اکاؤنٹس مینیجر
اکاؤنٹس مینیجر CodeAchi Libcodesk کا مرکزی مالی ورک اسپیس ہے۔ لائبریری ایپ کو مکمل اکاؤنٹنگ پیکیج بنائے بغیر یہ انوائس، ادائیگیاں، عطیات، اخراجات، رکنیت فیس، تجدید فیس اور وصول شدہ سرکولیشن چارجز اکٹھے کرتا ہے۔
عملہ وہیں رقم وصول کر سکتا ہے جہاں کام ہو رہا ہو: سرکولیشن میں جرمانہ، رکن شامل کرتے وقت رکنیت فیس، اور تجدید پاپ اپ میں تجدید فیس۔ نتیجے کا ریکارڈ پھر بھی اکاؤنٹس مینیجر میں سنبھلتا ہے، جہاں مجاز عملہ لائبریری، ماخذ، ذمہ دار اہلکار، رقم، ادائیگی طریقہ، حیثیت اور دستاویز تاریخ دیکھ سکتا ہے۔
شروع کرنے سے پہلے
یقینی بنائیں:
- آپ کے کردار میں ایکشن کے لیے مطلوبہ اکاؤنٹس مینیجر اجازتیں ہیں؛
- درست فعال لائبریری منتخب ہے؛
- ادارے کی کرنسی اور تاریخ فارمیٹ کنفیگر ہیں؛
- وصولی سے پہلے ممبرشپ پلان میں متعلقہ رکنیت یا تجدید فیس موجود ہے؛
- رکن اس لائبریری کو تفویض ہے جو رکنیت سے متعلق ادائیگی وصول کر رہی ہے۔
Cloud setup اور Local setup الگ ریکارڈ رکھتے ہیں۔ Libcodesk WebApp اور Cloud setup والا Standalone app ہوسٹ شدہ اکاؤنٹ ڈیٹا دیکھتے ہیں۔ Local setup والا Standalone app اسی مقامی سیٹ اپ میں محفوظ اکاؤنٹ ڈیٹا دیکھتا ہے۔
مرکزی حصے
| حصہ | استعمال |
|---|---|
| انوائس | چارج بنانا، ادا شدہ و بقایا رقم دیکھنا، ادائیگی درج کرنا اور دستاویز کھولنا۔ |
| عطیات | منتخب لائبریری کو دی گئی رقم اور عطیہ دہندہ، مقصد، طریقہ و ذمہ دار اہلکار درج کرنا۔ |
| اخراجات | زمرہ، تفصیل، وصول کنندہ، طریقہ و ذمہ دار اہلکار کے ساتھ لائبریری خرچ درج کرنا۔ |
| اکاؤنٹ ڈیسک | مجاز لائبریری دائرے میں کل آمدنی، کل اخراجات، خالص بیلنس، واجب الادا رقم اور تازہ لین دین دیکھنا۔ |
روزمرہ کام کے لیے انوائس اور ادائیگیاں، عطیات، اخراجات اور اکاؤنٹ ڈیسک کے مخصوص گائیڈ استعمال کریں۔
اکاؤنٹس مینیجر پے رول، ٹیکس، جی ایس ٹی فائلنگ، دوہرا اندراج اکاؤنٹنگ، بینک مصالحت یا پیشہ ور جنرل لیجر فراہم نہیں کرتا۔
اکاؤنٹ سرگرمی دیکھیں
- اکاؤنٹس مینیجر > اکاؤنٹ ڈیسک کھولیں۔
- فعال لائبریری کی تصدیق کریں۔
- کل آمدنی، کل اخراجات، خالص بیلنس اور واجب الادا رقم دیکھیں۔
- نظر آنے والے فریق، تفصیل یا حوالہ سے لین دین فہرست تلاش کریں۔
- مکمل ماخذ ریکارڈ اور ایکشن درکار ہوں تو مناسب انوائس، عطیات یا اخراجات صفحہ کھولیں۔
تازہ متعلقہ ریکارڈ پہلے آتے ہیں۔ اکاؤنٹ تاریخ بڑھنے پر بھی اسکرین تیز رکھنے کے لیے فہرست صفحات میں ہے۔
انوائس بنائیں اور ادا کریں
- اکاؤنٹس مینیجر > انوائس کھولیں۔
- انوائس بنائیں منتخب کریں۔
- لائبریری منتخب کرکے رکن یا فریق، تفصیل، تاریخ اور رقم درج کریں۔
- انوائس محفوظ کریں؛ نمبر خودکار بنتا ہے۔
- رقم ملنے پر انوائس قطار کا ایکشن مینو کھول کر ادائیگی درج کریں منتخب کریں۔
- رقم اور ادائیگی طریقہ کی تصدیق کرکے محفوظ کریں۔
- ادائیگی تاریخ اور قابل طباعت دستاویز کے لیے تفصیلات دیکھیں کھولیں۔
انوائس غیر ادا شدہ، جزوی ادا شدہ، ادا شدہ یا منسوخ ہو سکتا ہے۔ ادائیگی باقی انوائس بیلنس سے زیادہ نہیں ہو سکتی۔
