حصولِ کتب کا انتظام
CodeAchi Libcodesk - Easy Library Management Software میں Advanced Manager > حصولِ کتب کا انتظام کھولیں۔ سپلائر، درخواست، آرڈر، بجٹ، وصولی یا بل پر کام کرنے سے پہلے مرکزی ہیڈر میں درست لائبریری منتخب کریں۔
شروع کرنے سے پہلے
ضروری خریداری کی اجازتوں کے لیے ادارے کے منتظم سے رابطہ کریں۔ ریکارڈ دیکھنے کی اجازت سے درخواست منظور کرنے، بجٹ بدلنے یا وصولی درج کرنے کی اجازت نہیں ملتی۔ نیا کیٹلاگ ریکارڈ بنانے کے لیے تخلیق کی اجازت اور موجودہ ریکارڈ میں نسخے شامل کرنے کے لیے ترمیم کی اجازت ضروری ہے۔ بل کو خرچ سے منسلک کرنے کے لیے Accounts دیکھنے کی اجازت بھی درکار ہے۔
Libcodesk WebApp آپ کے Cloud setup کا ڈیٹا استعمال کرتا ہے۔ Standalone app موجودہ منتخب Cloud setup یا Local setup کا ڈیٹا استعمال کرتا ہے۔ خریداری درج کرنے سے پہلے لائبریری اور سیٹ اپ کی تصدیق کریں۔
خریداری کے اصول اور بجٹ
خریداری کی ترتیبات کھولیں۔ طے شدہ اصول کے مطابق درخواست دینے والے کے علاوہ کوئی مجاز شخص منظوری دیتا ہے۔ ادارے کی پالیسی اجازت دے تو اپنی درخواست کی منظوری فعال کی جا سکتی ہے؛ اس سے کسی کو نئی منظوری کی اجازت نہیں ملتی۔
لازمی حد کے لیے بجٹ سے زیادہ آرڈر روکنے کا اختیار رکھیں۔ اگر مجاز عملہ کم بجٹ کے باوجود آرڈر دے سکتا ہو تو تنبیہ کا اختیار منتخب کریں۔ کوئی قدر بدلنے کے بعد محفوظ کریں؛ غیر تبدیل شدہ فارم دوبارہ محفوظ نہیں ہوتا۔
بجٹ میں نام، کرنسی، مختص رقم اور مدت کی ابتدا و اختتام درج کریں۔ ادارے کا دکھایا گیا تاریخ کا فارمیٹ استعمال کریں۔ ہر کرنسی کا حساب الگ ہے؛ کرنسی تبدیل نہیں کی جاتی۔
درخواست سے آرڈر تک
- سپلائرز میں نام اور رابطے کی مفید تفصیل شامل کریں۔ نئے آرڈرز کے لیے سپلائر فعال ہونا چاہیے۔
- خریداری کی درخواستوں میں شامل کریں منتخب کریں۔ عنوان، کرنسی اور مطلوبہ اشیا کی قطاریں درج کریں۔ ہر قطار میں عنوان، اختیاری ISBN، مواد کی قسم، صحیح عدد میں تعداد اور فی اکائی قیمت دیں۔ زیادہ سے زیادہ 100 قطاریں اور قیمت میں دو اعشاری ہندسے استعمال کریں۔
- مسودہ محفوظ کریں اور قطار کے عملی مینو سے منظوری کے لیے بھیجیں۔ مجاز شخص منظور یا وجہ کے ساتھ مسترد کر سکتا ہے۔ مسترد درخواست میں ترمیم اسے دوبارہ مسودہ بنا دیتی ہے۔
- منظور شدہ درخواست سے خریداری کا آرڈر بنائیں۔ فعال سپلائر، مناسب بجٹ اور آرڈر کی تاریخ منتخب کریں۔
- جائزہ لے کر آرڈر جاری کریں۔ اس کی پوری رقم بجٹ کی وابستگی میں محفوظ ہوتی ہے۔ لازمی حد میں بجٹ فعال، اسی کرنسی میں، آرڈر کی تاریخ کو محیط اور کافی دستیاب رقم والا ہونا چاہیے۔ تنبیہ والے اختیار میں غائب یا ناکافی بجٹ کا پیغام پڑھیں۔
