أدوار الموظفين
تحدد أدوار الموظفين ما يستطيع الموظف رؤيته وفعله. يستخدم Libcodesk صلاحيات الأدوار للتحكم في ظهور القوائم والوصول إلى الصفحات وإجراءات مثل الإنشاء والتحديث والحذف والاستيراد والتجديد والتحرير الجماعي وسجل التدقيق.
تفصل أنظمة المكتبات الفعلية عادة الصلاحيات بحسب مسؤوليات الوظيفة. ويتبع Libcodesk المبدأ نفسه: يحصل كل حساب موظف على دور يتحكم في مسارات العمل المتاحة له.
أضف لقطات شاشة لجدول أدوار الموظفين، ونافذة إضافة دور، ومجموعات الصلاحيات، والحالة النشطة أو غير النشطة، وسجل التدقيق.
عناصر التحكم في الدور
- ظهور القوائم.
- الوصول إلى الصفحات.
- إجراءات مثل الإنشاء والتحديث والحذف والاستيراد وأدوات المعالجة الجماعية.
- الوصول إلى سجل التدقيق.
- صلاحيات إدارة الأعضاء وخطط العضوية وأنواع الأعضاء والمكتبات والموظفين.
إذا كان دور الموظف غير نشط، فلا يستطيع الموظف بعد تسجيل الدخول إلا الوصول إلى رسالة منع الوصول.
الصلاحيات والتحكم في الوصول
تستخدم معظم الميزات مستويين من الصلاحيات:
| نوع الصلاحية | ما تتحكم فيه | مثال |
|---|---|---|
| صلاحية القائمة أو العرض | ظهور القائمة أو الصفحة وإمكانية فتحها مباشرة. | ظهور قائمة الأعضاء. |
| صلاحية الإجراء | إمكانية تشغيل زر أو عملية داخل الصفحة. | إضافة عضو، استيراد الأعضاء، الحذف الجماعي، التجديد. |
امنح الصلاحيتين معاً عندما يحتاج الدور إلى تنفيذ مسار عمل. فمثلاً يحتاج أمين المكتبة الذي يستورد الأعضاء إلى الوصول إلى صفحة الأعضاء وإلى إجراء الاستيراد.
استخدم أقل مجموعة صلاحيات تناسب الوظيفة:
- المسؤول: إعداد المؤسسة، وأدوار وحسابات الموظفين، وإعداد الأعضاء، والاستيراد، والعمليات الجماعية.
- أمين المكتبة: الدور التشغيلي الافتراضي القابل للتعديل. يبدأ بصلاحيات العمل اليومي للأعضاء والمجموعات والإعارة والحسابات والملصقات والتقارير، مع استبعاد إعدادات المسؤول وإدارة الأمان وضبط السياسات.
- مدخل البيانات: إضافة السجلات واستيرادها من دون الحذف أو إعداد الأدوار أو إعدادات المؤسسة.
- المتطوع: مهام مكتب محدودة فقط، ومن دون إعدادات أو حذف جماعي عادة.
مسار العمل الموصى به
- افتح الإعدادات > أدوار الموظفين.
- اختر إضافة دور.
- أدخل اسماً واضحاً للدور ووصفاً اختيارياً.
- راجع كل مجموعة صلاحيات وحدد القوائم والإجراءات التي يحتاج إليها الدور فقط.
- احفظ الدور ثم عيّنه من حسابات الموظفين.
- استخدم سجل التدقيق عند مراجعة تغييرات الدور.
للعمليات المعتادة في المكتبة، عيّن دور أمين المكتبة الافتراضي بدلاً من إنشائه من جديد. يمكنك تعديل وصفه وصلاحياته وحالته النشطة بما يناسب مسؤوليات مؤسستك. ولا يعيد Libcodesk كتابة تعديلاتك عند فتح الصفحة مرة أخرى. ويظل دور المسؤول المحمي مقفلاً.
تشمل قائمة الصلاحيات إدارة المؤسسة والمكتبات، وأدوار وحسابات الموظفين، والأعضاء، وبطاقات المكتبة والملصقات، والمجموعات، والإعارة، والحسابات، والإشعارات، والتقويم، والتقارير، وسجل التدقيق، وعناصر التحكم المطابقة لظهور القوائم. يحصل الإعداد السحابي على هذه القائمة من خدمات Libcodesk، ويوفر الإعداد المحلي مجموعة الصلاحيات نفسها من Standalone app.
