مجموعے کی رپورٹس
مجموعے کی رپورٹس میں لائبریری کا ذخیرہ، کاپیوں کے مقامات، درج شدہ اجرا کی تاریخ اور حصول کی لاگت دکھائی جاتی ہے۔ روزمرہ اجرا کے لیے سرکولیشن رپورٹس، اراکین کی سرگرمی کے لیے ممبر رپورٹس اور وصول یا ادا کی گئی رقم کے لیے اکاؤنٹس رپورٹس استعمال کریں۔
رپورٹس، مجموعہ منتظم کا آخری ذیلی مینو ہے تاکہ عملی ترتیب اور روزمرہ کام کے صفحات اس کے اوپر رہیں۔
شروع کرنے سے پہلے
- درست فعال لائبریری منتخب کریں، یا اگر آپ کا کردار اجازت دیتا ہے تو تمام مجاز لائبریریاں منتخب کریں۔
- تصدیق کریں کہ کیٹلاگ، کاپی، حصول، رسالہ اور انوینٹری ریکارڈ تازہ ہیں۔
- اگر رپورٹس نظر نہ آئے یا کوئی لائبریری غائب ہو تو اپنے ادارہ منتظم سے کہیں۔
Cloud setup اور Local setup الگ ڈیٹا رکھتے ہیں۔ رپورٹ ہمیشہ موجودہ سیٹ اپ اور ان لائبریریوں کا ڈیٹا استعمال کرتی ہے جن تک آپ کے اکاؤنٹ کو رسائی حاصل ہے۔
رپورٹ تلاش کریں
مختصر لینڈنگ صفحہ رپورٹ کا انتخاب ایک جگہ رکھتا ہے۔ تلاش رپورٹس استعمال کریں، پھر دیکھیں اور زمرہ انتخاب سے فہرست محدود کریں۔ مطلوبہ رپورٹ براہ راست کھولنے کے لیے منتخب کریں رپورٹ سے اسے منتخب کریں۔ دیکھیں میں تمام رپورٹس، پسندیدہ، حال ہی میں استعمال کیا جاتا ہے اور مقبول رپورٹس شامل ہیں۔ مجموعہ منتظم پر واپس جانے کے لیے واپسی کا بٹن استعمال کریں۔
عام اختیارات میں مجموعہ خلاصہ، مجموعہ کے ذریعے مواد قسم، نقول کے ذریعے مقام، حصول لاگت خلاصہ، غائب اجرا اور انوینٹری تغیر شامل ہیں۔ رپورٹ کھول کر اس کا ستارہ منتخب کریں تاکہ وہ پسندیدہ میں رہے۔ محفوظ شدہ ترتیبات علیحدہ اسکرین کی جگہ لینے کے بجائے ایک محفوظ رپورٹس انتخاب میں دکھائی دیتی ہیں۔
بنائیں اور حسب ضرورت ترتیب دیں
- رپورٹ کھولیں۔
- اگر رپورٹ تاریخیں استعمال کرتی ہے تو لائبریری اور بامعنی تاریخ پیش سیٹ منتخب کریں۔
- تیار کریں رپورٹ منتخب کریں۔
- اپنی مرضی کے مطابق بنائیں رپورٹ صرف اس وقت استعمال کریں جب مختلف کالمز، گروپ بندی یا زیادہ سے زیادہ تین چھانٹیں سطح درکار ہوں۔
- منتقل کنٹرولز کے ذریعے منتخب کالمز کی ترتیب بدلیں۔ یہی ترتیب اسکرین اور برآمدات میں استعمال ہوتی ہے۔
- ان کالمز کو ذاتی طے شدہ بنانے کے لیے مقرر کریں کے طور پر ترجیح دی یا رپورٹ طے شدہ بحال کرنے کے لیے دوبارہ ترتیب کالمز استعمال کریں۔
- موجودہ معلومات کے ساتھ یہی setup بعد میں دوبارہ چلانے کے لیے نام درج کر کے محفوظ کریں ترتیب منتخب کریں۔
معاونت ہونے پر گروپ بندی مفید تعداد اور ذیلی مجموعے دکھاتی ہے۔ موازنہ کا اختیار صرف ان رپورٹس میں دکھائی دیتا ہے جہاں منتخب مدت کا پچھلی مدت سے موازنہ معنی رکھتا ہو۔
نتیجہ پڑھیں
kpi کارڈز اور چارٹس فلٹر شدہ نتیجے کا خلاصہ دیتے ہیں۔ تفصیلی جدول ریکارڈز کی مستند فہرست ہے اور چارٹ مفید نہ ہونے پر بھی دستیاب رہتی ہے۔ پورا مجموعہ اسکرین کی یادداشت میں لوڈ کرنے کے بجائے تلاش اور صفحہ بندی کو رپورٹنگ معلومات ماخذ میں عمل کیا جاتا ہے۔
اگر کوئی قطار نہ ملے تو صاف کریں فلٹرز منتخب کریں۔ تیاری ناکام ہو تو دوبارہ کوشش منتخب کریں؛ Libcodesk محفوظ پیغام دکھاتا ہے جبکہ تشخیصی لاگنگ فعال ہونے پر فنی خرابی لاگ میں محفوظ رہتا ہے۔
