সদস্যপদ নবায়ন
কোনো সদস্যের বর্তমান পরিকল্পনা আরও একটি মেয়াদের জন্য চালু রাখতে হলে সদস্যপদ নবায়ন ব্যবহার করুন। নবায়নের সময় সদস্যের বর্তমান সদস্যপদ পরিকল্পনা ব্যবহার করা হয়, পরবর্তী শুরুর ও মেয়াদ শেষের তারিখ হিসাব করা হয় এবং নিরীক্ষা ও নবায়ন ইতিহাসের জন্য পরিবর্তনটি রেকর্ড করা হয়।
ডেস্কটপ ও মোবাইল বিন্যাসে সদস্য সারির অ্যাকশন মেনু, সদস্যপদ নবায়ন নিশ্চিতকরণ পপআপ, বর্তমান পরিকল্পনা/মেয়াদ শেষ হওয়ার পূর্বরূপ এবং নবায়ন সফল হওয়ার বার্তার স্ক্রিনশট যোগ করুন।
কারা নবায়ন করতে পারবেন
কর্মীর ভূমিকায় সদস্যের তথ্য হালনাগাদ করার অনুমতি থাকলেই কেবল নবায়ন অ্যাকশনটি দেখা যাবে। অ্যাকশনটি লুকানো থাকলে কোনো অ্যাডমিনকে কর্মীর ভূমিকার অনুমতিগুলো পর্যালোচনা করতে বলুন।
একজন সদস্যের সদস্যপদ নবায়ন
- সদস্য ব্যবস্থাপক > সদস্য খুলুন।
- নাম, সদস্য আইডি, ইমেইল, ফোন বা দৃশ্যমান অন্য কোনো কলাম দিয়ে সদস্যকে খুঁজুন।
- সারির অ্যাকশন মেনু খুলুন।
- ডেস্কটপ/ট্যাবলেটে সারির ওপর ডান-ক্লিক করতে পারেন।
- অ্যাকশন কলাম দৃশ্যমান থাকলে সেটিতে স্ক্রল করেও যেতে পারেন।
- সদস্যপদ নবায়ন ক্লিক করুন।
- নিশ্চিতকরণ পপআপ পর্যালোচনা করুন।
- বর্তমান সদস্য।
- বর্তমান পরিকল্পনা।
- বর্তমান মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ।
- বর্তমান সদস্যপদ পরিকল্পনায় নবায়ন ফি থাকলে এবং আপনার ভূমিকায় পেমেন্ট রেকর্ড করার অনুমতি থাকলে এখনই নবায়ন ফি সংগ্রহ করুন নির্বাচন করবেন কি না ঠিক করুন।
- ফি সংগ্রহ করলে সদস্যের নির্ধারিত লাইব্রেরিগুলোর একটি বেছে নিন, পেমেন্ট পদ্ধতি নির্বাচন করুন এবং পাওয়া গেলে পেমেন্ট রেফারেন্স লিখুন।
- নবায়ন করুন ক্লিক করুন।
Libcodesk সদস্যের সদস্যপদের সময়কাল হালনাগাদ করে এবং সারিটি রিফ্রেশ করে।
নিশ্চিতকরণ পপআপটি ইচ্ছাকৃতভাবে সংক্ষিপ্ত রাখা হয়েছে। এটি যেন হিসাবরক্ষণ স্ক্রিনে পরিণত না হয়, তবে নিরাপদ সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য দেখায়:
| নিশ্চিতকরণের বিষয় | কেন গুরুত্বপূর্ণ |
|---|---|
| সদস্যের নাম / সদস্য আইডি | সঠিক সারি নির্বাচন করা হয়েছে কি না নিশ্চিত করে। |
| বর্তমান পরিকল্পনা | এই পরিকল্পনার মেয়াদ দিয়েই নবায়ন করা হয়। |
| বর্তমান মেয়াদ শেষ | সদস্যের মেয়াদ ইতিমধ্যে শেষ হয়েছে নাকি এখনও সক্রিয়, তা দেখায়। |
| নতুন মেয়াদ শেষ হওয়ার পূর্বরূপ | প্রয়োগ করার আগে ফলাফল নিশ্চিত করতে গ্রন্থাগারিককে সাহায্য করে। |
| নবায়ন ফি | বর্তমান সদস্যপদ পরিকল্পনা থেকে আসে এবং ফি নির্ধারিত থাকলেই কেবল দেখা যায়। |
| সংগ্রহকারী লাইব্রেরি ও পদ্ধতি | নবায়নের সময় ফি সংগ্রহ করলেই কেবল প্রয়োজন। |
তারিখ যেভাবে হিসাব করা হয়
নবায়নে বর্তমান সদস্যপদ পরিকল্পনার মেয়াদ ব্যবহার করা হয়।
| পরিস্থিতি | নবায়ন শুরুর তারিখ |
|---|---|
| বর্তমান মেয়াদ আজ বা ভবিষ্যতের কোনো তারিখে শেষ হবে | বর্তমান মেয়াদ শেষ হওয়ার পরের দিন। |
| বর্তমান মেয়াদ ইতিমধ্যে শেষ | আজ। |
| সদস্যের মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ নেই | আজ। |
নবায়ন শুরুর তারিখের সঙ্গে পরিকল্পনার মেয়াদের দিন যোগ করে নতুন মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ হিসাব করা হয়।
