مقررہ رپورٹس
CodeAchi Libcodesk - Easy Library Management Software میں Advanced Manager > Scheduled reporting کھولیں۔ Schedules سے شیڈول، Run history سے پیش رفت اور Download center سے اپنی فائلیں دیکھیں۔
Local setup میں شیڈول کے مالک کے اکاؤنٹ سے سائن اِن کریں؛ دوسرے عملے کی نشست اس مالک کے شیڈول نہیں چلاتی۔
شروع کرنے سے پہلے
متعلقہ رپورٹ ماڈیول میں کالم اور فلٹر منتخب کرکے رپورٹ محفوظ کریں۔ ادارے کا منتظم شیڈول اور رپورٹ ایکسپورٹ کی اجازت دیتا ہے۔ ہر وصول کنندہ کو تمام منتخب لائبریریوں کی رپورٹ کی اجازت درکار ہے۔ وصول کنندہ شیڈول سنبھالنے کی اجازت کے بغیر اپنی مجاز فائل لے سکتا ہے۔
Cloud setup میں Libcodesk WebApp یا Standalone app بند ہونے پر بھی شیڈول چلتا ہے۔ Local setup میں Standalone app کھلا رکھیں۔ دوبارہ کھولنے پر صرف آخری چھوٹے ہوئے وقت کی رپورٹ ایک بار بنتی ہے، ہر چھوٹے ہوئے دن کا الگ ای میل نہیں جاتا۔ دونوں سیٹ اپ کے شیڈول اور فائلیں الگ ہیں۔
شیڈول بنائیں یا بدلیں
- Add schedule منتخب کریں، نام لکھیں اور محفوظ رپورٹ چنیں۔ دستیاب انتخاب میں تلاش اور اگلا صفحہ استعمال کریں۔
- لائبریریاں اور ادارے کے وصول کنندگان چنیں۔ رپورٹ بدلنے پر یہ انتخاب دوبارہ کرنا ہوگا۔
- روزانہ، ہفتہ وار یا ماہانہ تکرار اور وقت چنیں۔ حسب ضرورت ہفتے یا مہینے کا دن دیں۔ منتخب دن مہینے میں نہ ہو تو آخری دن استعمال ہوتا ہے۔ ادارے کا دکھایا گیا وقت کا خطہ لاگو ہے۔
- پچھلے مہینے جیسی نسبتی مدت یا مقررہ تاریخیں چنیں۔ دکھائے گئے فارمیٹ میں تاریخ لکھیں۔ محفوظ رپورٹ کی مقررہ مدت کے لیے دونوں تاریخیں خالی رکھیں۔
- Excel، PDF یا Word، زبان اور ایکسپورٹ کے اختیارات چنیں۔ خلاصہ، چارٹ، تفصیلی جدول اور دستیاب کاغذ و رخ دیکھیں۔
- Download center یا ترتیب شدہ ای میل چنیں۔ فائل رکھنے کی مدت 1 سے 365 دن ہے؛ ابتدائی قدر 30 دن ہے۔
- Enabled منتخب رکھ کر Save دبائیں۔ تبدیلی کے بغیر Save غیر فعال رہتا ہے۔
اصل محفوظ رپورٹ بدلنے کے بعد شیڈول کا جائزہ لے کر اسے دوبارہ محفوظ کریں۔ قطار کے مینو سے اجازت کے مطابق ترمیم، عارضی بندش، بحالی، فوری اجرا اور تاریخ دستیاب ہیں۔
ترسیل اور ڈاؤنلوڈ
Cloud setup کا ای میل نجی سائن اِن ڈاؤنلوڈ لنک بھیجتا ہے۔ Local setup کا ترتیب شدہ ای میل فائل بطور منسلکہ بھیج کر مقامی ڈاؤنلوڈ نقل رکھتا ہے۔ ادارے کا ای میل کوٹہ استعمال ہو سکتا ہے۔ اضافی رپورٹ کے لیے Run now کی تصدیق پڑھیں۔
Run history میں انتظار، تیاری، مکمل، جزوی یا ناکام حالت دیکھیں۔ Retry failed deliveries اہل ناکام کوششوں کو دہراتا ہے، کامیاب ترسیل کو محفوظ رکھتا ہے۔ ای میل کی ترسیل غیر یقینی ہو تو دوبارہ بھیجنے سے پہلے وصول کنندہ یا ای میل فراہم کنندہ سے جانچیں؛ ایسی ترسیل خودکار طور پر دوبارہ نہیں بھیجی جاتی۔
Download center میں فائل کے مینو سے Download چنیں۔ مدت ختم ہونے پر فائل حذف ہوتی ہے، تاریخ رہتی ہے۔ ڈاؤنلوڈ کے وقت اجازت پھر جانچی جاتی ہے؛ اجازت بدلنے سے فائل دستیاب نہیں رہ سکتی۔
مسائل اور احتیاط
- رپورٹ، لائبریری یا وصول کنندہ نظر نہ آئے تو ادارے کے منتظم سے محفوظ رپورٹ اور اجازت جانچیں۔ بیرونی ای میل پتے وصول کنندہ نہیں بن سکتے۔
- ای میل دستیاب نہ ہو تو Download center چنیں یا منتظم سے ای میل ترتیب دینے کو کہیں۔
- ترمیم کے دوران شیڈول بدل جائے تو تازہ کرکے نئی قدریں دیکھیں۔ ناکام کوشش دہرانے سے پہلے اجازت، لائبریری اور ترسیل کی ترتیبات جانچیں۔
- مقامی ایپ بند تھی تو دوبارہ کھولیں اور آخری چھوٹے ہوئے اجرا کا نتیجہ تاریخ میں دیکھیں۔
کریں: فعال کرنے سے پہلے مدت، وصول کنندہ، وقت کا خطہ اور فائل کی میعاد دیکھیں۔ نہ کریں: غیر یقینی ای میل کے لیے بار بار اجرا نہ کریں، اور پہنچا ہوا منسلکہ واپس لینے کا مفروضہ نہ رکھیں۔
کی بورڈ اور چھوٹی ونڈو
Tab سے آگے بڑھیں، Enter یا Space سے عمل چلائیں اور مینو میں تیر والے بٹن استعمال کریں۔ تنگ ونڈو میں جدول دائیں بائیں اسکرول ہوتا ہے۔ Escape محفوظ ڈائیلاگ بند کرتا ہے؛ غیر محفوظ تبدیلی کا پیغام پڑھیں۔
عام سوالات
کیا CSV شیڈول ہو سکتا ہے؟ دستیاب فارمیٹ Excel، PDF اور Word ہیں۔
فعال لائبریری بدلنے سے شیڈول بدلتا ہے؟ نہیں۔ شیڈول میں منتخب لائبریریاں الگ دیکھیں۔
عارضی بندش کیا کرتی ہے؟ آئندہ خودکار اجرا رک جاتے ہیں؛ تاریخ اور باقی مدت کی مجاز فائلیں رہتی ہیں۔
تصویر شامل کریں: وصول کنندگان والا شیڈول فارم، مکمل اجرا اور ڈاؤنلوڈ مینو۔