সংগ্রহ রিপোর্ট
সংগ্রহ রিপোর্টে লাইব্রেরির সংগ্রহ, কপির অবস্থান, নথিভুক্ত ইস্যু ইতিহাস এবং সংগ্রহের ব্যয় দেখা যায়। দৈনন্দিন ধার কার্যক্রমের জন্য সার্কুলেশন রিপোর্ট, সদস্যের কার্যক্রমের জন্য সদস্য রিপোর্ট এবং প্রাপ্ত বা পরিশোধিত অর্থের জন্য অ্যাকাউন্টস রিপোর্ট ব্যবহার করুন।
প্রতিবেদনসমূহ হলো সংগ্রহ ব্যবস্থাপক-এর শেষ সাবমেনু, যাতে কার্যকরী সেটআপ ও দৈনন্দিন কাজের পৃষ্ঠাগুলো এর ওপরে থাকে।
শুরু করার আগে
- সঠিক সক্রিয় লাইব্রেরি নির্বাচন করুন, অথবা আপনার ভূমিকা অনুমতি দিলে সব অনুমোদিত লাইব্রেরি বেছে নিন।
- ক্যাটালগ, কপি, অধিগ্রহণ, সাময়িকী এবং ইনভেন্টরি রেকর্ড হালনাগাদ আছে কি না নিশ্চিত করুন।
- প্রতিবেদনসমূহ দেখা না গেলে বা কোনো লাইব্রেরি অনুপস্থিত থাকলে আপনার প্রতিষ্ঠান প্রশাসক-কে বলুন।
Cloud setup ও Local setup আলাদা ডেটা রাখে। একটি রিপোর্ট সবসময় বর্তমান সেটআপ এবং আপনার অ্যাকাউন্ট যে লাইব্রেরিগুলোতে প্রবেশ করতে পারে সেগুলোর ডেটা ব্যবহার করে।
একটি রিপোর্ট খুঁজুন
সংক্ষিপ্ত ল্যান্ডিং পৃষ্ঠায় রিপোর্ট নির্বাচন এক জায়গায় থাকে। অনুসন্ধান প্রতিবেদনসমূহ ব্যবহার করুন, তারপর দেখুন ও শ্রেণি নির্বাচক দিয়ে তালিকা সীমিত করুন। প্রয়োজনীয় রিপোর্ট সরাসরি খুলতে নির্বাচন প্রতিবেদন থেকে সেটি বেছে নিন। দেখুন-এ সব প্রতিবেদনসমূহ, প্রিয়, সম্প্রতি ব্যবহৃত ও জনপ্রিয় প্রতিবেদনসমূহ আছে। সংগ্রহ ব্যবস্থাপক-এ ফিরতে পেছনের বোতাম ব্যবহার করুন।
প্রচলিত বিকল্পের মধ্যে সংগ্রহ সারাংশ, সংগ্রহ দ্বারা উপকরণ ধরন, কপি দ্বারা অবস্থান, অধিগ্রহণ খরচ সারাংশ, অনুপস্থিত সমস্যা ও জায় ভিন্নতা আছে। কোনো রিপোর্ট খুলে তার তারা নির্বাচন করলে সেটি প্রিয়-এ থাকবে। সংরক্ষিত কনফিগারেশনগুলো আলাদা স্ক্রিনের জায়গা না নিয়ে একটি সংরক্ষিত প্রতিবেদনসমূহ নির্বাচকে দেখা যায়।
তৈরি ও কাস্টমাইজ করুন
- একটি রিপোর্ট খুলুন।
- রিপোর্টে তারিখ ব্যবহৃত হলে একটি লাইব্রেরি এবং অর্থপূর্ণ তারিখ পূর্বনির্ধারিত বেছে নিন।
- তৈরি প্রতিবেদন নির্বাচন করুন।
- শুধু আলাদা কলাম, দলবদ্ধকরণ বা সর্বোচ্চ তিন স্তরের সাজানো দরকার হলেই কাস্টমাইজ প্রতিবেদন ব্যবহার করুন।
- সরান নিয়ন্ত্রণ দিয়ে নির্বাচিত কলাম-এর ক্রম পরিবর্তন করুন। একই ক্রম পর্দা ও রপ্তানি-এ ব্যবহৃত হয়।
- কলাম-গুলোকে ব্যক্তিগত পূর্বনির্ধারিত করতে নির্ধারণ হিসাবে পছন্দের, অথবা প্রতিবেদন পূর্বনির্ধারিত ফিরিয়ে আনতে পুনঃস্থাপন কলামসমূহ ব্যবহার করুন।