انوائس میں ترمیم صرف تب کریں جب انوائس غیر ادا شدہ اور کوئی ادائیگی درج نہ ہو۔ رقم درج ہونے کے بعد تاریخ محفوظ رکھیں: غلط ادائیگی پہلے واپس کریں، یا مناسب طور پر منسوخ کرکے درست انوائس بنائیں۔
درج ادائیگی درست کریں
- انوائس کھول کر تفصیلات دیکھیں منتخب کریں۔
- ادائیگی تاریخ میں غلط اندراج تلاش کریں۔
- ادائیگی واپس کریں منتخب کرکے واضح وجہ لکھیں۔
- واپسی کی تصدیق کریں۔
اصل ادائیگی واپس شدہ کے طور پر نظر آتی ہے، انوائس بیلنس دوبارہ نکلتا، اور ذمہ دار اہلکار و وجہ آڈٹ تاریخ میں شامل ہوتے ہیں۔ واپسی اصل ادائیگی حذف یا اوور رائٹ نہیں کرتی۔
عطیات اور اخراجات درج کریں
عطیہ کے لیے عطیہ دہندہ، مقصد، رقم، تاریخ، ادائیگی طریقہ اور لائبریری درج کریں۔ خرچ کے لیے تفصیل، زمرہ، رقم، تاریخ، وصول کنندہ، ادائیگی طریقہ اور لائبریری درج کریں۔
تفصیلات دیکھنے یا غلط پوسٹ شدہ ریکارڈ منسوخ کرنے کے لیے قطار ایکشن مینو استعمال کریں۔ منسوخی کے لیے وجہ درکار ہے اور اصل تاریخ نظر آتی رہتی ہے؛ مالی واقعہ خاموشی سے حذف نہیں ہوتا۔
دوسرے طریقۂ کار سے فیس وصول کریں
رکن شامل کرتے وقت رکنیت فیس
منتخب ممبرشپ پلان میں رکنیت فیس ہو اور آپ کا کردار ادائیگیاں درج کر سکے تو رکن شامل کرنے کے پاپ اپ کا آخری ٹیب رکنیت ادائیگی ہوتا ہے۔
- رکن اور لائبریری رسائی مراحل مکمل کریں۔
- رکنیت ادائیگی کھولیں۔
- ادائیگی مل رہی ہو تو رکنیت فیس ابھی وصول کریں منتخب رکھیں۔
- رکن کی تفویض شدہ لائبریریوں میں سے ایک، ادائیگی طریقہ، اور دستیاب ہو تو حوالہ منتخب کریں۔
- رکن محفوظ کریں۔
فیس منتخب ممبرشپ پلان سے آتی ہے۔ عملہ وصولی ٹیب میں رقم دوبارہ درج یا تبدیل نہیں کرتا۔
تجدید فیس
ممبرشپ پلان میں تجدید فیس ہو تو تجدید تصدیق اسی ایکشن میں اسے وصول کر سکتی ہے۔ وصول کنندہ لائبریری و ادائیگی طریقہ منتخب کرکے تجدید کریں۔ اس وقت ادائیگی نہ لینی ہو تو وصولی اختیار بند کرکے صرف تجدید مکمل کریں۔
سرکولیشن چارجز
مجاز عملہ سرکولیشن طریقۂ کار سے اہل جرمانہ، کرایہ، ضمانت یا دوسرا معاون چارج وصول کر سکتا ہے۔ چارج رکن و سرکولیشن سرگرمی سے منسلک رہتا ہے، مگر پوسٹ شدہ ادائیگی اکاؤنٹس مینیجر کے مجموعوں اور لین دین تاریخ میں شامل ہوتی ہے۔
انوائس یا لین دین سلپ دوبارہ بنائیں
- متعلقہ ریکارڈ اکاؤنٹس مینیجر میں کھولیں۔
- تفصیلات دیکھیں کھولیں۔
- دستاویزات میں مطلوبہ انوائس، ادائیگی تصدیق، عطیہ تصدیق یا خرچ واؤچر تلاش کریں۔
- دوبارہ بنائیں اور پرنٹ کریں منتخب کریں۔
- دستاویز پرنٹ یا محفوظ کرنے کے لیے آپریٹنگ سسٹم پرنٹ ڈائیلاگ استعمال کریں۔
دوبارہ بنانا دستاویز کا اصل اسنیپ شاٹ اور نمبر استعمال کرتا ہے۔ یہ آج کے ممبرشپ پلان سے پرانی فیس دوبارہ نہیں نکالتا، دوسری ادائیگی نہیں بناتا، یا نیا دستاویز نمبر نہیں دیتا۔ منسوخ یا واپس شدہ حیثیت دوبارہ بنے آؤٹ پٹ میں نظر آتی ہے۔
مسائل کا حل
| مسئلہ | کیا دیکھیں |
|---|---|
