تقارير المجموعات
تعرض تقارير المجموعة مقتنيات المكتبة ومواقع النسخ وسجل الإعارات المسجل وتكاليف الاقتناء. استخدم تقارير الإعارة للنشاط اليومي، وتقارير الأعضاء لنشاط الأعضاء، وتقارير الحسابات للأموال المستلمة أو المدفوعة.
استخدم المجموعة المدير > التقارير لمعرفة ما تملكه المكتبة، ومواقع النسخ، ونمو المجموعة، وسجلات الجرد التي تحتاج إلى متابعة. لا تتضمن هذه التقارير الإعارات أو نشاط الأعضاء أو الإجماليات المالية.
قبل البدء
- اختر المكتبة النشطة الصحيحة، أو جميع المكتبات المسموح بها عندما يسمح دورك بذلك.
- تأكد من تحديث سجلات الفهرس والنسخ والتزويد والدوريات والجرد.
- تواصل مع مسؤول المؤسسة إذا لم تظهر التقارير أو إحدى المكتبات.
تحتفظ Cloud setup وLocal setup ببيانات منفصلة. يستخدم التقرير بيانات الإعداد الحالي والمكتبات المسموح لحسابك بالوصول إليها.
العثور على تقرير وتشغيله
استخدم بحث التقارير، ثم قلّص القائمة بواسطة العرض والفئة. اختر التقرير من اختيار التقرير لفتحه مباشرة. يتضمن العرض كل التقارير والمفضلة والمستخدمة حديثًا والشائعة. استخدم زر الرجوع للعودة إلى المجموعة المدير.
- افتح التقرير.
- اختر المكتبة والفترة المناسبة إذا كان التقرير يستخدم التواريخ.
- اختر إنشاء التقرير.
- استخدم تخصيص التقرير عند الحاجة لإظهار الأعمدة أو إخفائها وترتيبها، أو اختيار تجميع بواسطة، أو إضافة ثلاثة مستويات فرز كحد أقصى.
- استخدم تعيين مثل المفضل لحفظ أعمدتك الشخصية أو إعادة تعيين الأعمدة لاستعادة الإعداد الافتراضي.
- أدخل اسماً واختر حفظ الإعداد لإعادة تشغيل الإعداد لاحقاً على البيانات الحالية.
تعرض مؤشرات kpi والرسوم ملخصاً، بينما يظل الجدول التفصيلي قائمة السجلات المعتمدة. استخدم مسح المرشحات عند عدم وجود نتائج وإعادة المحاولة عند الفشل.
المعاينة والتصدير
اختر Excel أو PDF أو Word، وحدد تضمين الملخص والرسم والجدول والفلاتر وبيانات من أنشأ التقرير. يتيح PDF أيضاً حجم الورق والاتجاه. استخدم معاينة تصدير للتحقق من الفلاتر والأعمدة والتجميع والفرز والملخص والرسم. قد تقتصر المعاينة على أول 50 صفاً، بينما يحتوي التصدير على النتائج المطابقة ضمن الحد المسموح.
يفصل Excel المحتوى المحدد إلى أوراق الملخص والمخطط البيانات والمفصلة البيانات. ويحافظ Word على العناوين والجداول في صيغة قابلة للتحرير.
افعل ولا تفعل
- استخدم تقارير نسخ أو المخزون لاستثناءات النسخ المادية.
- لا تستخدم المجموعة التقارير لقياس التداول أو الأموال المحصلة.
- تذكر أن “الكل المكتبات” تعني المكتبات المسموح بها لحسابك فقط.
أسئلة شائعة
هل يحتفظ التقرير المحفوظ بالبيانات القديمة؟
لا. يحفظ الفلاتر والأعمدة والتجميع والفرز ثم يعيد التشغيل على البيانات الحالية.
سجل العناوين وتفاصيل النسخ
استخدم سجل العناوين لمراجعة حالة المجموعة حسب العنوان. تبقى السجلات والطبعات المختلفة منفصلة حتى عند تطابق الأسماء، وتُجمع نسخ العنوان عبر المكتبات المسموح بها. يظهر العنوان الذي لا يملك نسخًا مسجلة عندما لا تستخدم مرشحًا خاصًا بالنسخ.
- افتح تقارير المجموعات > سجل العناوين واختر مكتبة أو جميع المكتبات المسموح بها.
- اختر نوع المادة أو حالة النسخة أو الفترة عند الحاجة، ثم أنشئ التقرير. تشير التواريخ إلى اقتناء النسخ؛ يُستبعد العنوان الذي لا يملك نسخًا مطابقة عند تطبيق مرشح للنسخ.
- راجع إجمالي النسخ والمتاح والمعار وغير المتاح والمفقود والتالف والمفقود في الجرد. غير المتاح يشمل كل حالة بخلاف «متاح»، بما فيها المعار؛ فلا تجمعه مع أعداد الحالات الأخرى.