- বর্তমান তথ্য দিয়ে পরে একই setup আবার চালাতে চাইলে নাম লিখে সংরক্ষণ কনফিগারেশন নির্বাচন করুন।
সমর্থিত হলে দলবদ্ধকরণ উপযোগী গণনা ও উপমোট দেখায়। নির্বাচিত সময়কে আগের সময়ের সঙ্গে তুলনা করা অর্থপূর্ণ এমন প্রতিবেদন-এই তুলনা বিকল্প দেখা যায়।
ফলাফল পড়ুন
kpi কার্ড ও রেখাচিত্র ছাঁকনি করা ফলাফলের সারাংশ দেয়। বিস্তারিত সারণি-ই রেকর্ড-এর প্রামাণ্য তালিকা এবং রেখাচিত্র উপযোগী না হলেও এটি উপলভ্য থাকে। সম্পূর্ণ সংগ্রহ পর্দা-এর স্মৃতি-তে তোলার বদলে অনুসন্ধান ও পৃষ্ঠাবিভাজন প্রতিবেদন তথ্য উৎস-এ প্রক্রিয়াকৃত হয়।
কোনো সারি না মিললে মুছুন ছাঁকনিসমূহ নির্বাচন করুন। তৈরি ব্যর্থ হলে আবার চেষ্টা নির্বাচন করুন; Libcodesk নিরাপদ বার্তা দেখায় এবং ডায়গনিস্টিক লগিং চালু থাকলে প্রযুক্তিগত ত্রুটি কার্যবিবরণী-এ সংরক্ষিত থাকে।
প্রিভিউ ও রপ্তানি
রপ্তানি নির্বাচন করে Excel, PDF বা Word বেছে নিন। সারাংশ, রেখাচিত্র, বিস্তারিত সারণি, প্রয়োগ করা ছাঁকনিসমূহ এবং তৈরি-দ্বারা বিস্তারিত অন্তর্ভুক্ত বা বাদ দিতে পারবেন। PDF-এ কাগজ আকার ও অভিমুখ-ও বেছে নেওয়া যায়।
নির্বাচিত অংশ অনুযায়ী Excel প্রতিবেদন-কে সারাংশ, রেখাচিত্র তথ্য ও বিস্তারিত তথ্য পাতা-এ ভাগ করে। Word একই বিষয়বস্তু ছবিতে রূপান্তর না করে সম্পাদনাযোগ্য, ধারাবাহিক সারণি-এ রাখে।
সবসময় আগে পূর্বরূপ রপ্তানি নির্বাচন করুন। পূর্বরূপ-তে বর্তমান ছাঁকনি, কলাম, দলবদ্ধকরণ, সাজানো, সারাংশ ও রেখাচিত্র প্রতিফলিত হয়। পূর্বরূপ-তে শুধু প্রথম 50টি বিস্তারিত সারি দেখা যেতে পারে; রপ্তানি ফাইল-এ অনুমোদিত রপ্তানি সীমা-এর মধ্যে মিলে যাওয়া সব সারি থাকে।
করণীয় ও বর্জনীয়
- ভৌত সামগ্রী-এর ব্যতিক্রম-এর জন্য অনুলিপি বা জায় প্রতিবেদন ব্যবহার করুন।
- একই পরিচালনাগত প্রতিবেদন নিয়মিত ব্যবহার করলে একটি কনফিগারেশন সংরক্ষণ করুন।
- ইস্যু-ফেরত কার্যকলাপ বা প্রাপ্ত অর্থ মাপতে সংগ্রহ প্রতিবেদনসমূহ ব্যবহার করবেন না।
- “সব গ্রন্থাগারসমূহ” নির্বাচন প্রবেশাধিকার এড়িয়ে যায় ধরে নেবেন না; এতে শুধু আপনার অ্যাকাউন্ট-এর অনুমোদিত গ্রন্থাগার-গুলো অন্তর্ভুক্ত হয়।
সাধারণ প্রশ্ন
কোনো প্রতিবেদন বা ছাঁকনি কেন উপলভ্য নয়?
প্রতিটি প্রতিবেদন তার তথ্য-র জন্য অর্থপূর্ণ বিকল্প-গুলোই দেখায়। আপনার ভূমিকা ও গ্রন্থাগার প্রবেশাধিকার-ও উপলভ্য বিকল্প কমাতে পারে।
সংরক্ষিত প্রতিবেদন কি পুরোনো তথ্য সংরক্ষণ করে?
