انوائس اور ادائیگیاں
ایسے چارجز بنانے اور سنبھالنے کے لیے اکاؤنٹس مینیجر > انوائس کھولیں جنہیں بیلنس اور ادائیگی تاریخ درکار ہو۔ رکن رجسٹریشن، رکنیت تجدید یا سرکولیشن سے وصول فیس بھی یہاں اکاؤنٹ ریکارڈ بنا یا اپ ڈیٹ کر سکتی ہے۔
فون یا تنگ دریچے میں نئی انوائس اور تازہ کرنے کا بٹن صفحے کے عنوان کے نیچے ایک قطار میں ہوتے ہیں۔ مرکزی بٹن قطار کی دستیاب جگہ لیتا ہے اور تازہ کرنے کا بٹن ساتھ رہتا ہے۔ Libcodesk WebApp اور Standalone app میں تلاش اور تاریخ/حالت کے فلٹر عنوان کے حصے کے نیچے رہتے ہیں۔
شروع کرنے سے پہلے
فعال لائبریری اور ادارہ کرنسی کی تصدیق کریں۔ ہر ایکشن کے لیے آپ کے کردار کو متعلقہ انوائس، ادائیگی، منسوخی، دستاویز یا واپسی کی اجازت درکار ہے۔
انوائس بنائیں
- نئی انوائس منتخب کریں۔
- فارم میں دکھائی گئی فریق اور ماخذ معلومات منتخب یا درج کریں۔
- فعال ہونے پر انوائس تاریخ، واجب تاریخ، تفصیل، اشیا، مقدار، شرح، ٹیکس یا ایڈجسٹمنٹ درج کریں۔
- بنے ہوئے مجموعوں اور لائبریری کا جائزہ لیں۔
- محفوظ کریں۔ Libcodesk انوائس نمبر بناتا اور ذمہ دار عملہ اکاؤنٹ درج کرتا ہے۔
ادائیگی درج کریں
- انوائس قطار کا ایکشن مینو کھولیں۔
- ادائیگی درج کریں منتخب کریں۔
- باقی بیلنس سے زیادہ نہ ہونے والی رقم، ادائیگی تاریخ، طریقہ اور جہاں لاگو ہو حوالہ درج کریں۔
- محفوظ کرکے تازہ ادا شدہ اور بقایا قدروں کی تصدیق کریں۔
انوائس غیر ادا شدہ، جزوی ادا شدہ، ادا شدہ یا منسوخ ہو سکتا ہے۔ درج ادائیگی اس کی تاریخ کا حصہ رہتی ہے۔
درست یا منسوخ کریں
مجاز تصحیح درکار ہو تو انوائس تفصیلات سے ادائیگی واپس کریں استعمال کریں۔ بامعنی وجہ درج کریں۔ واپسی اصل ادائیگی نظر آنے دیتی اور بیلنس دوبارہ نکالتی ہے۔ انوائس صرف تب منسوخ کریں جب نظر آنے والی حیثیت اور اجازتیں یہ کرنے دیں؛ منسوخی آڈٹ تاریخ حذف کرنے کا متبادل نہیں۔
دستاویزات
انوائس یا ادائیگی تصدیق دوبارہ بنانے کے لیے انوائس تفصیلات کھولیں۔ سسٹم پرنٹ ڈائیلاگ کھلتا ہے تاکہ مالی ریکارڈ بدلے بغیر دستاویز پرنٹ یا محفوظ کر سکیں۔
مسائل کا حل
- ادائیگی بیلنس سے زیادہ: بقایا قدر سے زیادہ نہ ہونے والی رقم درج کریں۔
- ترمیم دستیاب نہیں: ادا شدہ یا تاریخی اہم انوائس محفوظ ہیں؛ واپسی یا منسوخی سے درست کریں۔
- پرنٹ ڈائیلاگ مسدود: براؤزر/ایپ پرنٹ ایکشن کی اجازت دے کر دوبارہ بنائیں۔
- انوائس غائب: لائبریری رسائی کی تصدیق اور تلاش یا حیثیت فلٹر صاف کریں۔
کیا کریں اور کیا نہ کریں
- محفوظ کرنے سے پہلے فریق، رقم، کرنسی اور لائبریری کی تصدیق کریں۔
- غلط ادائیگی وجہ کے ساتھ واپس کریں۔
- صرف دوسری نقل پرنٹ کرنے کے لیے نقل انوائس نہ بنائیں۔
- دوسرے اہلکار کے لاگ ان سے رقم وصول نہ کریں۔
اکثر پوچھے جانے والے سوالات
کیا پرانا انوائس پرنٹ کر سکتا ہوں؟
ہاں۔ اس کی تفصیلات کھول کر دستاویز دوبارہ بنائیں۔ اصل نمبر اور درج قدریں برقرار رہتی ہیں۔
شامل کیے جانے والے اسکرین شاٹس: انوائس ٹیبل، بنانے کا ڈائیلاگ، ادائیگی ڈائیلاگ، تفصیلی تاریخ، اور دوبارہ بنی دستاویز۔
چھوٹی اسکرین پر باقی کالم اور قطار کے اعمال دیکھنے کے لیے نتائج کو افقی طور پر اسکرول کریں۔ ہر قدر اپنے متعلقہ کالم کے عنوان کے نیچے رہتی ہے۔ Standalone app میں چند ریکارڈ دکھائی دینے پر بھی افقی اسکرول بار نتائج کے حصے کے نیچے رہتا ہے۔
رقم درج کرنے کے خانے کے ساتھ کرنسی کی علامت دکھائی دیتی ہے۔ نئے ریکارڈ Organization Settings میں منتخب کرنسی استعمال کرتے ہیں۔ موجودہ انوائس میں ترمیم یا اس کی ادائیگی درج کرتے وقت اسی انوائس کی کرنسی برقرار رہتی ہے۔ ادارے کی ترتیب بدلنے سے پرانے ریکارڈ تبدیل نہیں ہوتے۔
ریکارڈ، دستاویزات، متعلقہ ادائیگیاں اور کارروائیوں کی تاریخ دیکھنے کے لیے View details کھولیں۔ ہر کارروائی کے ساتھ ذمہ دار عملے کا اکاؤنٹ دکھائی دیتا ہے۔ چھوٹی اسکرین پر تفصیلات اور دستاویز کے اعمال ایک دوسرے کے نیچے آتے ہیں تاکہ انہیں استعمال کیا جا سکے۔
تیار کردہ دستاویزات میں ادارے کا نام اور دستیاب لوگو، اصل ریکارڈ کی کرنسی، اور ادارے کے منتخب انداز میں تاریخ شامل ہوتی ہے۔ پرنٹ ڈائیلاگ کھولنے اور منتخب پرنٹر کے لیے کاغذ کی ترتیبات منتخب کرنے کے لیے Regenerate and print استعمال کریں۔ اگر PDF پرنٹر محفوظ کرنے کا ڈائیلاگ نہ کھولے تو اس کے ڈرائیور کی ترتیبات دیکھیں۔ دوسری نقل بنانے سے درج شدہ رقم یا کرنسی تبدیل نہیں ہوتی۔