- راجع غياب رقم الاقتناء وغياب موقع الرف بصورة مستقلة. يُحسب كل منهما من القيم الفارغة للنسخ المسجلة، وقد تتداخل الأعداد مع بعضها ومع أي حالة نسخة. الفجوات في تسلسل أرقام الاقتناء لا تنشئ سجلات نسخ مفقودة.
- انقر عنوانًا أو فعّله بلوحة المفاتيح لفتح النسخ حسب العنوان مع العنوان المحدد. تنتقل مرشحات المكتبة والتاريخ وحالة النسخة. امسح مرشح العنوان للعودة إلى جميع النسخ المطابقة.
- راجع رقم الاقتناء والمكتبة والرف والحالة والطبعة وتاريخ الاقتناء والمورّد والتكلفة المسجلة. يظهر تاريخ بلاغ الحالة والعضو المسؤول عند تسجيلهما. استخدم تقريري النسخ المفقودة والتالفة للقوائم المحصورة بتلك الحالات.
- خصّص الأعمدة لعرض الإتاحة أو الإعارات أو الاقتناء، ثم صدّر إلى Excel أو PDF أو Word. يشمل التصدير جميع الصفوف المطابقة ضمن حد التصدير، وليس الصفحة الظاهرة فقط.
إجماليات الإعارة: يعرض إجمالي الإعارات وتاريخ آخر إعارة السجل المسجل للعنوان في المكتبات ونوع المادة المختارين. لا تُحسب الحجوزات والتجديدات إعارات جديدة، ولا تقيّد مرشحات تاريخ اقتناء النسخة أو حالتها هذا السجل. المعار هو الحالة الحالية للنسخ المطابقة. تُجمع تكاليف النسخ المسجلة فقط؛ والتكلفة غير المسجلة تساهم بصفر، ولا تُقدّر.
لماذا يتكرر اسم العنوان؟ قد تكون سجلات أو طبعات أو منشورات مستقلة. تحقق من المؤلف والناشر والطبعة قبل تعديل الفهرس. قد يكون الحقل فارغًا لأن بياناته لم تُسجّل؛ التقرير لا يخترعها. إذا لم تظهر نتائج، امسح مرشح التاريخ أو الحالة وأعد الإنشاء.
ملخص المجموعة حسب القسم
سجّل القسم الاختياري عند إضافة عنوان أو تعديله في المكتبة. يستخدم التقرير القسم المسجل وأول موضوع بوصفه الموضوع الرئيسي؛ ولا يستنتج القسم من الرف أو قسم العضو. تظهر القيم الفارغة بوصفها غير معيّن.
- افتح ملخص المجموعة حسب القسم واختر مكتبة أو جميع المكتبات المسموح بها.
- رشّح حسب القسم أو نوع المادة أو حالة النسخة أو تواريخ الاقتناء عند الحاجة، ثم أنشئ التقرير.
- في كل صف للقسم والموضوع، تحسب العناوين السجلات المميزة داخل المجموعة، وتحسب المجلدات النسخ المسجلة، وتجمع تكلفة الاقتناء التكاليف المسجلة. التكلفة الغائبة تساهم بصفر.
- يشمل صف الإجمالي جميع المجموعات المطابقة، بما فيها الصفحات الأخرى. إذا كان العنوان في أقسام أو موضوعات مختلفة بمكتبات مختلفة، يُحسب مرة في كل مجموعة. لذلك قد يتجاوز مجموع العناوين عدد العناوين الفريدة في سجل العناوين.
- فعّل موضوعًا لفتح سجل العناوين لذلك القسم والموضوع، ثم فعّل عنوانًا لعرض نسخه. تنتقل مرشحات المكتبة والقسم والموضوع والتاريخ والحالة.
- صدّر إلى Excel أو PDF أو Word للاحتفاظ بالمجموعات والإجماليات والمرشحات نفسها. تبدأ الجداول العريضة بحجم A3 أفقي؛ اختر أعمدة أقل لطباعة أكثر اختصارًا.
إذا غاب قسم، راجع القسم المسجل للعنوان في المكتبة المعنية وأعد التقرير. تبقى السجلات بلا قسم ضمن غير معيّن حتى تعديلها. لا تعتبر مجموع أعداد عناوين الموضوعات عددًا فريدًا للعناوين عبر جميع الأقسام.
توزيع الرفوف
يعرض Collection by Location كل رف وعدد عناصره منفصلًا؛ لا يجمع هذا الرسم الرفوف ضمن Other. استخدم أزرار الصفحات أسفل الرسم للوصول إلى جميع الرفوف أو تغيير عدد الصفوف. صفحات الرسم مستقلة عن جدول النسخ. يساوي مجموع الأعداد عبر جميع الصفحات الإجمالي المطابق للفلاتر. تظهر المواقع الفارغة ضمن Unknown. تعرض المعاينة أول 50 مجموعة؛ يشمل التصدير الفعلي جميع المجموعات المطابقة بغض النظر عن الصفحة الظاهرة.