সংগ্রহের আইটেম আমদানি
ফাইল থেকে অনেক ক্যাটালগ রেকর্ড বা কপি যোগ করতে সংগ্রহ ম্যানেজার > সংগ্রহ > আমদানি ব্যবহার করুন।
Libcodesk প্রথমে উপকরণের ধরন জানতে চায়, যাতে আমদানির সারি সঠিক সংগ্রহ ঘর অনুযায়ী ব্যাখ্যা হয়। Libcodesk WebApp ও Standalone app-এ আমদানি পপআপ নির্বাচিত ফাইল যাচাই, সারির প্রিভিউ, সমস্যা রপ্তানি এবং শুধু বৈধ সারি আমদানি করতে পারে।
সংগ্রহ আমদানি অ-সাময়িকী উপকরণের জন্য। ফাইলে সংবাদপত্র, ম্যাগাজিন, জার্নাল, নিউজলেটার, বুলেটিন বা অন্য সাময়িকী থাকলে সংগ্রহ ম্যানেজার > সাময়িকী > আমদানি খুলুন, যাতে সারিগুলো সাময়িকীর কর্মপ্রবাহ দিয়ে যায়।
সমর্থিত ফাইল
আপনি কোথায় কাজ করছেন তার ওপর সমর্থিত ফাইল নির্ভর করে:
| পণ্য | সমর্থিত ফাইল |
|---|---|
| Libcodesk WebApp | CSV, JSON, XLSX, XLS, ODS |
| Standalone app | CSV, JSON, XLSX, ODS |
দৈনন্দিন কাজে XLSX বা CSV সুপারিশ করা হয়। Standalone app পুরোনো XLS গ্রহণ না করলে ফাইলটি XLSX হিসেবে সংরক্ষণ করে আবার আমদানি করুন।
নমুনা ফাইল
নতুন আমদানি তৈরির সময় এসব নমুনা ব্যবহার করুন। প্রতিটি ফাইলে ১০টি উদাহরণ সারি আছে এবং Excel, libreoffice, গুগল শীট বা অন্য স্প্রেডশিট সম্পাদকে খোলা যায়। CSV রেখেই ব্যবহার করতে পারেন, অথবা আমদানির আগে XLSX বা ODS হিসেবে সংরক্ষণ করতে পারেন।
| নমুনা | যাদের জন্য উপযোগী | ডাউনলোড |
|---|---|---|
| বিস্তারিত কপি সারি | যেসব লাইব্রেরি প্রতি অ্যাকসেশন, বারকোড বা RFID আইটেমের জন্য একটি সারি রাখে। | বিস্তারিত কপি-সারির নমুনা ডাউনলোড |
| সরল কপি সংখ্যা | যেসব লাইব্রেরি একটি ক্যাটালগ সারি দিয়ে Libcodesk-কে স্বয়ংক্রিয়ভাবে কপি তৈরি করাতে চায়। | সরল কপি-সংখ্যার নমুনা ডাউনলোড |
| সরল অ্যাকসেশন তালিকা | যেসব লাইব্রেরি অ্যাকসেশন নম্বর রাখে, তবে এক ক্যাটালগ সারিতে একসঙ্গে অ্যাকসেশন পেস্ট করতে চায়। | সরল অ্যাকসেশন-তালিকার নমুনা ডাউনলোড |
আমদানির আগে
প্রথমে এগুলো পরীক্ষা করুন:
- সংগ্রহ ম্যানেজার > উপকরণের ধরন খুলে প্রয়োজনীয় ধরনটি ক্যাটালগ করার জন্য দৃশ্যমান নিশ্চিত করুন।
- সেই ধরনের আবশ্যিক ঘরগুলো নিশ্চিত করুন।
- লাইব্রেরি ম্যানেজার-এ লাইব্রেরি বা শাখার নাম পরীক্ষা করুন।
- কপি ঘরে প্রয়োজন হলে অ্যাকসেশন নম্বর, বারকোড/QR, RFID ও শেলফের অবস্থান প্রস্তুত করুন।
- প্রকাশনা বা অধিগ্রহণ তারিখের মতো তারিখ কলামে প্রতিষ্ঠানের তারিখ বিন্যাস ব্যবহার করুন।
প্রস্তাবিত কলাম
কলামের ক্রম গুরুত্বপূর্ণ নয়। Libcodesk সমর্থিত নাম ও বিকল্প নাম দিয়ে হেডার মেলায়।
কলাম কীভাবে মেলে
Libcodesk হেডার সারি পড়ে প্রতিটি কলাম বোঝে। হেডার স্বীকৃত হলে কলাম ফাইলের যেকোনো স্থানে থাকতে পারে।
যেমন, নিচের দুই বিন্যাসেই শিরোনাম সঠিকভাবে আমদানি হবে:
| ISBN | গ্রন্থাগার | শিরোনাম |
|---|---|---|
