مدير الحسابات

مدير الحسابات هو مساحة العمل المالية المركزية في CodeAchi Libcodesk. فهو يجمع الفواتير والمدفوعات والتبرعات والمصروفات ورسوم العضوية ورسوم التجديد ورسوم الإعارة المحصّلة، من دون تحويل تطبيق المكتبة إلى حزمة محاسبية متكاملة.

يمكن للموظفين تحصيل الأموال في موضع إنجاز العمل. يمكن تحصيل غرامة أثناء الإعارة، أو رسم عضوية عند إضافة عضو، أو رسم تجديد من نافذة التجديد. ومع ذلك، تظل السجلات الناتجة مُدارة في مدير الحسابات، حيث يستطيع الموظفون المخوّلون مراجعتها مع المكتبة والمصدر والموظف المسؤول والمبلغ وطريقة الدفع والحالة وسجل المستندات.

قبل أن تبدأ

تأكد مما يلي:

• أن دورك يتضمن أذونات مدير الحسابات اللازمة للإجراء؛
• أن المكتبة النشطة الصحيحة محددة؛
• أن عملة المؤسسة وتنسيق التاريخ مضبوطان؛
• أن خطط العضوية تتضمن رسم العضوية أو التجديد المطبق قبل تحصيله؛
• أن العضو مرتبط بالمكتبة التي تستلم دفعة مرتبطة بالعضوية.

يحتفظ Cloud setup وLocal setup بسجلات منفصلة. يرى Libcodesk WebApp وأي Standalone app يستخدم Cloud setup بيانات الحساب المستضافة. أما Standalone app الذي يستخدم Local setup فيرى بيانات الحساب المحفوظة في ذلك الإعداد المحلي.

الأقسام الرئيسية

القسم	استخدامه
الفواتير	إنشاء الرسوم، ومراجعة المبالغ المدفوعة والمستحقة، وتسجيل المدفوعات، وفتح مستنداتها.
التبرعات	تسجيل الأموال المتبرع بها للمكتبة المحددة وتحديد المتبرع والغرض والطريقة والموظف المسؤول.
المصروفات	تسجيل إنفاق المكتبة مع الفئة والوصف والمستفيد والطريقة والموظف المسؤول.
مكتب الحسابات	مراجعة إجمالي الدخل وإجمالي المصروفات وصافي الرصيد والمبلغ المستحق وأحدث المعاملات ضمن نطاق المكتبات المسموح به.

استخدم الأدلة المخصصة لـالفواتير والمدفوعات والتبرعات والمصروفات ومكتب الحسابات عند تنفيذ العمل اليومي.

لا يوفر مدير الحسابات كشوف الرواتب أو الضرائب أو إقرارات ضريبة القيمة المضافة أو المحاسبة بالقيد المزدوج أو التسوية البنكية أو دفتر أستاذ عام احترافيًا.

مراجعة نشاط الحساب

1. افتح مدير الحسابات > مكتب الحسابات.
2. تحقق من المكتبة النشطة.
3. راجع إجمالي الدخل وإجمالي المصروفات وصافي الرصيد والمبلغ المستحق.
4. ابحث في قائمة المعاملات باسم الطرف الظاهر أو الوصف أو المرجع.
5. افتح صفحة الفواتير أو التبرعات أو المصروفات المناسبة عندما تحتاج إلى السجل المصدر الكامل وإجراءاته.

تظهر أحدث السجلات ذات الصلة أولًا. وتُقسّم القوائم إلى صفحات حتى تظل الشاشة سريعة الاستجابة مع نمو سجل الحساب.

إنشاء فاتورة وتسجيل دفعها

1. افتح مدير الحسابات > الفواتير.
2. اختر إنشاء فاتورة.
3. حدد المكتبة وأدخل العضو أو الطرف والوصف والتاريخ والمبلغ.
4. احفظ الفاتورة. يُنشأ رقمها تلقائيًا.
5. عند استلام المبلغ، افتح قائمة إجراءات صف الفاتورة واختر تسجيل دفعة.
6. تحقق من المبلغ وطريقة الدفع، ثم احفظ.
7. افتح عرض التفاصيل لمراجعة سجل المدفوعات والمستندات القابلة للطباعة.