لا يستطيع الموظف إنشاء الأدوار أو تعديلها أو حذفها إلا إذا احتوى دوره على صلاحية إجراء أدوار الموظفين المطابقة. ويمكن منح مسؤولية إدارة الأدوار من دون منح صلاحيات مالك المؤسسة غير المرتبطة بها.
اختبار الدور
بعد إنشاء دور أو تعديله:
- عيّنه لحساب موظف تجريبي.
- سجل الدخول بذلك الحساب أو اطلب من الموظف التحقق منه.
- تأكد من ظهور القوائم المتوقعة فقط.
- تأكد من ظهور أزرار الإجراءات المتوقعة وتفعيلها فقط.
- عدّل الدور إذا كان مسار عمل مفقوداً أو كانت صلاحياته أوسع من اللازم.
تحقق أيضاً من رابط صفحة محمية بصلاحية بصورة مباشرة. يحسن إخفاء الأزرار سهولة الاستخدام، بينما تمنع فحوص الصفحة والخدمة المباشرة الموظف من تجاوز دوره.
ما ينبغي فعله وما ينبغي تجنبه
- ابدأ بدور محدود وأضف الصلاحيات عند الحاجة فقط.
- استخدم صلاحيات القوائم والإجراءات معاً.
- عطّل الدور عندما تريد إيقاف الوصول من دون حذف سجله.
- احتفظ دائماً بدور مسؤول محمي واحد.
- استخدم دور أمين المكتبة المدمج للموظفين الذين يحتاجون إلى وصول يومي واسع من دون إعدادات المؤسسة.
- راجع صلاحيات أمين المكتبة الافتراضية قبل تعيين الدور ثم عدّلها لمسار عملك عند الحاجة.
- لا تمنح كل موظف وصولاً بمستوى المسؤول.
- لا تسحب من نفسك إمكانية إدارة الأدوار ما لم يوجد مسؤول آخر يستطيع استعادتها.
- لا تستخدم أدوار الموظفين لقواعد عضوية الأعضاء.
- لا تنشئ أدواراً كثيرة شبه متطابقة إلا عندما يكون الفرق في الصلاحيات مهماً.
الأسئلة الشائعة
ما دور الموظف؟
دور الموظف ملف للصلاحيات يتحكم في القوائم والصفحات والإجراءات التي يستطيع حساب الموظف استخدامها.
هل يمكن أن يملك أمين المكتبة صلاحيات الأعضاء دون إعدادات المسؤول؟
نعم. امنح الدور صلاحيات الأعضاء واترك إعدادات المؤسسة وإدارة أدوار الموظفين وإعدادات الترخيص غير متاحة.
لماذا تنفصل صلاحيات القوائم عن صلاحيات الإجراءات؟
تتحكم صلاحيات القوائم في الظهور، بينما تتحكم صلاحيات الإجراءات فيما يمكن فعله داخل الصفحة. ويجب أن يتضمن الدور المفيد النوعين حيثما دعت الحاجة.
ماذا يحدث عندما يكون الدور غير نشط؟
يمنع الموظفون المعيّنون لدور غير نشط من العمل المعتاد، وتظهر لهم رسالة وصول بدلاً من متابعة استخدام التطبيق.
هل يمكنني حذف دور محمي؟
لا. يحافظ دور المسؤول المحمي على أمان الإدارة الأساسية. أما دور أمين المكتبة الافتراضي فقابل للتعديل ويمكن تعيينه لحسابات الموظفين.
هل يمكنني تغيير دور أمين المكتبة الافتراضي؟
نعم. افتح أدوار الموظفين، وعدّل أمين المكتبة، وحدد الصلاحيات المناسبة لأمناء مكتبتك، ثم احفظ. تستخدم هذه التغييرات عند تعيين الدور من حسابات الموظفين.
كيف أنشئ دوراً جديداً بسرعة؟
ابدأ بأقرب مسؤولية وظيفية، وحدد القوائم والإجراءات المطلوبة فقط، واحفظ، ثم اختبر الدور بحساب موظف قبل تعيينه على نطاق واسع.
هل تعمل الأدوار في الإعداد السحابي والمحلي؟
نعم. يحتفظ Libcodesk بمسار عمل الأدوار نفسه في WebApp وStandalone app حيثما كانت أدوار الموظفين متاحة.
لماذا يفيد سجل التدقيق في الأدوار؟
قد تؤثر تغييرات الصلاحيات في الوصول فوراً. ويساعد سجل التدقيق المسؤولين على معرفة من غيّر الدور ومتى.