| اکاؤنٹس مینیجر غائب ہے | ادارہ ایڈمن سے اکاؤنٹس مینیجر مینو اور دیکھنے کی اجازتیں چیک کرائیں۔ |
| وصولی اختیار نہیں دکھتا | ممبرشپ پلان فیس صفر سے زیادہ اور کردار کو اکاؤنٹ ادائیگی درج کرنے کی اجازت دیکھیں۔ |
| وصول کنندہ لائبریری منتخب نہیں ہوتی | رکن اور آپ کے عملہ اکاؤنٹ دونوں کو اس لائبریری کی رسائی ہونی چاہیے۔ |
| فیس غلط لگتی ہے | رکن کا ممبرشپ پلان دیکھیں؛ رکنیت اور تجدید اسکرینیں کنفیگر رقم استعمال کرتی ہیں۔ |
| ادائیگی رد ہوتی ہے | باقی انوائس بیلنس، رقم، تاریخ، کرنسی، لائبریری رسائی اور ادائیگی اجازت دیکھیں۔ |
| پرنٹنگ نہیں کھلتی | ایپ پرنٹ ڈائیلاگ کی اجازت، پرنٹر یا PDF منزل کی دستیابی یقینی کرکے دوبارہ دوبارہ بنائیں اور پرنٹ کریں استعمال کریں۔ |
| ماخذ ادائیگی نظر نہیں آتی | فعال لائبریری کی تصدیق کرکے رکن، حوالہ یا ماخذ تفصیل سے انوائس یا اکاؤنٹ ڈیسک تلاش کریں۔ |
کیا کریں اور کیا نہ کریں
- رقم لینے یا خرچ کرنے سے پہلے درست لائبریری منتخب کریں۔
- اصل ادائیگی طریقہ اور دستیاب ہو تو حوالہ درج کریں۔
- غلط پوسٹ شدہ ریکارڈ کے لیے واضح وجہ کے ساتھ منسوخی استعمال کریں۔
- دوسری نقل کے لیے موجودہ دستاویز دوبارہ بنائیں۔
- بقایا رقم اور تازہ سرگرمی کے لیے اکاؤنٹ ڈیسک باقاعدگی سے دیکھیں۔
- سرکولیشن یا رکن مینیجر سے وصولی کے بعد اکاؤنٹس مینیجر میں وہی ادائیگی دوبارہ درج نہ کریں۔
- صرف دوسری نقل پرنٹ کرنے کے لیے دوسرا انوائس نہ بنائیں۔
- تاریخی دستاویز بدلنے کے لیے ممبرشپ پلان فیس نہ بدلیں۔
- دوسرے اہلکار کے ساتھ اکاؤنٹ مشترک نہ کریں؛ ذمہ دار شخص قابل سراغ رہنا چاہیے۔
- قانونی اکاؤنٹنگ یا ٹیکس سافٹ ویئر کے متبادل کے طور پر اکاؤنٹس مینیجر استعمال نہ کریں۔
اکثر پوچھے جانے والے سوالات
عملہ اکاؤنٹس مینیجر سے باہر رقم کیوں وصول کر سکتا ہے؟
روزمرہ کام تیز رہتا ہے۔ رقم اسی طریقۂ کار میں لی جاتی ہے جہاں واجب ہو، جبکہ اکاؤنٹس مینیجر مرکزی مالی ریکارڈ اور مجموعے رکھتا ہے۔
سرکولیشن میں جرمانہ لینے سے نقل ادائیگی بنے گی؟
نہیں۔ کامیاب ماخذ وصولی ایک منسلک اکاؤنٹ نتیجہ بناتی ہے۔ وہی ادائیگی دستی طور پر دوبارہ نہ لکھیں۔
کیا وہی انوائس یا ادائیگی تصدیق بعد میں پرنٹ کر سکتا ہوں؟
ہاں۔ ریکارڈ تفصیلات کھول کر دوبارہ بنائیں اور پرنٹ کریں استعمال کریں۔ اصل نمبر، رقم، فریق اسنیپ شاٹ اور حیثیت محفوظ رہتے ہیں۔
مالی ریکارڈ کون منسوخ کر سکتا ہے؟
صرف مماثل منسوخی اجازت والا عملہ کردار۔ ایپ وجہ مانگتی اور ایکشن ریکارڈ تاریخ میں رکھتی ہے۔
کیا ادارہ کئی لائبریریاں اکٹھی دیکھ سکتا ہے؟
صارف صرف عملہ رسائی والی لائبریریوں سے کام کر سکتے ہیں۔ ادارہ سطح مجموعہ صرف کردار اور نظر آنے والا لائبریری منتخب کنندہ اجازت دیں تو دستیاب ہے۔
شامل کیے جانے والے اسکرین شاٹس
- ڈیسک ٹاپ: اکاؤنٹ ڈیسک خلاصہ اور تازہ لین دین ٹیبل۔
- ڈیسک ٹاپ و ٹیبلٹ: ادائیگیوں اور دستاویز دوبارہ بنانے کے ساتھ انوائس تفصیل۔
- ڈیسک ٹاپ و موبائل: رکن شامل کرنے کا رکنیت ادائیگی ٹیب۔
- ڈیسک ٹاپ و موبائل: اختیاری فیس وصولی کے ساتھ رکنیت تجدید۔