স্টাফ আমদানি
স্প্রেডশিট থেকে একসঙ্গে অনেক স্টাফ অ্যাকাউন্ট তৈরি বা হালনাগাদ করতে আমদানি কর্মী ব্যবহার করুন। সংরক্ষণের আগে প্রতিটি সারি যাচাই করা হয়, ফলে অ্যাকাউন্ট তৈরির আগেই ভূমিকা, লাইব্রেরি, ফোন, ইমেইল, তারিখ, পাসওয়ার্ড ও ছবির সমস্যা ঠিক করা যায়।
আমদানি কর্মী পপ-আপের ফাইল দেওয়ার অংশ, নমুনা ডাউনলোড, যাচাইয়ের পূর্বরূপ সারণি, সারির ত্রুটি, অগ্রগতি এবং সম্পন্ন প্রতিবেদন দেখান।
শুরু করার আগে
- সেটিংস > কর্মী ভূমিকাসমূহ থেকে ভূমিকা তৈরি করুন।
- সেটিংস > গ্রন্থাগার ব্যবস্থাপক থেকে লাইব্রেরি তৈরি করুন।
- প্রতিষ্ঠানের দেশ-কোড ও তারিখ-বিন্যাস নিশ্চিত করুন।
- চাইলে প্রোফাইল ছবিগুলো একটি ZIP ফাইলে প্রস্তুত করুন।
নমুনা ফাইল ডাউনলোড
- সেটিংস > কর্মী হিসাব খুলুন।
- আমদানি কর্মী নির্বাচন করুন।
- ডাউনলোড নমুনা ছক নির্বাচন করুন।
নমুনায় সমর্থিত শিরোনাম, নির্দেশনার একটি সারি এবং একটি উদাহরণ থাকে। আমদানির সময় দ্বিতীয় সারি উপেক্ষা করা হয়।
কলামের শিরোনাম যেভাবে মেলে
প্রথম সারিই শিরোনামের সারি। Libcodesk প্রতিটি শিরোনাম স্বাভাবিক রূপে এনে সমর্থিত স্টাফ ক্ষেত্রের সঙ্গে মেলায়।
- কলামের ক্রম গুরুত্বপূর্ণ নয়।
- বড় ও ছোট হাতের অক্ষর আলাদা ধরা হয় না।
- সমর্থিত ক্ষেত্রে স্পেস ও আন্ডারস্কোর গ্রহণ করা হয়।
- বিকল্প শিরোনাম স্বয়ংক্রিয়ভাবে মেলে; যেমন
Photo,ImageওProfile Imageএকই ছবির ক্ষেত্র নির্দেশ করে। - অতিরিক্ত অসমর্থিত কলাম নিরাপদে উপেক্ষা করা হয়।
- ক্ষেত্র মেলানোর জন্য পরিষ্কার ইংরেজি শিরোনাম ব্যবহার করুন; তথ্যের মান বহুভাষিক হতে পারে।
সমর্থিত শিরোনাম
| ক্ষেত্র | প্রস্তাবিত শিরোনাম | গ্রহণযোগ্য উদাহরণ |
|---|---|---|
| স্টাফ আইডি | কর্মী ID | কর্মী_id, কর্মচারী id, কর্মচারী_id, কর্মচারী না, emp id, emp code |
| নাম | সম্পূর্ণ নাম | নাম, কর্মী নাম, কর্মচারী নাম |
| ইমেইল | ইমেইল | ই-মেইল, অফিসিয়াল ইমেইল, মেইল |
| ডায়ালিং কোড | ডায়াল Code | দেশ code, ফোন code |
| দেশ | দেশ | দেশ নাম |
| দেশের ISO | দেশ ISO | iso, iso code |
| ফোন | মোবাইল নম্বর | ফোন, মোবাইল, যোগাযোগ নম্বর, যোগাযোগ না |
| পদবি | পদবী | কাজ শিরোনাম, শিরোনাম, অবস্থান |
| যোগদানের তারিখ | doj | যোগদান তারিখ, যোগদান_তারিখ, তারিখ এর যোগদান, তারিখ_এর_যোগদান |
| ভূমিকা | ভূমিকা | কর্মী ভূমিকা, ভূমিকা নাম |
| লাইব্রেরি | গ্রন্থাগারসমূহ | গ্রন্থাগার, গ্রন্থাগার নাম, গ্রন্থাগার প্রবেশাধিকার |
| অবস্থা | অবস্থা | অ্যাকাউন্ট অবস্থা |