منظور شدہ درخواست کی قطاریں اور جاری آرڈر عام مسودوں کی طرح قابلِ ترمیم نہیں ہیں۔ منظوری اور اجرا سے پہلے تعداد اور قیمتیں دیکھیں۔ خودکار درخواست اور آرڈر نمبروں سے دستاویزات پہچانیں۔
جزوی وصولی
جاری یا جزوی وصول شدہ آرڈر میں وصولی درج کرنے کا عمل منتخب کریں۔ تاریخ، اختیاری حوالہ اور پہنچنے والی اشیا کی قبول شدہ و مسترد تعداد لکھیں۔ دونوں کا مجموعہ وصولی کے لیے باقی تعداد سے زیادہ نہیں ہو سکتا۔ مسترد نسخے آئندہ ترسیل کے لیے باقی رہتے ہیں۔
قبول شدہ تعداد کی قیمت وابستگی سے وصول شدہ خرچ میں منتقل ہوتی ہے۔ اگلی ترسیل پر پھر وصولی درج کریں۔ آرڈر مکمل کرنے یا اہل آرڈر منسوخ کرنے پر صرف غیر استعمال شدہ وابستگی آزاد ہوتی ہے۔ وجہ لازم ہے اور پہلے کی وصولیاں و تاریخ محفوظ رہتی ہیں۔
نسخے کیٹلاگ میں شامل کریں
- وصولی کے صفحے پر ریکارڈ کے مینو سے قبول شدہ نسخے کیٹلاگ میں شامل کرنے کا عمل منتخب کریں۔
- وصول شدہ شے منتخب کریں۔ صرف قبول شدہ اور پہلے شامل نہ کیے گئے نسخے دستیاب ہیں۔
- نیا کیٹلاگ ریکارڈ بنائیں یا اجازت ہونے پر موجودہ ریکارڈ تلاش کرکے منتخب کریں۔
- مانوس کیٹلاگ یا نئے نسخوں کے فارم میں ضروری معلومات، ایکسیشن نمبر اور بارکوڈ درج کریں۔ ایک وقت میں 1 سے 100 نسخے شامل کریں، باقی قبول شدہ تعداد سے زیادہ نہیں۔
- محفوظ کرکے تازہ وصولی دیکھیں۔ اگر کیٹلاگ ریکارڈ پہلے موجود ہو تو واپس جا کر موجودہ ریکارڈ منتخب کریں۔
Standalone app میں پہلے وصولی کی قطار اور تعداد منتخب کریں، پھر نیا یا موجودہ کیٹلاگ چنیں۔ مشترک نسخہ معلومات کے ڈائیلاگ میں عین مطلوبہ نئے نسخے تیار کریں؛ آخر میں محفوظ کریں سے عمل مکمل کریں۔
پرانے نسخے برقرار رہتے ہیں۔ نئے نسخوں کے لیے نئے شناختی نمبر استعمال کریں؛ دوسرے نسخے کا ایکسیشن یا بارکوڈ دوبارہ استعمال نہ کریں۔
سپلائر کے بل اور اخراجات
سپلائر کے بلوں میں اہل خریداری آرڈر، سپلائر کا بل نمبر، تاریخ، اختیاری واجب الادا تاریخ اور رقم درج کریں۔ اسی لائبریری میں اس سپلائر کے لیے بل نمبر منفرد ہونا چاہیے۔ بل درج کرنے سے پہلے آرڈر کی کل رقم سے فرق دیکھیں۔
بل یا وصولی درج کرنے سے ادائیگی نہیں بنتی۔ موجودہ درج شدہ خرچ منسلک کرنے کے لیے اسی لائبریری، کرنسی اور بالکل یکساں رقم کا ریکارڈ منتخب کریں۔ خرچ درج شدہ حالت میں ہو اور دوسرے بل سے منسلک نہ ہو۔ خرچ دوبارہ حساب میں درج نہیں ہوتا۔ منسلک بل یہاں منسوخ نہیں ہوتا؛ ادائیگی کی تصحیح کے لیے مجاز عملے کے ساتھ Accounts دیکھیں۔
فہرستیں، تاریخ اور چھوٹی اسکرین
