ব্যাচে সদস্য সম্পাদনা

অনেক সদস্য রেকর্ডে একই নিয়ন্ত্রিত পরিবর্তন করতে হলে ব্যাচ সম্পাদনা ব্যবহার করুন। অবস্থা বা সদস্যপদ পরিকল্পনা বদলানো, সদস্যপদ নবায়ন, লাইব্রেরি প্রবেশাধিকার সমন্বয়, প্রোফাইল ছবি হালনাগাদ অথবা শ্রেণি, শাখা, শিক্ষাবর্ষ, ব্যাচ, বিভাগ বা ক্যাটাগরির মতো নির্দিষ্ট ডেটা ফিল্ড হালনাগাদে এটি উপযোগী।

যে স্ক্রিনশটগুলো যোগ করতে হবে

নির্বাচিত সারি, নির্বাচন টুলবার, ব্যাচ সম্পাদনা পপআপ, অপারেশন ড্রপডাউন, ব্যাচ ছবি হালনাগাদ ZIP যাচাই, পূর্বরূপ প্রতিবেদন এবং সম্পন্ন ফলাফলের স্ক্রিনশট যোগ করুন।

ব্যাচ সম্পাদনা কখন দেখা যায়

সদস্য টেবিলে এক বা একাধিক সদস্য নির্বাচন করার পরেই ব্যাচ টুলগুলো দেখা যায়।

1. সদস্য ব্যবস্থাপক > সদস্য খুলুন।
2. তালিকা ছোট করতে অনুসন্ধান ও ফিল্টার ব্যবহার করুন।
3. ব্যাচের দলটি যদি মেয়াদোত্তীর্ণ সদস্যপদ, শিগগির মেয়াদ শেষ হবে, ছবি নেই, ফোন নেই বা সম্প্রতি যোগ করা সদস্যের মতো সাধারণ অনুসরণযোগ্য দল হয়, আগে স্মার্ট তালিকা ব্যবহার করুন।
4. চেকবক্স দিয়ে সারি নির্বাচন করুন।
5. নির্বাচন টুলবারে দেখা যাবে:
   • নির্বাচিত সংখ্যা।
   • ব্যাচ সম্পাদনা।
   • অনুমতি থাকলে মুছুন।
   • সাফ করুন।
   • আরও ফিল্টার করা রেকর্ড থাকলে ফিল্টার করা সব ফলাফল নির্বাচন করুন।

অ্যাকশনটি অনুমতিনির্ভর। ব্যাচ হালনাগাদের অনুমতি না থাকা কর্মীরা ব্যাচ সম্পাদনা অ্যাকশন দেখবেন না।

ফিল্টারটি সঠিক কি না পুরোপুরি নিশ্চিত না হলে ফিল্টার করা সব ফলাফল নির্বাচনের আগে সারির অ্যাকশন মেনু বা ডেস্কটপের ডান-ক্লিক প্রসঙ্গ মেনু থেকে সদস্য 360 খুলে নমুনা সদস্য যাচাই করুন। ছবি হালনাগাদ, নবায়ন, পদোন্নতি বা বড় ফিল্ড পরিবর্তনের আগে এটি বিশেষভাবে সহায়ক।

ব্যাচ সম্পাদনার অপারেশন

ভূমিকায় অনুমতি থাকলে বর্তমান ব্যাচ কার্যপ্রবাহে নিচের অপারেশনগুলো করা যায়:

অপারেশন	যে কাজে ব্যবহার করবেন
অবস্থা পরিবর্তন	নির্বাচিত সদস্যদের সক্রিয়, নিষ্ক্রিয় বা অবরুদ্ধ করুন।
সদস্যপদ নবায়ন	প্রত্যেক সদস্যের বর্তমান পরিকল্পনার মেয়াদ দিয়ে নির্বাচিত সদস্যদের মেয়াদ বাড়ান।
সদস্যপদ পরিকল্পনা পরিবর্তন	নির্বাচিত সদস্যদের অন্য সদস্যপদ পরিকল্পনায় নিন।
সদস্যের ধরন পরিবর্তন	রেকর্ডগুলো সত্যিই অন্য সদস্যের ধরনের হলে সেখানে নিন।
লাইব্রেরি প্রবেশাধিকার প্রতিস্থাপন	নির্বাচিত সদস্যদের প্রবেশাধিকার ঠিক নির্বাচিত লাইব্রেরিগুলোতেই নির্ধারণ করুন।
লাইব্রেরি প্রবেশাধিকার যোগ	বর্তমান প্রবেশাধিকার না সরিয়ে লাইব্রেরি যোগ করুন।
লাইব্রেরি প্রবেশাধিকার সরানো	বর্তমান প্রবেশাধিকার থেকে নির্বাচিত লাইব্রেরি সরান।
ডেটা ফিল্ড হালনাগাদ	শ্রেণি/গ্রেড, শাখা, বিভাগ, শিক্ষাবর্ষ বা ব্যাচের মতো কনফিগার করা একটি সদস্য ফিল্ড হালনাগাদ করুন।
ব্যাচে ছবি হালনাগাদ	ছবির ফাইলনাম সদস্য আইডির সঙ্গে মিলিয়ে ZIP থেকে প্রোফাইল ছবি প্রতিস্থাপন করুন।
শিক্ষাগত দল পদোন্নতি	শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানের জন্য উপলভ্য। সদস্য পদোন্নতি দেখুন।

প্রয়োজনীয় শিক্ষাগত ফিল্ড থাকা শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানেই কেবল অপারেশন তালিকার ওপরে পদোন্নতি দেখা যায়। সরকারি, কর্পোরেট ও ব্যক্তিগত লাইব্রেরিতে সাধারণত এর প্রয়োজন নেই, তাই উপযোগী না হলে ui-তে বিকল্পটি দেখানো হয় না।

প্রয়োগের আগে পূর্বরূপ

ব্যাচ সম্পাদনায় একটি পূর্বরূপ ধাপ থাকে।

পূর্বরূপের পর Cloud setup-এ বড় ব্যাচ সম্পাদনা দৃশ্যমান অগ্রগতিসহ চলতে থাকে। কাজ চলাকালে Libcodesk প্রক্রিয়াকৃত, সফল, ব্যর্থ, এড়িয়ে যাওয়া ও অবশিষ্ট সংখ্যা দেখায়। Libcodesk WebApp ও Standalone app Cloud setup—দুটিতেই একই অগ্রগতির আচরণ থাকে।

1. অপারেশন নির্বাচন করুন।
2. নতুন মান লিখুন।
3. পূর্বরূপ ক্লিক করুন।
4. প্রভাবিত সারিগুলো দেখুন।
5. পূর্বরূপ নিশ্চিত হওয়ার পরেই পরিবর্তন প্রয়োগ করুন ক্লিক করুন।

পূর্বরূপ ওই অপারেশনের জন্য নির্বাচিত সদস্যদের স্থির করে দেয়। পরে ফিল্টার বা দৃশ্যমান টেবিলের সারি বদলালেও এতে অনিচ্ছাকৃত হালনাগাদ প্রতিরোধ হয়।

ব্যাচে ছবি হালনাগাদ

বিদ্যমান সদস্যদের নতুন প্রোফাইল ছবি দরকার হলে ব্যাচে ছবি হালনাগাদ নির্বাচন করুন।

ছবি ছাড়া সদস্য আমদানির পর, পুরোনো পরিচয়পত্রের ছবি প্রতিস্থাপন, ভুলভাবে নির্ধারিত ছবি ঠিক করা অথবা নির্বাচিত শ্রেণি, ব্যাচ, বিভাগ বা সদস্যদলের ছবি হালনাগাদে এটি উপযোগী। অন্যান্য ব্যাচ সম্পাদনার মতো একই সদস্য নির্বাচন টুলবার থেকে এটি চলে, তাই কর্মীরা আগে ফিল্টার করে শুধু উদ্দেশ্যকৃত সদস্যদের হালনাগাদ করতে পারেন।

ছবির ZIP প্রস্তুত করুন

ব্যাচ সম্পাদনা খোলার আগে যে ছবিগুলো প্রতিস্থাপন করতে চান সেগুলো দিয়ে একটি ZIP ফাইল তৈরি করুন।