| 9782600000017 | প্রধান গ্রন্থাগার | সম্পূর্ণ ইংরেজি সাহিত্য অনুশীলন বই |
| আবরণ ছবি | অবস্থা | নাম | ISBN-13 |
|---|---|---|---|
| বই_আবরণ_0001.jpg | উপলভ্য | সম্পূর্ণ ইংরেজি সাহিত্য অনুশীলন বই | 9782600000017 |
শিরোনামের জন্য সম্ভব হলে Title ব্যবহার করুন। একই উদ্দেশ্যে Material ও Name-ও গ্রহণযোগ্য। বড়/ছোট অক্ষর নমনীয়, তাই Title, title ও TITLE একই হিসেবে ধরা হয়।
অসমর্থিত অতিরিক্ত কলাম নিরাপদে উপেক্ষিত হয়। প্রতিটি সারিতে শিরোনাম বা ISBN-এর মতো শনাক্তকারী থাকতে হবে; তা না হলে অর্থবহ ক্যাটালগ রেকর্ড তৈরি করা যায় না।
সাধারণ ক্যাটালগ কলাম:
| উদ্দেশ্য | উদাহরণ হেডার |
|---|---|
| শিরোনাম | Title, Material, Name |
| ISBN | ISBN, ISBN-13, ISBN-10 |
| লেখক | Author, Authors |
| প্রকাশক | Publisher |
| বিষয় | Subject, Subjects |
| ভাষা | Language |
| সংস্করণ | Edition |
| প্রকাশনার বছর | Publication Year, Year |
| প্রকাশনার তারিখ | Publication Date, Date |
| শ্রেণিবিন্যাস | Local Classification, Classification, DDC, LCC, UDC |
| উপকরণের ধরন | Material Type, Material Type Key |
| লাইব্রেরি | Libraries, Library, Library ID, Add To |
| কভার ছবি | Cover Image, Cover File, Image, Photo |
সাধারণ কপি কলাম:
| উদ্দেশ্য | উদাহরণ হেডার |
|---|---|
| অ্যাকসেশন নম্বর | Accession, Accession Number |
| বারকোড/QR | Barcode QR Code, Barcode, QR Code |
| RFID UID | RFID, RFID UID |
| শেলফের অবস্থান | Shelf, Shelf Location |
| স্ট্যাটাস | Status |
| ধার দেওয়ার সীমাবদ্ধতা | Lending Restriction, Restriction |
| কপির সংখ্যা | Copy Count, Copies, Quantity, Number of Copies |
| অ্যাকসেশন তালিকা | Accessions, Accession List, Accession Numbers |
| অধিগ্রহণ উৎস | Acquisition Source, Source, Received From |
| বিক্রেতা | Vendor, Supplier |
| প্রতি কপির মূল্য | Price Per Copy, Price, Cost |
| মন্তব্য | Remarks, Notes, Note |
ডিজিটাল প্রবেশ কলাম:
| উদ্দেশ্য | উদাহরণ হেডার |
|---|---|
| ডিজিটাল ফাইলের নাম | File Name, Digital File, EBook File, Document File |
| ফাইলের ধরন | File Type, Format |
| বাহ্যিক প্রবেশ লিংক | External URL, Download URL, Link |
ঐচ্ছিক কলাম ফাঁকা রাখা যায়। শিরোনাম ও শনাক্তকারী—দুটোই নেই এমন সারি উপেক্ষিত হয়।
দুই ধরনের আমদানি
Libcodesk বিস্তারিত ও সরল—দুই ধরনের আমদানি সমর্থন করে।
বিস্তারিত কপি-সারি আমদানি
প্রতিটি সারি একটি বাস্তব বা ডিজিটাল কপি হলে এটি ব্যবহার করুন। পুরোনো রেজিস্টারে প্রতি সারিতে একটি অ্যাকসেশন, বারকোড, QR বা RFID থাকলে এটি সবচেয়ে ভালো।
উদাহরণ:
| শিরোনাম | অ্যাকসেশন নম্বর | তাক অবস্থান |
|---|---|---|