| পাসওয়ার্ড | পাসওয়ার্ড | অস্থায়ী পাসওয়ার্ড, তাপমাত্রা পাসওয়ার্ড |
| ছবি | Photo | image, profile image, profile photo, photo filename |
তারিখ ও ফোন নম্বর
তারিখ আমদানি পপ-আপে দেখানো প্রতিষ্ঠানের তারিখ-বিন্যাসের সঙ্গে মিলতে হবে। বিন্যাস মিললে এক অঙ্কের দিন বা মাসও চলে; d/m/Y-এর জন্য 1/8/2001 ও 01/08/2001 দুটোই বৈধ।
ডায়ালিং কোড খালি থাকলে প্রতিষ্ঠানের দেশ-কোড ব্যবহৃত হয়। ফোন নম্বরের ভেতরে আবার দেশ-কোড লিখবেন না; দুবার দেশ-কোড থাকলে ত্রুটি দেখাবে।
ভূমিকা ও লাইব্রেরি
ভূমিকার নাম বিদ্যমান কর্মী ভূমিকাসমূহ এবং লাইব্রেরির নাম বিদ্যমান লাইব্রেরির সঙ্গে মেলে।
- গ্রন্থাগারসমূহ খালি রাখলে প্রধান লাইব্রেরির প্রবেশাধিকার দেওয়া হয়।
- না-মেলা লাইব্রেরির নাম সেই সারি আটকে দেয়।
- অ্যাপে সমর্থিত হলে নাম মেলাতে বড়/ছোট হাতের অক্ষর আলাদা ধরা হয় না।
প্রোফাইল ছবি
ছবির ZIP ঐচ্ছিক। স্প্রেডশিটের Photo কলামে ফাইলের নাম লিখুন। JPG, JPEG, PNG ও WEBP সমর্থিত। ঐচ্ছিক ছবি না পেলে সতর্কতা এবং নষ্ট বা অসমর্থিত ফাইলে পূর্বরূপে ত্রুটি দেখায়।
যাচাই ও আমদানি
- স্প্রেডশিট নির্বাচন করুন।
- চাইলে প্রোফাইল ছবির ZIP নির্বাচন করুন।
- আমদানির ধরন নির্বাচন করুন।
- যাচাই চাপুন।
- পূর্বরূপ সারণি দেখুন।
- ত্রুটির সারি ঠিক করে আবার যাচাই করুন অথবা বৈধ সারি আমদানি করুন।
এক সারিতে একাধিক ত্রুটি থাকলে নম্বরযুক্ত তালিকায় দেখানো হয়, যাতে একবারে একটি সারি ঠিক করা যায়।
আমদানির ত্রুটি সামলানো
পূর্বরূপকে কাজের যাচাই-তালিকা হিসেবে ব্যবহার করুন। আগে স্প্রেডশিট ঠিক করে আবার যাচাই করলে আমদানি সহজ হয়।
পূর্বরূপের অবস্থা
| অবস্থা | অর্থ | করণীয় |
|---|---|---|
| ঠিক আছে | সারি যাচাইয়ে উত্তীর্ণ। | আমদানি করা যাবে। |
| সতর্কতা | ঐচ্ছিক তথ্যে সমস্যা। | সতর্কতা দেখুন; ঐচ্ছিক ছবি না পাওয়া সাধারণ ঘটনা। |
| ত্রুটি | আবশ্যক বা নিরাপত্তাসংক্রান্ত তথ্য ভুল। | সারি ঠিক করে আবার যাচাই করুন। |
একাধিক সমস্যা থাকলে আগে আবশ্যক ক্ষেত্র, তারপর সদৃশ তথ্য, শেষে ঐচ্ছিক সতর্কতা ঠিক করুন।
সাধারণ ত্রুটি ও সমাধান
| ত্রুটি | কারণ | সমাধান |
|---|---|---|
| নাম নেই | সম্পূর্ণ নাম খালি। | স্টাফের নাম লিখুন। |
| অবৈধ ইমেইল | ইমেইল খালি, ভুল বা আগে ব্যবহৃত। | বৈধ ও অনন্য ইমেইল দিন। |
| সদৃশ কর্মী ID | ফাইলে দুবার আছে বা আগে থেকেই ব্যবহৃত। | অনন্য আইডি দিন বা আবশ্যক না হলে মুছুন। |
| সদৃশ ফোন | নম্বর আগে আছে বা ফাইলে দুবার আছে। | নম্বর ঠিক করুন। |