مینو یا شعبہ منتخب کرنے والے کنٹرول سے خریداری کے صفحات بدلیں۔ فہرستیں صفحات میں لوڈ ہوتی ہیں۔ سپلائر اور بجٹ کو نام کے ابتدائی حصے سے، اور دستاویز کو نمبر کے ابتدائی حصے سے تلاش کریں۔ Libcodesk WebApp میں دستاویز کی حالت سے فلٹر بھی دستیاب ہے۔ وصولیاں اور سرگرمیاں صفحہ بہ صفحہ دیکھیں۔
قطار کے ایک مینو سے درست ریکارڈ دیکھیں یا عمل کریں۔ ریکارڈ کی تاریخ اس کے اعمال، وجوہ اور وقت دکھاتی ہے۔ سرگرمی کی تاریخ منتخب لائبریری کی سرگرمیاں دکھاتی ہے؛ یہ تبدیلی واپس کرنے کا بٹن نہیں ہے۔
تنگ اسکرین پر تمام کالم اور اعمال تک پہنچنے کے لیے جدول افقی طور پر اسکرول کریں۔ ڈائیلاگ کا مواد عمودی طور پر اسکرول ہوتا ہے۔ Standalone app میں خریداری کا شعبہ منتخب کریں اور قطار کا مینو استعمال کریں۔ Tab سے کنٹرول بدلیں، Enter سے درست اور دستیاب فارم جمع کریں، اور محفوظ نہ ہو رہا ہو تو Escape سے بند کریں۔ ناکامی پر معلومات فارم میں رہتی ہیں۔
مسئلہ پیش آئے تو
- ریکارڈ بدلنے کا پیغام ملے تو فارم بند کرکے تازہ کریں اور نئی معلومات دیکھیں۔
- بجٹ کم ہو تو کرنسی، مدت، مختص رقم اور وابستگیاں جانچیں۔ خریداری کی غلطی چھپانے کے لیے پالیسی نہ بدلیں۔
- خرچ منسلک نہ ہو تو لائبریری، کرنسی، رقم اور درج شدہ حالت ملائیں؛ ایک ادائیگی دوبارہ درج نہ کریں۔
- نسخے شامل نہ ہوں تو باقی قبول شدہ تعداد، اجازتیں اور نئے شناختی نمبر دیکھیں۔
- جواب درمیان میں رک جائے تو الگ درخواست یا وصولی بنانے سے پہلے اسی عمل کی دوبارہ کوشش کریں۔ شک ہو تو ریکارڈ تازہ کرکے اس کی تاریخ دیکھیں۔
قیمت اور تعداد جمع کرنے سے پہلے جانچیں، حوالہ اور وجہ واضح لکھیں۔ مسترد ترسیل کو قبول شدہ اسٹاک نہ سمجھیں، اور درج شدہ بل کو ادا شدہ تصور نہ کریں۔
عام سوالات
کیا درخواست دینے والا اپنی درخواست منظور کر سکتا ہے؟
صرف جب لائبریری کی ترتیب اس کی اجازت دے اور اسے پہلے ہی منظوری کی اجازت حاصل ہو۔ عام اصول میں دوسرا منظور کنندہ ضروری ہے۔
آرڈر مکمل کرنے پر پورا بجٹ واپس کیوں نہیں آیا؟
صرف غیر استعمال شدہ وابستگی آزاد ہوتی ہے۔ قبول شدہ تعداد کا خرچ درج رہتا ہے۔
کیا وصولی درج کرکے نسخے بعد میں شامل کر سکتے ہیں؟
جی ہاں۔ پہلے وصولی درج کریں، پھر معلومات تیار ہونے پر وصولی سے قبول شدہ نسخے کیٹلاگ میں شامل کریں۔
بل منسلک کرنے سے دوسرا خرچ بنتا ہے؟
نہیں۔ موجودہ درج شدہ خرچ بل سے منسلک ہوتا ہے اور دوبارہ حساب میں درج نہیں ہوتا۔
شامل کرنے کے لیے اسکرین شاٹ
نمونہ معلومات سے جزوی وصول شدہ آرڈر، باقی وابستگی، نسخے شامل کرنے کا عمل اور تنگ اسکرین پر قطار کا مینو دکھائیں۔