না। এটি ছাঁকনি, কলাম, দলবদ্ধকরণ ও সাজানো সংরক্ষণ করে। পরে খুললে বর্তমান তথ্য-র ওপর প্রতিবেদন-টি চালানো হয়।
শিরোনাম নিবন্ধন ও কপির বিস্তারিত
শিরোনাম নিবন্ধন ব্যবহার করে প্রতিটি শিরোনামের সংগ্রহ-অবস্থা দেখুন। নাম এক হলেও আলাদা শিরোনাম ও সংস্করণ আলাদা থাকে; অনুমোদিত লাইব্রেরিগুলোর একই শিরোনামের কপি একত্রে গণনা হয়। কপিভিত্তিক ফিল্টার না দিলে কপি নেই এমন শিরোনামও দেখা যায়।
- কালেকশন রিপোর্ট > শিরোনাম নিবন্ধন খুলে একটি লাইব্রেরি বা সব অনুমোদিত লাইব্রেরি বেছে নিন।
- প্রয়োজনে উপকরণের ধরন, কপির অবস্থা বা তারিখ দিয়ে রিপোর্ট তৈরি করুন। তারিখ কপি সংগ্রহের সময় বোঝায়। কপিভিত্তিক ফিল্টার দিলে মিলে যাওয়া কপি নেই এমন শিরোনাম বাদ যায়।
- মোট কপি, উপলভ্য, ইস্যুকৃত, অনুপলভ্য, হারানো, ক্ষতিগ্রস্ত এবং ইনভেন্টরিতে অনুপস্থিত সংখ্যা দেখুন। উপলভ্য ছাড়া সব অবস্থা অনুপলভ্যের অন্তর্ভুক্ত, ইস্যুকৃত কপিও; তাই অন্য অবস্থার সংখ্যার সঙ্গে এটি যোগ করবেন না।
- অ্যাকসেশন নম্বর নেই এবং শেলফ লোকেশন নেই—এই দুটি সংখ্যা আলাদাভাবে দেখুন। এগুলো নথিভুক্ত কপির খালি মান গণনা করে; একই কপি দুটিতেই এবং যেকোনো অবস্থায় থাকতে পারে। অ্যাকসেশন নম্বরের ধারায় ফাঁক থাকলেই অনুপস্থিত কপি তৈরি হয় না।
- শিরোনামে ক্লিক করুন বা কীবোর্ড দিয়ে সক্রিয় করুন। শিরোনাম অনুযায়ী কপি সেই শিরোনাম এবং একই লাইব্রেরি, তারিখ ও কপির অবস্থা নিয়ে খুলবে। সব মিলে যাওয়া কপি দেখতে শিরোনাম ফিল্টার মুছুন।
- কপির অ্যাকসেশন, লাইব্রেরি, শেলফ, অবস্থা, সংস্করণ, সংগ্রহের তারিখ, সরবরাহকারী ও নথিভুক্ত মূল্য দেখুন। অবস্থার রিপোর্টের তারিখ ও দায়ী সদস্য নথিভুক্ত থাকলে দেখা যাবে। শুধু হারানো বা ক্ষতিগ্রস্ত কপির জন্য সংশ্লিষ্ট রিপোর্ট ব্যবহার করুন।
- উপলভ্যতা, ধার দেওয়া বা সংগ্রহের তথ্য অনুযায়ী কলাম সাজিয়ে Excel, PDF বা Word-এ রপ্তানি করুন। রপ্তানির সীমার মধ্যে সব মিলে যাওয়া সারি অন্তর্ভুক্ত হয়, শুধু বর্তমান পৃষ্ঠা নয়।
ধার দেওয়ার মোট তথ্য: মোট ইস্যু ও শেষ ইস্যুর তারিখ নির্বাচিত লাইব্রেরি এবং উপকরণের ধরনের নথিভুক্ত ইস্যু ইতিহাস দেখায়। সংরক্ষণ বা নবায়ন নতুন ইস্যু হিসেবে গণনা হয় না। কপি সংগ্রহের তারিখ বা বর্তমান অবস্থার ফিল্টার এই ইতিহাসকে সীমাবদ্ধ করে না। ইস্যুকৃত সংখ্যা মিলে যাওয়া কপির বর্তমান অবস্থা বোঝায়। সংগ্রহমূল্য শুধু নথিভুক্ত মূল্য যোগ করে; মূল্য না থাকলে শূন্য ধরা হয়, অনুমান করা হয় না।