| ফোনে দেশ-কোড | নম্বরের ভেতরেও দেশ-কোড লেখা। | ডায়াল Code-এ কোড এবং মোবাইল নম্বর-এ স্থানীয় নম্বর রাখুন। |
| ভূমিকা পাওয়া যায়নি | নাম বিদ্যমান ভূমিকার সঙ্গে মেলেনি। | ভূমিকা তৈরি বা ভূমিকা ঘর ঠিক করুন। |
| লাইব্রেরি মেলেনি | নামের লাইব্রেরি নেই। | নাম ঠিক করুন বা প্রধান লাইব্রেরির জন্য ঘর খালি রাখুন। |
| অবৈধ doj/তারিখ | প্রতিষ্ঠানের তারিখ-বিন্যাস মেলেনি। | পপ-আপের বিন্যাস ব্যবহার করুন; d/m/Y হলে 1/8/2001 ও 01/08/2001 বৈধ। |
| ছবি নেই | ZIP-এ ছবি-র ফাইল নেই। | ছবি যোগ করুন বা ঐচ্ছিক হলে ছবি খালি করুন। |
| ছবি অবৈধ | ফাইল নষ্ট বা অসমর্থিত। | JPG, JPEG, PNG বা WEBP দিন। |
সহজ আমদানির ধাপ
- আমদানির আগে ভূমিকা ও লাইব্রেরি তৈরি করুন।
- নতুন নমুনা ডাউনলোড করুন।
- প্রথমে ছোট স্টাফ ফাইল দিয়ে পরীক্ষা করুন।
- সব আটকানো ত্রুটি যাচাই করে ঠিক করুন।
- স্প্রেডশিট সংশোধনের পরে আবার যাচাই করুন।
- বৈধ সারি আমদানি করুন।
- ব্যর্থ সারির প্রতিবেদন রেখে শুধু সংশোধিত সারি আবার চেষ্টা করুন।
বড় তালিকায় সম্ভব হলে XLSX ব্যবহার করুন এবং ZIP-এ ছবির নাম সহজ ও অনন্য রাখুন।
আমদানির ধরন
| ধরন | কাজ |
|---|---|
| তৈরি নতুন শুধু | শুধু নতুন স্টাফ সারি তৈরি করে। |
| হালনাগাদ বিদ্যমান শুধু | বিদ্যমান স্টাফের সঙ্গে মেলা সারি হালনাগাদ করে। |
| তৈরি + হালনাগাদ | নতুন সারি তৈরি এবং বিদ্যমান মেলা সারি হালনাগাদ করে। |
করণীয় ও বর্জনীয়
- সম্ভব হলে নমুনার শিরোনাম হুবহু ব্যবহার করুন।
- ভূমিকা ও লাইব্রেরির নাম অ্যাপের সঙ্গে এক রাখুন।
- বহুভাষিক নাম ও ঠিকানার জন্য Excel ব্যবহার করুন।
- শেষে আমদানি প্রতিবেদন দেখুন।
- CSV নিজে কমা দিয়ে ভাগ করবেন না; আমদানি পপ-আপে ফাইল দিন।
- ছবির ZIP-এ অসমর্থিত ফাইল রাখবেন না।
- সদৃশ ইমেইল, ফোন বা কর্মী ID উপেক্ষা করবেন না।
- একই স্প্রেডশিটে একাধিক তারিখ-বিন্যাস মেশাবেন না।
সাধারণ প্রশ্ন
অতিরিক্ত স্প্রেডশিট কলাম রাখা যায়?
হ্যাঁ। অসমর্থিত কলাম নিরাপদে উপেক্ষা হয়; স্বীকৃত ক্ষেত্রগুলো যাচাই ও আমদানি হয়।
গ্রন্থাগারসমূহ খালি থাকলে কী হয়?
স্টাফ অ্যাকাউন্ট স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রধান লাইব্রেরির প্রবেশাধিকার পায়।
ZIP-এর ভেতর ফোল্ডারে ছবি রাখা যায়?
হ্যাঁ। আমদানিকারক ভেতরের ফোল্ডারও খোঁজে এবং বড়/ছোট হাতের অক্ষর না মিললেও ফাইলের নাম মেলায়।
ফোনের সারি বাতিল হচ্ছে কেন?
সাধারণ কারণ হলো সদৃশ ফোন বা ডায়াল Code দেওয়ার পরও নম্বরে আবার দেশ-কোড লেখা।
ছবি ছাড়া স্টাফ আমদানি করা যায়?
হ্যাঁ। স্টাফ আমদানিতে প্রোফাইল ছবি ঐচ্ছিক।