• JPG, JPEG, PNG বা WEBP ছবি ব্যবহার করুন।
• প্রতিটি ছবির নাম সদস্যের সদস্য আইডি অনুযায়ী দিন। যেমন, 10025.jpg বা 10025.webp ফাইলটি 10025 সদস্য আইডির সদস্যের সঙ্গে মিলে যাবে।
• ZIP-এর ভেতরে প্রতিটি ফাইলনাম অনন্য রাখুন।
• অসমর্থিত ফাইল, নকল কপি, ভেতরে আরেকটি ZIP এবং নষ্ট ছবি এড়িয়ে চলুন।
• অনেক বড় ছবির সেট হলে ছোট ছোট ZIP ব্যাচ ব্যবহার করুন। সম্ভব হলে প্রতিটি ZIP প্রায় 2 GB-এর নিচে রাখলে ব্রাউজার, ডিভাইস বা নেটওয়ার্কে বাধার ঝুঁকি কমে এবং আবার চেষ্টা করা সহজ হয়।

একটি ZIP-এ সব সদস্যকে রাখতে হবে না। একবারে একটি শ্রেণি, বিভাগ, সদস্যপদের ধরন বা ফিল্টার করা দলের মতো কেন্দ্রিত ব্যাচে ছবি হালনাগাদ করা নিরাপদ।

ব্যাচ সম্পাদনা থেকে ছবি হালনাগাদ

1. যে সদস্যদের হালনাগাদ করতে চান তাঁদের ফিল্টার ও নির্বাচন করুন।
2. ব্যাচ সম্পাদনা ক্লিক করুন।
3. ব্যাচে ছবি হালনাগাদ নির্বাচন করুন।
4. সদস্যদের ছবি থাকা ZIP ফাইল বেছে নিন।
5. যাচাই সারাংশ ও বিস্তারিত ছবির তালিকা দেখুন।
6. প্রস্তুত সংখ্যা প্রত্যাশামতো হলেই কেবল এগিয়ে যান।
7. হালনাগাদ প্রয়োগ করুন এবং ফলাফলের প্রতিবেদন আসা পর্যন্ত অগ্রগতি দেখুন।

যাচাই সারাংশ পর্যালোচনা

ZIP বেছে নেওয়ার পর কোনো সদস্যের ছবি প্রতিস্থাপনের আগেই Libcodesk ছবিগুলো যাচাই করে। নিচের সংখ্যাগুলো সতর্কভাবে দেখুন:

সংখ্যা	অর্থ
ছবি	ZIP-এ পাওয়া মোট ছবির ফাইল।
প্রস্তুত	বৈধ এবং নির্বাচিত সদস্যের সঙ্গে মিলে যাওয়া ছবি।
মিলে গেছে	যে ছবির ফাইলনাম নির্বাচিত সদস্যের সদস্য আইডির সঙ্গে মেলে।
মেলেনি	নির্বাচিত সদস্যদের সঙ্গে না মেলা ছবি।
অবৈধ	প্রক্রিয়া করা যায় না এমন ছবি।
নকল	প্রয়োগের আগে ঠিক করতে হবে এমন পুনরাবৃত্ত ফাইলনাম।
নির্বাচিত সদস্য	বর্তমান ব্যাচ নির্বাচনে থাকা সদস্য।

বিস্তারিত তালিকায় প্রতিটি ফাইলনাম, পাওয়া গেলে মিলে যাওয়া সদস্য এবং বর্তমান অবস্থা দেখা যায়। বানান ভুল, ভুল সদস্য আইডি, নকল ফাইলনাম বা বর্তমান নির্বাচনের বাইরের সদস্যের ছবি ধরতে তালিকাটি ব্যবহার করুন।

সাধারণ যাচাই সমস্যা

• অসমর্থিত ছবির বিন্যাস
• নকল ফাইলনাম
• অবৈধ বা নষ্ট ছবি
• নির্বাচিত কোনো সদস্যের সঙ্গে না মেলা ছবি
• অতিরিক্ত বড় ফাইল
• অনিরাপদ ফাইলনাম

শুধু প্রস্তুত ও মিলে যাওয়া ছবি প্রক্রিয়া করা হয়। মেলেনি, নকল, অবৈধ বা অনিরাপদ ফাইল এড়িয়ে যাওয়া হয়, ফলে বৈধ সদস্যদের হালনাগাদ করা সম্ভব থাকে।

