استيراد مواد المجموعة
استخدم مدير المجموعات > المجموعات > استيراد لإضافة عدد كبير من سجلات الفهرس أو النسخ من ملف.
يطلب Libcodesk نوع المادة أولاً حتى يفسر الصفوف بالحقول الصحيحة. في Libcodesk WebApp وStandalone app تستطيع النافذة التحقق من الملف وعرض معاينة وتصدير المشكلات واستيراد الصفوف الصالحة فقط.
استيراد المجموعات للمواد غير الدورية. للصحف والمجلات والدوريات والنشرات والبلاغات افتح مدير المجموعات > الدوريات > استيراد حتى تمر الصفوف بسير الدوريات.
الملفات المدعومة
تختلف الأنواع حسب المنتج:
| المنتج | الملفات المدعومة |
|---|---|
| Libcodesk WebApp | CSV وJSON وXLSX وXLS وODS |
| Standalone app | CSV وJSON وXLSX وODS |
يوصى بـ XLSX أو CSV للعمل اليومي. إذا رفض Standalone app ملف XLS قديماً، فاحفظه XLSX وأعد الاستيراد.
ملفات نموذجية
يحتوي كل نموذج على عشرة صفوف ويمكن فتحه في Excel أو ليبر أوفيس أو جوجل الأوراق أو محرر آخر، ثم إبقاؤه CSV أو حفظه XLSX أو ODS.
| النموذج | الأنسب له | التنزيل |
|---|---|---|
| صفوف نسخ تفصيلية | المكتبات التي تحفظ صفاً لكل رقم قيد أو باركود أو مادة RFID. | تنزيل نموذج صفوف النسخ |
| عدد نسخ مبسط | المكتبات التي تريد صف فهرس واحداً وينشئ Libcodesk النسخ. | تنزيل نموذج عدد النسخ |
| قائمة أرقام قيد مبسطة | المكتبات التي تلصق أرقام القيد معاً في صف عنوان واحد. | تنزيل نموذج قائمة أرقام القيد |
قبل الاستيراد
تحقق أولاً من الآتي:
- افتح مدير المجموعات > أنواع المواد وتأكد من ظهور النوع للفهرسة.
- راجع الحقول المطلوبة لذلك النوع.
- تحقق من أسماء المكتبات والفروع في مدير المكتبات.
- جهز أرقام القيد والباركود/QR وRFID والرفوف إذا كانت حقول النسخ تتطلبها.
- استخدم تنسيق تاريخ المؤسسة لأعمدة مثل تاريخ النشر أو الاقتناء.
الأعمدة الموصى بها
لا يهم ترتيب الأعمدة؛ يطابق Libcodesk الرؤوس بالأسماء والمرادفات المدعومة.
كيفية مطابقة الأعمدة
يقرأ Libcodesk صف الرأس ليفهم كل عمود، ويمكن وضعه في أي موضع ما دام اسمه معروفاً.
مثلاً يستورد كلا التخطيطين العنوان:
| ISBN | المكتبة | العنوان |
|---|---|---|
| 9782600000017 | رئيسي المكتبة | مكتمل الإنجليزية الأدب تدريبي الكتاب |
| الغلاف الصورة | الحالة | الاسم | ISBN-13 |
|---|---|---|---|
| كتاب_غطاء_0001.jpg | متاح | مكتمل الإنجليزية الأدب تدريبي الكتاب | 9782600000017 |
استخدم Title إن أمكن، ويُقبل Material وName. لا تتأثر المطابقة بحالة الأحرف، لذلك Title وtitle وTITLE متساوية.
تُتجاهل الأعمدة غير المدعومة بأمان. ويجب أن يحتوي الصف على عنوان أو معرف مثل ISBN، وإلا لا يمكن إنشاء سجل مفيد.