একই নামের দুটি সারি কেন? এগুলো আলাদা শিরোনাম, সংস্করণ বা প্রকাশনা হতে পারে। পরিবর্তনের আগে লেখক, প্রকাশক ও সংস্করণ যাচাই করুন। কোনো তথ্য খালি থাকলে মূল সংগ্রহ বা অবস্থা-রিপোর্ট দেখুন; রিপোর্ট তথ্য বানিয়ে দেয় না। ফল না পেলে তারিখ বা অবস্থার ফিল্টার সরিয়ে আবার তৈরি করুন।
বিভাগ অনুযায়ী কালেকশন সারাংশ
লাইব্রেরিতে শিরোনাম যোগ বা সম্পাদনার সময় ঐচ্ছিক বিভাগ লিখুন। রিপোর্ট সেই বিভাগ এবং প্রথম বিষয়কে প্রধান বিষয় হিসেবে ব্যবহার করে; শেলফ বা সদস্যের বিভাগ থেকে অনুমান করে না। খালি মান অনির্ধারিত হিসেবে দেখা যায়।
- বিভাগ অনুযায়ী কালেকশন সারাংশ খুলে একটি বা সব অনুমোদিত লাইব্রেরি বেছে নিন।
- প্রয়োজনে বিভাগ, উপকরণের ধরন, কপির অবস্থা বা সংগ্রহের তারিখ দিয়ে রিপোর্ট তৈরি করুন।
- প্রতিটি বিভাগ ও বিষয়ের সারিতে শিরোনাম সেই দলের স্বতন্ত্র শিরোনাম, ভলিউম নথিভুক্ত কপি এবং সংগ্রহমূল্য নথিভুক্ত খরচ বোঝায়। মূল্য না থাকলে শূন্য যোগ হয়।
- মোট সারিতে অন্য পৃষ্ঠাসহ সব মিলে যাওয়া দলের যোগফল থাকে। একই শিরোনাম ভিন্ন লাইব্রেরিতে ভিন্ন বিভাগ বা বিষয়ে থাকলে প্রতিটি দলে একবার গণনা হয়। তাই শিরোনামের মোট সংখ্যা শিরোনাম নিবন্ধনের স্বতন্ত্র সংখ্যার চেয়ে বেশি হতে পারে।
- বিষয় সক্রিয় করলে সেই বিভাগ ও বিষয়ের শিরোনাম নিবন্ধন খুলবে; সেখান থেকে শিরোনাম সক্রিয় করে কপি দেখুন। লাইব্রেরি, বিভাগ, বিষয়, তারিখ ও অবস্থার ফিল্টার সঙ্গে থাকে।
- একই দল, মোট ও ফিল্টারসহ Excel, PDF বা Word রপ্তানি করুন। চওড়া টেবিলে শুরুতে A3 ল্যান্ডস্কেপ নির্বাচিত থাকে; ছোট ছাপার জন্য কম কলাম বেছে নিন।
বিভাগ না দেখালে সংশ্লিষ্ট লাইব্রেরির শিরোনামে বিভাগ যাচাই করে আবার রিপোর্ট তৈরি করুন। খালি বিভাগ সম্পাদনা না করা পর্যন্ত অনির্ধারিত থাকে। বিষয়ভিত্তিক শিরোনামের যোগফলকে সব বিভাগের স্বতন্ত্র শিরোনামের সংখ্যা ভাববেন না।
তাকভিত্তিক বণ্টন
Collection by Location প্রতিটি তাক ও আইটেমসংখ্যা আলাদা দেখায়; এই চার্টে Other দিয়ে তাক একত্র করা হয় না। চার্টের নিচের পৃষ্ঠা নিয়ন্ত্রণ দিয়ে সব তাক দেখুন বা প্রতি পৃষ্ঠার সারিসংখ্যা বদলান। চার্ট ও কপির তালিকার পৃষ্ঠা নিয়ন্ত্রণ আলাদা। সব পৃষ্ঠার সংখ্যা যোগ করলে ফিল্টার করা মোটের সঙ্গে মিলবে। ফাঁকা অবস্থান Unknown গ্রুপে থাকে। প্রিভিউ প্রথম ৫০টি গ্রুপ দেখায়; আসল রপ্তানিতে দৃশ্যমান পৃষ্ঠা নির্বিশেষে সব মিলে যাওয়া গ্রুপ থাকে।