يمكن أن تكون الفاتورة غير مدفوعة، أو مدفوعة جزئيًا، أو مدفوعة، أو ملغاة. ولا يجوز أن تتجاوز الدفعة الرصيد المتبقي في الفاتورة.

استخدم تعديل الفاتورة فقط ما دامت الفاتورة غير مدفوعة ولم تُسجل لها أي دفعة. بعد تسجيل المال، حافظ على السجل: اعكس الدفعة غير الصحيحة أولًا، أو ألغِ الفاتورة وأنشئ فاتورة مصححة حسب الحالة.

تصحيح دفعة مسجلة

1. افتح الفاتورة واختر عرض التفاصيل.
2. ابحث عن الإدخال غير الصحيح ضمن سجل المدفوعات.
3. اختر عكس الدفعة وأدخل سببًا واضحًا.
4. أكد العكس.

تظل الدفعة الأصلية ظاهرة بوصفها معكوسة، ويُعاد احتساب رصيد الفاتورة، ويُضاف الموظف المسؤول والسبب إلى سجل التدقيق. لا يحذف العكس الدفعة الأصلية ولا يستبدلها.

تسجيل التبرعات والمصروفات

بالنسبة إلى التبرع، سجّل المتبرع والغرض والمبلغ والتاريخ وطريقة الدفع والمكتبة. وبالنسبة إلى المصروف، سجّل الوصف والفئة والمبلغ والتاريخ والمستفيد وطريقة الدفع والمكتبة.

استخدم قائمة إجراءات الصف لعرض التفاصيل أو إلغاء سجل مُرحّل غير صحيح. يتطلب الإلغاء سببًا ويحافظ على ظهور السجل الأصلي؛ ولا يحذف الحدث المالي بصمت.

تحصيل الرسوم من مسارات عمل أخرى

رسم العضوية أثناء إضافة عضو

عندما تتضمن خطة العضوية المحددة رسم عضوية ويتيح دورك تسجيل المدفوعات، تعرض نافذة إضافة عضو دفع العضوية بوصفه علامة التبويب الأخيرة.

1. أكمل خطوتي بيانات العضو والوصول إلى المكتبة.
2. افتح دفع العضوية.
3. أبقِ تحصيل رسم العضوية الآن محددًا عندما يتم استلام الدفعة.
4. اختر إحدى المكتبات المرتبط بها العضو، وحدد طريقة الدفع، وأضف مرجعًا عند توفره.
5. احفظ العضو.

يأتي مبلغ الرسم من خطة العضوية المحددة. ولا يعيد الموظفون كتابة هذا المبلغ أو تجاوزه في علامة تبويب التحصيل.

رسم التجديد

عندما تتضمن خطة العضوية رسم تجديد، يمكن لنافذة تأكيد التجديد تحصيله ضمن إجراء التجديد نفسه. اختر المكتبة المستلمة وطريقة الدفع، ثم جدّد العضوية. وإذا لم يُحصّل المبلغ في ذلك الوقت، فأوقف خيار التحصيل وأكمل التجديد فقط.

رسوم الإعارة

يمكن للموظفين المخوّلين تحصيل غرامة مؤهلة أو رسم إيجار أو تأمين أو أي رسم إعارة آخر مدعوم من مسار عمل الإعارة الخاص به. يظل الرسم مرتبطًا بالعضو ونشاط الإعارة، لكن الدفعة المُرحّلة تُدرج في إجماليات مدير الحسابات وسجل المعاملات.

إعادة إنشاء فاتورة أو إيصال معاملة

1. افتح السجل ذي الصلة في مدير الحسابات.
2. افتح عرض التفاصيل.
3. ابحث ضمن المستندات عن الفاتورة أو إقرار الدفع أو إقرار التبرع أو سند المصروف المطلوب.
4. اختر إعادة الإنشاء والطباعة.
5. استخدم مربع حوار الطباعة في نظام التشغيل لطباعة المستند أو حفظه.