پیش منظر اور برآمد
برآمد منتخب کریں، پھر Excel، PDF یا Word چنیں۔ خلاصہ، چارٹ، تفصیلی جدول، لاگو فلٹرز اور پیدا کیا-کے ذریعے تفصیلات شامل یا خارج کیے جا سکتے ہیں۔ PDF میں کاغذ سائز اور واقفیت بھی دستیاب ہیں۔
منتخب حصوں کے مطابق Excel رپورٹ کو خلاصہ، چارٹ معلومات اور تفصیلی معلومات اوراق میں تقسیم کرتا ہے۔ Word اسی مواد کو تصویر میں تبدیل کرنے کے بجائے قابل تدوین، مسلسل جدول میں رکھتا ہے۔
ہمیشہ پہلے پیش منظر برآمد منتخب کریں۔ پیش منظر موجودہ فلٹرز، کالمز، گروپ بندی، چھانٹنا، خلاصہ اور چارٹ کی عکاسی کرتا ہے۔ پیش منظر صرف پہلی 50 تفصیلی قطاریں دکھا سکتا ہے؛ برآمد فائل میں مجاز برآمد حد کے اندر تمام مماثل قطاریں ہوتی ہیں۔
کیا کریں اور کیا نہ کریں
- طبعی مواد کے استثنات کے لیے نقل یا انوینٹری رپورٹس استعمال کریں۔
- اگر ایک ہی عملی رپورٹ باقاعدگی سے استعمال ہو تو ترتیب محفوظ کریں۔
- گردش سرگرمی یا موصول شدہ رقم ناپنے کے لیے مجموعہ رپورٹس استعمال نہ کریں۔
- یہ نہ سمجھیں کہ “تمام کتب خانے” رسائی سے بالاتر ہے؛ اس میں صرف آپ کے اکاؤنٹ کے لیے مجاز کتب خانے شامل ہوتی ہیں۔
عمومی سوالات
کوئی رپورٹ یا فلٹر دستیاب کیوں نہیں؟
ہر رپورٹ صرف وہ اختیارات دکھاتی ہے جو اس کے معلومات کے لیے معنی رکھتے ہیں۔ آپ کا کردار اور کتب خانہ رسائی بھی دستیاب اختیارات کم کر سکتی ہے۔
کیا محفوظ شدہ رپورٹ پرانا معلومات محفوظ رکھتی ہے؟
نہیں۔ یہ فلٹرز، کالمز، گروپ بندی اور چھانٹنا محفوظ کرتی ہے۔ بعد میں کھولنے پر رپورٹ موجودہ معلومات پر چلتی ہے۔
عنوان رجسٹر اور نسخوں کی تفصیلات
ہر عنوان کے مجموعے کی حالت دیکھنے کے لیے عنوان رجسٹر استعمال کریں۔ نام ایک ہونے کے باوجود الگ عنوانات اور ایڈیشن الگ رہتے ہیں، جبکہ اجازت یافتہ لائبریریوں میں اسی عنوان کے نسخے یکجا گنے جاتے ہیں۔ نسخوں کا فلٹر نہ لگانے پر بغیر نسخے والا عنوان بھی دکھائی دیتا ہے۔
- مجموعہ رپورٹس > عنوان رجسٹر کھولیں اور ایک یا تمام اجازت یافتہ لائبریریاں منتخب کریں۔
- ضرورت کے مطابق مواد کی قسم، نسخے کی حالت یا تاریخ منتخب کرکے رپورٹ بنائیں۔ تاریخیں نسخوں کے حصول کا وقت بتاتی ہیں؛ نسخوں کا فلٹر لگانے پر غیر مطابق نسخوں والا عنوان شامل نہیں ہوتا۔
- کل نسخے، دستیاب، جاری، غیر دستیاب، گم شدہ، خراب اور انوینٹری میں لاپتہ اعداد دیکھیں۔ دستیاب کے علاوہ ہر حالت، بشمول جاری، غیر دستیاب میں شامل ہے؛ اسے دوسری حالتوں کے اعداد میں دوبارہ جمع نہ کریں۔
- غائب ایکسیشن نمبر اور غائب شیلف مقام الگ دیکھیں۔ یہ درج شدہ نسخوں کی خالی قدریں گنتے ہیں؛ ایک نسخہ دونوں میں اور کسی بھی حالت میں شامل ہو سکتا ہے۔ ایکسیشن نمبروں کے سلسلے میں خلا سے لاپتہ نسخے کا ریکارڈ نہیں بنتا۔
- عنوان پر کلک کریں یا کی بورڈ سے فعال کرکے عنوان کے مطابق نسخے کھولیں۔ لائبریری، تاریخ اور نسخے کی حالت کے فلٹر ساتھ رہتے ہیں۔ تمام مطابق نسخوں کے لیے عنوان کا فلٹر صاف کریں۔