প্রয়োগ ও ফলাফল পর্যালোচনা

প্রস্তুত সংখ্যা সঠিক মনে হলে প্রয়োগ/হালনাগাদ বোতাম ক্লিক করুন। অগ্রগতি শেষ না হওয়া পর্যন্ত স্ক্রিনটি খোলা রাখুন। চূড়ান্ত ফলে কতটি ছবি প্রতিস্থাপিত, ব্যর্থ বা এড়িয়ে যাওয়া হয়েছে তা দেখা যায়।

কিছু ছবি ব্যর্থ হলে:

1. ফলাফল প্রতিবেদন ডাউনলোড করুন বা দেখুন।
2. শুধু ব্যর্থ বা না-মেলা ছবির ফাইল ঠিক করুন।
3. একটি ছোট সংশোধিত ZIP তৈরি করুন।
4. একই সদস্য বা প্রভাবিত ফিল্টার করা দল নির্বাচন করুন।
5. আবার ব্যাচে ছবি হালনাগাদ চালান।

কোনো ছবি এড়িয়ে যাওয়া বা ব্যর্থ হলেও বিদ্যমান সদস্য রেকর্ড অক্ষত থাকে, তাই কর্মীরা অন্য ব্যাচে নিরাপদে ছবির সমস্যা ঠিক করতে পারেন।

নিরাপদ ফিল্ড হালনাগাদ

কার্যপ্রবাহে নির্বাচিত ফিল্ড সাফ করার স্পষ্ট সমর্থন না থাকলে ফাঁকা মান নীরবে ডেটা মুছে দেয় না। কর্মী কোনো মান লিখতে ভুলে গেলে এতে ডেটা হারানো এড়ানো যায়।

সদস্যের ধরনের নিয়মে নিয়ন্ত্রিত ফিল্ডে Libcodesk সংরক্ষণের আগে আবশ্যিক ফিল্ড, অনুমোদিত বিকল্প মান, অনন্য ফিল্ড ও ডেটার ধরন যাচাই করে।

ব্যাচে নবায়ন

নির্বাচিত সদস্যদের বর্তমান পরিকল্পনা ব্যবহার করে নবায়ন করতে হলে সদস্যপদ নবায়ন নির্বাচন করুন। প্রত্যেক সদস্যের হিসাব আলাদাভাবে হয়, তাই ভিন্ন পরিকল্পনায় ভিন্ন মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ হতে পারে।

ব্যাচ নবায়নে পূর্বরূপ বিশেষ গুরুত্বপূর্ণ, কারণ নির্বাচিত সদস্যদের পরিকল্পনা, বর্তমান মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ ও নবায়নের ফল ভিন্ন হতে পারে।

নিরীক্ষা ও ফলাফল প্রতিবেদন

ব্যাচ অপারেশন প্রয়োগের পর Libcodesk রেকর্ড করে:

• অপারেশনের ধরন।
• নির্বাচিত সদস্যদের স্ন্যাপশট।
• পুরোনো মান।
• নতুন মান।
• সদস্যপ্রতি সফল, ব্যর্থ বা এড়িয়ে যাওয়ার ফলাফল।
• পাওয়া গেলে কার্যসম্পাদনকারী ও সময়চিহ্ন।

পৃষ্ঠায় সংরক্ষিত, ব্যর্থ ও এড়িয়ে যাওয়া সংখ্যাসহ সম্পন্ন হওয়ার সারাংশ দেখা যায়।

যা করবেন এবং করবেন না

যা করবেন

• সদস্য নির্বাচনের আগে ফিল্টার করুন।
• উদ্দেশ্যকৃত দলের সঙ্গে মিললে স্মার্ট তালিকা ব্যবহার করুন।
• বড় ব্যাচ সম্পাদনার আগে দ্রুত নমুনা যাচাইয়ের জন্য সদস্য 360 খুলুন।
• প্রতিবার পূর্বরূপ ব্যবহার করুন।
• নতুন অপারেশন ব্যবহারের সময় ছোট নির্বাচিত দল দিয়ে শুরু করুন।
• ব্যাচে ছবি হালনাগাদের জন্য সদস্য আইডি অনুযায়ী ছবির সঠিক নাম দিন এবং প্রয়োগের আগে প্রস্তুত সংখ্যা দেখুন।
• অনেক বড় ছবির সংগ্রহে ছোট ZIP ব্যাচ ব্যবহার করুন।
• অপারেশনের পর ব্যর্থ বা এড়িয়ে যাওয়া ফলাফল দেখুন।