تستخدم إعادة الإنشاء لقطة المستند الأصلية ورقمه. ولا تعيد احتساب رسم قديم وفق خطة العضوية الحالية، ولا تنشئ دفعة أخرى، ولا تعيّن رقم مستند جديدًا. وتظل حالة الإلغاء أو العكس ظاهرة في النسخة المعاد إنشاؤها.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها

المشكلة	ما يجب التحقق منه
مدير الحسابات غير ظاهر	اطلب من مسؤول المؤسسة مراجعة أذونات قائمة مدير الحسابات والعرض الممنوحة لك.
خيار التحصيل غير ظاهر	تحقق من أن رسم خطة العضوية أكبر من صفر وأن دورك يتيح تسجيل مدفوعات الحساب.
لا يمكن تحديد مكتبة مستلمة	يجب أن يكون للعضو وصول إلى تلك المكتبة، كما يجب أن يُسمح لحساب الموظف باستخدامها.
يبدو مبلغ الرسم غير صحيح	راجع خطة عضوية العضو. تستخدم شاشتا العضوية والتجديد المبلغ المضبوط في الخطة.
رُفضت دفعة	تحقق من رصيد الفاتورة المتبقي والمبلغ والتاريخ والعملة والوصول إلى المكتبة وإذن الدفع.
لا يفتح مربع الطباعة	اسمح للتطبيق بفتح مربع حوار الطباعة، وتأكد من توفر طابعة أو وجهة PDF، ثم استخدم إعادة الإنشاء والطباعة مرة أخرى.
دفعة مصدر غير ظاهرة	تحقق من المكتبة النشطة وابحث في صفحة الفواتير أو مكتب الحسابات باستخدام العضو أو المرجع أو وصف المصدر.

ما ينبغي فعله وما ينبغي تجنبه

افعل

• حدد المكتبة الصحيحة قبل استلام الأموال أو إنفاقها.
• سجّل طريقة الدفع الفعلية والمرجع عند توفره.
• استخدم الإلغاء مع سبب واضح عندما يكون سجل مُرحّل غير صحيح.
• أعد إنشاء المستند الموجود عندما تحتاج إلى نسخة أخرى.
• راجع مكتب الحسابات بانتظام لمعرفة المبالغ المستحقة والنشاط الحديث.

لا تفعل

• لا تسجل الدفعة نفسها مرة أخرى في مدير الحسابات بعد تحصيلها من الإعارة أو مدير الأعضاء.
• لا تنشئ فاتورة ثانية لمجرد طباعة نسخة أخرى.
• لا تغيّر رسم خطة العضوية لتعديل مستند تاريخي.
• لا تشارك حسابك مع موظف آخر؛ يجب أن يظل الشخص المسؤول قابلًا للتتبع.
• لا تستخدم مدير الحسابات بديلًا عن برامج المحاسبة القانونية أو الضرائب.

الأسئلة الشائعة

لماذا يستطيع الموظفون تحصيل الأموال خارج مدير الحسابات؟

للحفاظ على سرعة العمل اليومي. يحصّل الموظفون المبلغ في مسار العمل الذي يستحق فيه، بينما يحتفظ مدير الحسابات بالسجل المالي المركزي والإجماليات.

هل يؤدي تحصيل غرامة في الإعارة إلى إنشاء دفعة مكررة؟

لا. ينشئ التحصيل الناجح من المصدر نتيجة حساب واحدة مرتبطة به. لا تدخل الدفعة نفسها يدويًا مرة أخرى.

هل يمكنني طباعة الفاتورة نفسها أو إقرار الدفع لاحقًا؟

نعم. افتح تفاصيل السجل واستخدم إعادة الإنشاء والطباعة. يُحافظ على الرقم والمبلغ ولقطة الطرف والحالة الأصلية.

من يستطيع إلغاء سجل مالي؟

فقط دور موظف لديه إذن الإلغاء المطابق. يطلب التطبيق سببًا ويحفظ الإجراء في سجل السجل.

هل يمكن للمؤسسة عرض عدة مكتبات معًا؟

لا يستطيع المستخدمون العمل إلا مع المكتبات التي يسمح بها وصول الموظف. ولا يتوفر التجميع على مستوى المؤسسة إلا حيث يسمح الدور ومحدد المكتبة الظاهر بذلك.

لقطات الشاشة المطلوب إضافتها

• سطح المكتب: ملخص مكتب الحسابات وجدول أحدث المعاملات.
• سطح المكتب والجهاز اللوحي: تفاصيل الفاتورة مع المدفوعات وإعادة إنشاء المستندات.
• سطح المكتب والهاتف: علامة تبويب دفع العضوية في نافذة إضافة عضو.
• سطح المكتب والهاتف: تجديد العضوية مع تحصيل اختياري للرسم.