أعمدة الفهرس الشائعة:
| الغرض | أمثلة للرؤوس |
|---|---|
| العنوان | Title, Material, Name |
| ISBN | ISBN, ISBN-13, ISBN-10 |
| المؤلف | Author, Authors |
| الناشر | Publisher |
| الموضوع | Subject, Subjects |
| اللغة | Language |
| الطبعة | Edition |
| سنة النشر | Publication Year, Year |
| تاريخ النشر | Publication Date, Date |
| التصنيف | Local Classification, Classification, DDC, LCC, UDC |
| نوع المادة | Material Type, Material Type Key |
| المكتبات | Libraries, Library, Library ID, Add To |
| الغلاف | Cover Image, Cover File, Image, Photo |
أعمدة النسخ الشائعة:
| الغرض | أمثلة للرؤوس |
|---|---|
| رقم القيد | Accession, Accession Number |
| الباركود / QR | Barcode QR Code, Barcode, QR Code |
| RFID UID | RFID, RFID UID |
| الرف | Shelf, Shelf Location |
| الحالة | Status |
| قيد الإعارة | Lending Restriction, Restriction |
| عدد النسخ | Copy Count, Copies, Quantity, Number of Copies |
| قائمة الأرقام | Accessions, Accession List, Accession Numbers |
| مصدر الاقتناء | Acquisition Source, Source, Received From |
| المورد | Vendor, Supplier |
| سعر النسخة | Price Per Copy, Price, Cost |
| الملاحظات | Remarks, Notes, Note |
أعمدة الوصول الرقمي:
| الغرض | أمثلة للرؤوس |
|---|---|
| اسم الملف الرقمي | File Name, Digital File, EBook File, Document File |
| نوع الملف | File Type, Format |
| رابط خارجي | External URL, Download URL, Link |
يمكن ترك الأعمدة الاختيارية فارغة. تُتجاهل الصفوف التي لا تحتوي عنواناً ولا معرفاً.
أسلوبا الاستيراد
يدعم Libcodesk الأسلوب التفصيلي والمبسط.
استيراد صف لكل نسخة
استخدمه عندما يمثل كل صف نسخة مادية أو رقمية، خاصة إذا كان السجل القديم يحتوي رقماً أو باركوداً أو RFID لكل صف.
| العنوان | الانضمام الرقم | الرف الموقع |
|---|---|---|
| حديث الإنجليزية القواعد | لجنة التنسيق الإدارية-00001 | a2 |
| حديث الإنجليزية القواعد | لجنة التنسيق الإدارية-00002 | a2 |
استيراد صف لكل عنوان
استخدمه عندما ينشئ صف واحد العنوان وكل نسخه. يمكن إدخال عدد النسخ:
| العنوان | نسخ عدد | الرف الموقع |
|---|---|---|
| حديث الإنجليزية القواعد | 5 | a2 |
عند استخدام Copy Count من دون أرقام، ينشئ Libcodesk أرقام قيد أساسية. وإذا كان الإدخال يدوياً عادة، تعرض المعاينة تحذيراً يوضح سبب الإنشاء.
ويمكن لصق الأرقام في خلية:
| العنوان | الانضمامات | الرف الموقع |
|---|---|---|
| حديث الإنجليزية القواعد | لجنة التنسيق الإدارية-00001; لجنة التنسيق الإدارية-00002; لجنة التنسيق الإدارية-00003 | a2 |
في CSV ضع القائمة بين علامات اقتباس:
Title,Accessions,Shelf Location
Modern English Grammar,"ACC-00001; ACC-00002; ACC-00003",A2
إذا كان فاصل الملف فاصلة منقوطة فاستخدم الخط العمودي داخل القائمة:
Title;Accessions;Shelf Location
Modern English Grammar;"ACC-00001 | ACC-00002 | ACC-00003";A2
إذا وُجد Copy Count وAccessions معاً تُعد القائمة التعليمات الأدق. وعند اختلاف العدد تعرض المعاينة تحذيراً وتستخدم عدد الأرقام.
لا تضع أكثر من 1000 نسخة في صف عنوان واحد. قسّم الأكبر إلى دفعات.
معالجة التكرارات
يتحقق Libcodesk من وجود الفهرس قبل كتابة سجل جديد:
- إذا وجد معرفاً صالحاً مثل ISBN، يعامله كالفهرس نفسه.
- عند غياب ISBN يقارن العنوان الرئيسي وتفاصيل النشر المتاحة.
- إذا كان الفهرس موجوداً، يعيد استخدامه ويضيف المكتبة/النسخ التابعة لمكتبتك فقط.
يحافظ ذلك على نظافة الفهرس ويمنع عنواناً ثانياً عندما يكون المطلوب إضافة نسخ.
معلومات النسخة
تُحفظ قيم النسخ كمعلومات نسخة، لا كبيانات فهرس. استخدم أعمدة النسخ للقيم المختلفة بين المواد:
- رقم القيد
- الباركود / QR
- RFID UID
- موقع الرف
- حالة المادة
- الحالة المادية
- قيد الإعارة
- معلومات الاقتناء
يجب أن تكون أرقام القيد والباركود/QR وRFID فريدة داخل المكتبة ذات الصلة. عند وجود قيمة مستخدمة يُعلّم الصف بخطأ ولا تُستبدل نسخة أخرى خفية.