স্বয়ংক্রিয় নবায়ন
সদস্যপদ পরিকল্পনায় স্বয়ংক্রিয় নবায়ন চালু থাকলে Libcodesk পরিকল্পনার নিয়ম অনুযায়ী মেয়াদোত্তীর্ণ সদস্যপদ স্বয়ংক্রিয়ভাবে বাড়াতে পারে। কোনো নির্দিষ্ট সদস্যের প্রবেশাধিকার বাড়ানোর আগে গ্রন্থাগারিক নিশ্চিত হতে চাইলে হাতে নবায়ন করাও উপযোগী।
স্বয়ংক্রিয় নবায়ন শুধু সদস্যপদের সময়কাল হালনাগাদ করে; এটি নীরবে অর্থ সংগ্রহ করে না। অনুমোদিত কর্মী পেমেন্ট নিশ্চিত করলে হাতে নবায়নের সময় নির্ধারিত নবায়ন ফি সংগ্রহ করা যায়; তৈরি হওয়া আর্থিক রেকর্ড হিসাব ব্যবস্থাপক-এ পরিচালিত হয়।
নবায়ন ইতিহাস
কোনো সদস্য তৈরি হলে, নতুন পরিকল্পনায় পরিবর্তিত হলে, হাতে নবায়ন হলে, ব্যাচে নবায়ন হলে বা স্বয়ংক্রিয়ভাবে নবায়ন হলে Libcodesk সদস্যপদের একটি সময়কাল রেকর্ড করে। ফলে নিচের তথ্যগুলো দেখা যায়:
- ব্যবহৃত পরিকল্পনা।
- শুরুর তারিখ।
- মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ।
- নবায়নের উৎস।
- তথ্য পাওয়া গেলে কে কাজটি করেছেন।
- সময়চিহ্ন।
ব্যাচে নবায়ন
একাধিক সদস্যের জন্য একই নবায়ন করতে হলে:
- টেবিলে সদস্যদের নির্বাচন করুন।
- ব্যাচ সম্পাদনা ক্লিক করুন।
- সদস্যপদ নবায়ন করুন নির্বাচন করুন।
- পূর্বরূপ দেখুন।
- প্রয়োগ করুন।
সম্পূর্ণ ব্যাচ কার্যপ্রবাহের জন্য ব্যাচে সদস্য সম্পাদনা দেখুন।
যা করবেন এবং করবেন না
- নবায়নের আগে বর্তমান পরিকল্পনা পরীক্ষা করুন।
- সদস্য যদি বলেন তাঁর প্রবেশাধিকার এখনও সক্রিয়, তাহলে মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ নিশ্চিত করুন।
- নবায়ন ফি সংগ্রহের সময় গ্রহণকারী লাইব্রেরি ও প্রকৃত পেমেন্ট পদ্ধতি নিশ্চিত করুন।
- ফিল্টার ও নির্বাচিত সদস্যসংখ্যা যাচাই করার পরেই ব্যাচ নবায়ন ব্যবহার করুন।
- শুধু পরিকল্পনা বদলানোর জন্য সদস্যপদ নবায়ন করবেন না; এর বদলে সদস্যপদ পরিকল্পনা সম্পাদনা করুন বা ব্যাচে বদলান।
- ডেস্কে ভিন্ন নবায়ন মূল্য লিখবেন না; মূল্য সদস্যপদ পরিকল্পনা থেকে আসে।
- একই নবায়ন পেমেন্ট হিসাব ব্যবস্থাপক-এ আবার রেকর্ড করবেন না।
- টেবিল অনুভূমিকভাবে স্ক্রল করা থাকলে ভুল সারি নবায়ন করবেন না; সদস্য আইডি ও নাম দিয়ে নিশ্চিত করুন।
প্রায়শ জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
নবায়ন কি সদস্যের পরিকল্পনা বদলে দেয়?
না। নবায়নে সদস্যের বর্তমান সদস্যপদ পরিকল্পনা ব্যবহৃত হয়। সদস্য অন্য নীতিতে গেলে পরিকল্পনাটি আলাদাভাবে পরিবর্তন করুন।
সদস্যপদের মেয়াদ ইতিমধ্যে শেষ হলে কী হবে?
নবায়ন আজ থেকে শুরু হবে এবং পরিকল্পনার মেয়াদ অনুযায়ী নতুন মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ তৈরি হবে।
সদস্যপদের মেয়াদ এখনও শেষ না হলে কী হবে?
বর্তমান মেয়াদ শেষ হওয়ার পর নবায়ন শুরু হবে, তাই সদস্যের অবশিষ্ট দিন নষ্ট হবে না।
নবায়নের সময় কি পেমেন্ট সংগ্রহ করা যায়?
যায়। বর্তমান পরিকল্পনায় নবায়ন ফি থাকলে এবং আপনার ভূমিকায় পেমেন্ট রেকর্ড করার অনুমতি থাকলে নিশ্চিতকরণ পপআপ থেকেই নবায়নের সময় ফি সংগ্রহ করতে পারবেন। হিসাব ব্যবস্থাপক তৈরি হওয়া ইনভয়েস, পেমেন্ট, লেনদেন ও মুদ্রণযোগ্য নথি সংরক্ষণ করে।