- ایکسیشن، لائبریری، شیلف، حالت، ایڈیشن، حصول کی تاریخ، فراہم کنندہ اور درج قیمت دیکھیں۔ حالت کی رپورٹ کی تاریخ اور ذمہ دار رکن درج ہوں تو دکھائی دیتے ہیں۔ صرف گم شدہ یا خراب نسخوں کے لیے متعلقہ رپورٹ استعمال کریں۔
- دستیابی، اجرا یا حصول کے مطابق کالم ترتیب دے کر Excel، PDF یا Word میں برآمد کریں۔ برآمد کی حد تک تمام مطابق قطاریں شامل ہوتی ہیں، صرف موجودہ صفحہ نہیں۔
اجرا کے مجموعے: کل اجرا اور آخری اجرا کی تاریخ منتخب لائبریریوں اور مواد کی قسم میں عنوان کی درج شدہ تاریخ دکھاتے ہیں۔ ریزرویشن یا تجدید نیا اجرا نہیں؛ نسخے کے حصول کی تاریخ یا موجودہ حالت کے فلٹر اس تاریخ کو محدود نہیں کرتے۔ جاری، مطابق نسخوں کی موجودہ حالت ہے۔ حصول کی قیمت میں صرف درج قیمت شامل ہوتی ہے؛ غیر درج قیمت صفر ہے، اندازہ نہیں۔
ایک نام کی دو قطاریں کیوں ہیں؟ یہ الگ عنوانات، ایڈیشن یا اشاعتیں ہو سکتی ہیں۔ تبدیلی سے پہلے مصنف، ناشر اور ایڈیشن دیکھیں۔ خالی معلومات کے لیے اصل مجموعہ یا حالت کا ریکارڈ دیکھیں؛ رپورٹ معلومات نہیں گھڑتی۔ نتیجہ نہ ملے تو تاریخ یا حالت کا فلٹر ہٹا کر دوبارہ بنائیں۔
شعبے کے مطابق مجموعے کا خلاصہ
لائبریری میں عنوان شامل یا تبدیل کرتے وقت اختیاری شعبہ درج کریں۔ رپورٹ درج شعبہ اور پہلے موضوع کو بنیادی موضوع بناتی ہے؛ شیلف یا رکن کے شعبے سے اندازہ نہیں لگاتی۔ خالی قدریں غیر مقرر دکھائی دیتی ہیں۔
- شعبے کے مطابق مجموعے کا خلاصہ کھول کر ایک یا تمام اجازت یافتہ لائبریریاں منتخب کریں۔
- ضرورت کے مطابق شعبہ، مواد کی قسم، نسخے کی حالت یا حصول کی تاریخ کا فلٹر لگا کر رپورٹ بنائیں۔
- ہر شعبہ اور موضوع کی قطار میں عنوانات اس گروہ کے منفرد عنوان، جلدیں درج نسخے، اور حصول کی قیمت درج لاگت بتاتی ہے۔ غیر درج لاگت صفر شامل کرتی ہے۔
- کل قطار میں دوسرے صفحات سمیت تمام مطابق گروہ شامل ہیں۔ مختلف لائبریریوں میں مختلف شعبوں یا موضوعات سے منسلک عنوان ہر گروہ میں ایک بار گنا جاتا ہے۔ اس لیے عنوانات کا مجموعہ عنوان رجسٹر کی منفرد تعداد سے زیادہ ہو سکتا ہے۔
- موضوع فعال کرکے اسی شعبے اور موضوع کا عنوان رجسٹر کھولیں، پھر عنوان سے انفرادی نسخے دیکھیں۔ لائبریری، شعبہ، موضوع، تاریخ اور حالت کے فلٹر ساتھ رہتے ہیں۔
- وہی گروہ، مجموعے اور فلٹر Excel، PDF یا Word میں برآمد کریں۔ چوڑے جدول میں ابتدا میں A3 افقی منتخب ہوتا ہے؛ مختصر طباعت کے لیے کم کالم منتخب کریں۔
شعبہ نظر نہ آئے تو متعلقہ لائبریری میں عنوان کا شعبہ دیکھ کر رپورٹ دوبارہ بنائیں۔ شعبے کے بغیر ریکارڈ ترمیم تک غیر مقرر رہتے ہیں۔ موضوعاتی قطاروں کے عنوانات کا مجموعہ تمام شعبوں کے منفرد عنوانات کی تعداد نہیں۔
شیلف کی تقسیم
Collection by Location ہر شیلف اور اس کی تعداد الگ دکھاتا ہے؛ اس چارٹ میں شیلف Other کے تحت جمع نہیں کیے جاتے۔ تمام شیلف دیکھنے یا فی صفحہ قطاروں کی تعداد بدلنے کے لیے چارٹ کے نیچے صفحہ کنٹرول استعمال کریں۔ چارٹ اور کاپیوں کی جدول کے صفحات الگ ہیں۔ تمام صفحات کی تعداد جمع کرنے سے فلٹر شدہ مجموعہ ملتا ہے۔ خالی مقامات Unknown میں آتے ہیں۔ پیش منظر پہلے 50 گروپ دکھاتا ہے؛ اصل برآمد میں موجودہ صفحے سے قطع نظر تمام متعلقہ گروپ شامل ہوتے ہیں۔