبريد الإلكتروني ومعرّف الموظف إن كان مستخدماً والمسمى الوظيفي والهاتف وتاريخ الانضمام.
- اختر الدور والحالة.
- أدخل كلمة مرور مؤقتة.
- اختر المكتبات التي يستطيع الموظف إدارتها.
- أضف صورة ملف شخصي من المعرض أو منتقي الملفات أو الكاميرا حيثما كانت مدعومة.
- احفظ بعد نجاح التحقق وعندما يصبح زر الحفظ مفعلاً.
إذا لم تتوفر أدوار للموظفين، يطلب محدد الدور من المسؤول إنشاء دور أولاً.
إرشادات الحقول
| الحقل | الإرشاد |
|---|---|
| الاسم | اسم العرض المطلوب لحساب الموظف. |
| البريد الإلكتروني | بريد تسجيل الدخول المطلوب، ويجب أن يكون فريداً. |
| معرّف الموظف / معرّف العامل | معرّف ظاهر اختياري تستخدمه المؤسسة. |
| الهاتف | اختياري، وعند إدخاله يستخدم رمز دولة المؤسسة ويجب ألا يتضمن رمز الدولة مرتين. |
| تاريخ الانضمام | يكون التاريخ الحالي افتراضياً ويتبع تنسيق تاريخ المؤسسة. |
| الدور | مطلوب. يتحكم الدور في القوائم والإجراءات المتاحة. |
| الحالة | يستطيع الموظف النشط العمل، بينما لا يستطيع الموظف المقيّد أو غير النشط متابعة العمليات المعتادة. |
| كلمة المرور المؤقتة | تستخدم لتسجيل الدخول الأول أو لمسارات إعادة الضبط عند الحاجة. |
| المكتبات | مطلوبة. ترك الوصول فارغاً غير آمن لعمليات الموظفين. |
مسار تعديل موظف
- افتح الإعدادات > حسابات الموظفين.
- ابحث عن حساب الموظف.
- اختر إجراء التعديل.
- حدّث حقول الملف الشخصي أو الدور أو الحالة أو الوصول إلى المكتبات أو الصورة أو كلمة المرور المسموح بها.
- لا تحفظ إلا بعد التحقق من الدور والوصول إلى المكتبات.
عند تغيير صورة الملف الشخصي، تأكد من ظهور الصورة الجديدة بعد الحفظ. ويساعد سجل التدقيق المسؤولين على مراجعة تغييرات الملف الشخصي والوصول والحالة.
إجراءات صف الموظف
تعتمد الإجراءات المتاحة على صلاحيات الدور:
| الإجراء | الاستخدام |
|---|---|
| سجل التدقيق | مراجعة تغييرات الحساب. |
| تعديل | تحديث الملف الشخصي أو الدور أو الحالة أو الصورة أو الوصول إلى المكتبات. |
| إعادة ضبط كلمة المرور | منح كلمة مرور مؤقتة جديدة عندما يتعذر على الموظف تسجيل الدخول. |
| حذف | إزالة الحساب فقط عندما تسمح السياسة وحماية النظام بذلك. |
مسار استيراد الموظفين
استخدم استيراد الموظفين للقوائم الكبيرة. يقرأ المستورد رؤوس جداول البيانات المدعومة، ويوصي بتنسيق التاريخ المتوقع، ويتحقق من الصفوف، ويعرض جدول معاينة، ويمكنه استيراد الصفوف الصالحة. صور الملفات الشخصية اختيارية ويمكن رفعها في ملف ZIP.
ما ينبغي فعله وما ينبغي تجنبه
- عيّن كل حساب موظف لمكتبة واحدة على الأقل.
- استخدم بريداً حقيقياً للموظف لأن البريد الإلكتروني مطلوب.
- تحقق من استيراد الموظفين قبل حفظ الصفوف.
- امنح كل موظف حساباً خاصاً به.
- استخدم كلمة مرور مؤقتة يجب على الموظف تغييرها بعد أول تسجيل دخول عندما يتطلب مسار العمل ذلك.
- لا تكرر البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف بين حسابات الموظفين.
- لا تحذف حساب موظف بدأ عملاً تشغيلياً إلا إذا سمحت السياسة بذلك.
- لا توجه الموظفين إلى دعم CodeAchi لحل مشكلات الدور أو الوصول؛ عليهم التواصل مع مسؤول المؤسسة.
- لا تعيّن دوراً قبل مراجعة الصلاحيات التي يحتوي عليها.
الأسئلة الشائعة
لماذا يحتاج كل موظف إلى حساب فريد؟
تحمي الحسابات الفريدة سجل التدقيق والصلاحيات. وإذا شارك الموظفون حساباً واحداً فلن تستطيع المؤسسة معرفة من غيّر السجلات بصورة موثوقة.
لماذا تتطلب حسابات الموظفين دوراً؟
يحدد الدور ما يستطيع الموظف رؤيته وفعله. أنشئ أدوار الموظفين قبل إنشاء الحسابات إذا كانت القائمة فارغة.
لماذا تتطلب حسابات الموظفين الوصول إلى مكتبة؟
يحدد الوصول إلى المكتبات الأماكن التي يستطيع الموظف العمل فيها. وإذا لم تحدد مكتبة فلن يستطيع التطبيق تحديد الفرع الذي يديره الموظف بأمان.
هل يمكنني استيراد الموظفين مع صور ملفاتهم الشخصية؟
نعم. ارفع جدول البيانات وملف ZIP اختياري للصور. تنبه الصور المفقودة أو غير الصالحة المستخدم، لكنها لا يلزم أن تمنع استيراد صفوف الموظفين الصالحة.
ماذا يحدث إذا احتوى جدول البيانات على أعمدة إضافية؟
تتجاهل الأداة الأعمدة غير المدعومة، ولا تطابق إلا الرؤوس المعروفة مثل الموظفون ID وكامل الاسم والبريد الإلكتروني والهاتف المحمول الرقم والدور والمكتبات ودوج والصورة.
لماذا يهتم المستورد بتنسيق التاريخ؟
يجب أن يطابق تاريخ الانضمام تنسيق تاريخ المؤسسة حتى تظل سجلات الموظفين وملفات الاستيراد والتقارير متسقة.
هل يمكنني إعادة ضبط كلمة مرور موظف؟
نعم، إذا كان دورك يسمح بذلك. استخدم إجراء إعادة الضبط من جدول حسابات الموظفين وأدخل كلمة المرور المؤقتة الجديدة.
هل يمكنني تغيير دور الموظف لاحقاً؟
نعم، حيثما تسمح الصلاحية. راجع الدور بعناية لأنه قد يغيّر فوراً القوائم والإجراءات التي يستطيع الموظف استخدامها.
بمن يتواصل الموظف إذا تعذر عليه تسجيل الدخول؟
يتواصل الموظف مع مسؤول المؤسسة. يستطيع المسؤول فحص حالة الدور والحساب والوصول إلى المكتبات وخيارات إعادة ضبط كلمة المرور.