Cloud setup وLocal setup
في Cloud setup تُحفظ السجلات للمؤسسة والمكتبة أو الفرع المحددين.
في Local setup تبقى السجلات في قاعدة Standalone app المحلية ولا تُرفع خفية. وإذا استُخدمت مساهمة الفهرس عبر الإنترنت لاحقاً، تُرسل التفاصيل الببليوغرافية المشتركة فقط؛ وتبقى بيانات النسخ المحلية مثل الرقم والباركود وRFID والرف والمورد والسعر والملاحظات محلية.
خطوات الاستيراد
- افتح مدير المجموعات > المجموعات.
- اختر استيراد.
- اختر نوع المادة؛ ينطبق على الصفوف. تُدار الدوريات من الدوريات > استيراد.
- اختر ملف الاستيراد.
- إذا أشار الملف إلى أغلفة، فاختر ملف ZIP للصور عند الطلب أو قبل التحقق.
- للمواد الرقمية أو الإعلامية مثل الكتب والصوت والفيديو ودي في دي، اختر ZIP للملفات الرقمية إذا ذُكرت في الجدول. لا يظهر الخيار للكتب العادية.
- اختر تحقق وراجع معاينة الصفوف.
- أصلح الملف عند وجود أخطاء، أو صدّر قائمة المشكلات لنسخة عمل.
- اختر استيراد الصفوف الصالحة لإنشاء الفهارس والنسخ الصالحة.
قسّم الجداول الكبيرة إلى دفعات عملية يسهل مراجعتها وإعادتها واستكشافها.
ملفات ZIP الاختيارية
تُختار الأغلفة والملفات الرقمية المدعومة في ZIP منفصل ليبقى الجدول صغيراً:
- يجب أن يحتوي الجدول اسم الملف مثل
example-cover.jpgأوexample-ebook.pdf. - تُطابق الأسماء داخل ZIP حتى لو كانت داخل مجلدات.
- تُرفق الأغلفة المطابقة إذا كان حجمها مناسباً لحزمة الاستيراد.
- تُتحقق أسماء الملفات الرقمية وتُسجل كبيانات وصول للمراجعة فقط عندما يدعم النوع الملفات الرقمية أو الإعلامية.
- ينشئ الملف الاختياري المفقود تحذيراً لتقرر المتابعة أو تصحيح ZIP.
- إذا كان اختيارياً، يمكن تجاهل التحذير للصف أو جميع تحذيرات الصور من النوع نفسه ومتابعة بيانات الفهرس.
- يمكن متابعة استيراد المجموعة عندما تحتاج مراجع ZIP الاختيارية إلى تنظيف لاحق أو تُدار الملفات الرقمية خارج الجدول.
استكشاف المشكلات وإصلاحها
| المشكلة | ما الذي تتحقق منه |
|---|---|
| الملف مرفوض | استخدم CSV أو JSON أو XLSX أو ODS. يقبل Libcodesk WebApp أيضاً XLS القديم. |
| لا أستطيع اختيار ملف | اختر نوع المادة أولاً ثم الملف. |
| الصفوف متجاهلة | تأكد من وجود عنوان أو معرف مدعوم مثل ISBN في كل صف. |
| ظهر تحذير غلاف أو كتاب إلكتروني | طابق اسم الملف في الجدول تماماً مع ملف داخل ZIP. |
| أريد الاستيراد بلا صور اختيارية | افتح تحذير الصف وتجاهله، أو تجاهل جميع تحذيرات الصور من النوع نفسه. |
| ظهر تحذير تكرار | الفهرس موجود؛ أضف نسخاً بدلاً من سجل فهرس آخر. |
| ظهر خطأ رقم قيد مكرر | استخدم رقماً مختلفاً في المكتبة أو استخدم الترقيم التلقائي المحفوظ عند الإدخال اليدوي. |
| ظهر خطأ حقل مطلوب | راجع إعداد النوع واملأ كل حقل ظاهر مطلوب. |
| رُفض التاريخ | استخدم تنسيق التاريخ المحدد للمؤسسة. |
| الاستيراد المحلي غير ظاهر في السحابة | Local setup منفصل عن Cloud setup ولا تتم مزامنة المخزون خفية. |