যা করবেন না

• ফিল্টার সঠিক না হলে ফিল্টার করা সব ফলাফল নির্বাচন করবেন না।
• লক্ষ্য সদস্যের ধরনের আবশ্যিক ফিল্ড সামঞ্জস্যপূর্ণ না হলে সদস্যের ধরন বদলাবেন না।
• কার্যপ্রবাহে কোনো ফিল্ড সাফ হবে বলে স্পষ্টভাবে না বললে ডেটা মুছতে ব্যাচ সম্পাদনা ব্যবহার করবেন না।
• অনেক ছবি না মিললে বা নকল হলে ব্যাচে ছবি হালনাগাদ প্রয়োগ করবেন না; ZIP ঠিক করে আবার যাচাই করুন।
• শুধু ফিল্টার করা দল হালনাগাদ করলে ZIP-এ সম্পর্কহীন সদস্যদের ছবি রাখবেন না।

প্রায়শ জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

ফিল্টার করা সব সদস্যকে কি ব্যাচে সম্পাদনা করা যায়?

হ্যাঁ, তবে এটি আলাদা ও ইচ্ছাকৃত অ্যাকশন। শুধু ফিল্টার সক্রিয় থাকলেই Libcodesk স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রতিটি ফিল্টার করা ফলাফল নির্বাচন করে না।

ব্যাচ সম্পাদনার সময় একজন সদস্য ব্যর্থ হলে কী হয়?

কাজটি সফল, ব্যর্থ ও এড়িয়ে যাওয়া সারি জানায়। অন্য বৈধ সারিগুলো তবুও প্রক্রিয়া করা যায়।

ভিন্ন পরিকল্পনার সদস্যদের কি ব্যাচে নবায়ন করা যায়?

হ্যাঁ। নবায়নে প্রত্যেক সদস্যের বর্তমান সদস্যপদ পরিকল্পনা ব্যবহার হয়, তাই সদস্যপ্রতি মেয়াদ হিসাব করা হয়।

সদস্যদের ছবি কি একসঙ্গে হালনাগাদ করা যায়?

হ্যাঁ। সদস্য নির্বাচন করুন, ব্যাচ সম্পাদনা খুলুন, ব্যাচে ছবি হালনাগাদ বেছে নিন, একটি ZIP আপলোড করুন, যাচাই ফলাফল দেখুন এবং শুধু প্রস্তুত ও মিলে যাওয়া ছবি প্রয়োগ করুন। Libcodesk যেন সঠিকভাবে ছবি মেলাতে পারে, তাই প্রতিটি ছবির নাম সদস্য আইডি দিয়ে দিন।

নির্বাচিত সদস্যদের মধ্যে কেবল কয়েকজনের ছবি আপলোড করা যাবে?

হ্যাঁ। ZIP-এ নির্বাচিত দলের শুধু কিছু সদস্যের ছবি থাকতে পারে। Libcodesk প্রস্তুত ও মিলে যাওয়া ছবি প্রক্রিয়া করে এবং অনুপস্থিত, না-মেলা, এড়িয়ে যাওয়া বা ব্যর্থ ফাইল জানায়।

ছবির ZIP খুব বড় হলে কী করব?

সম্ভব হলে ছোট ZIP ব্যাচ ব্যবহার করুন। বড় ছবির সংগ্রহে প্রতিটি ZIP প্রায় 2 GB-এর নিচে রাখলে বাধার ঝুঁকি কমে এবং ফাইলে সমস্যা পেলে আবার চেষ্টা করা সহজ হয়।

Local setup-এ কি ব্যাচ সম্পাদনা পাওয়া যায়?

হ্যাঁ। অনুমতি থাকলে Standalone app-এর Local setup এবং Cloud setup—দুটিতেই একই সদস্য ব্যাচ কার্যপ্রবাহ সমর্থিত।