| আধুনিক ইংরেজি ব্যাকরণ | acc-00001 | a2 |
| আধুনিক ইংরেজি ব্যাকরণ | acc-00002 | a2 |
সরল ক্যাটালগ-সারি আমদানি
একটি স্প্রেডশিট সারি দিয়ে শিরোনাম ও তার সব কপি তৈরি করতে এটি ব্যবহার করুন।
কপির সংখ্যা লিখতে পারেন:
| শিরোনাম | অনুলিপি সংখ্যা | তাক অবস্থান |
|---|---|---|
| আধুনিক ইংরেজি ব্যাকরণ | 5 | a2 |
অ্যাকসেশন ছাড়া Copy Count ব্যবহার করলে Libcodesk তৈরি হওয়া কপির জন্য মৌলিক অ্যাকসেশন তৈরি করে। আপনার সেটআপে অ্যাকসেশন সাধারণত ম্যানুয়াল হলে প্রিভিউতে সতর্কতা আসে।
একটি ঘরে একাধিক অ্যাকসেশনও পেস্ট করতে পারেন:
| শিরোনাম | অ্যাক্সেস | তাক অবস্থান |
|---|---|---|
| আধুনিক ইংরেজি ব্যাকরণ | acc-00001; acc-00002; acc-00003 | a2 |
CSV-তে সম্পাদক নিজে না করলে তালিকাটি উদ্ধৃতিচিহ্নে রাখুন:
Title,Accessions,Shelf Location
Modern English Grammar,"ACC-00001; ACC-00002; ACC-00003",A2
ফাইল বিভাজক সেমিকোলন হলে অ্যাকসেশন তালিকায় পাইপ চিহ্ন ব্যবহার করুন:
Title;Accessions;Shelf Location
Modern English Grammar;"ACC-00001 | ACC-00002 | ACC-00003";A2
Copy Count ও Accessions দুটো থাকলে অ্যাকসেশন তালিকাই বেশি নির্দিষ্ট নির্দেশনা। সংখ্যা না মিললে প্রিভিউ সতর্ক করে এবং অ্যাকসেশনের সংখ্যা ব্যবহার করে।
এক ক্যাটালগ সারিতে ১০০০-এর বেশি কপি দেবেন না। বড় আমদানি ছোট ব্যাচে ভাগ করুন।
ডুপ্লিকেট পরিচালনা
নতুন রেকর্ড লেখার আগে Libcodesk ক্যাটালগ আগে থেকেই আছে কি না পরীক্ষা করে।
- ISBN-এর মতো বৈধ শনাক্তকারী আগে থাকলে একই ক্যাটালগ হিসেবে ধরা হয়।
- ISBN না থাকলে প্রধান শিরোনাম ও সারিতে পাওয়া প্রকাশনার তথ্য তুলনা করা হয়।
- একই ক্যাটালগ থাকলে সেটিই পুনর্ব্যবহার করে শুধু আপনার লাইব্রেরির তথ্য ও কপি যোগ হয়।
এতে আসল কাজ নতুন কপি যোগ করা হলে দ্বিতীয় শিরোনাম তৈরি না হয়ে ক্যাটালগ পরিষ্কার থাকে।
কপি তথ্য
আমদানি করা কপির মান ক্যাটালগ মেটাডেটা নয়, কপি তথ্য হিসেবে সংরক্ষিত হয়।
যে মান বাস্তব বা ডিজিটাল আইটেমভেদে বদলাতে পারে, তার জন্য কপি কলাম ব্যবহার করুন:
- অ্যাকসেশন নম্বর
- বারকোড/QR
- RFID UID
- শেলফের অবস্থান
- আইটেমের স্ট্যাটাস
- অবস্থা
- ধার দেওয়ার সীমাবদ্ধতা
- অধিগ্রহণ তথ্য
প্রাসঙ্গিক লাইব্রেরির মধ্যে অ্যাকসেশন, বারকোড/QR ও RFID অনন্য হতে হবে। একই মান থাকলে অন্য কপির ওপর নীরবে না লিখে সারিতে ত্রুটি দেখায়।
ক্লাউড ও লোকাল সেটআপ
ক্লাউড সেটআপে আমদানি করা রেকর্ড নির্বাচিত প্রতিষ্ঠান ও লাইব্রেরি বা শাখায় সংরক্ষিত হয়।
লোকাল সেটআপে রেকর্ড Standalone app-এর স্থানীয় ডেটাবেসে থাকে এবং নীরবে ক্লাউডে ওঠে না। পরে অনলাইন ক্যাটালগ অবদান ব্যবহার হলে শুধু সাধারণ গ্রন্থপঞ্জি তথ্য সমৃদ্ধির জন্য পাঠানো হয়; অ্যাকসেশন, বারকোড, RFID, শেলফ, বিক্রেতা, মূল্য ও মন্তব্যের মতো স্থানীয় কপি তথ্য স্থানীয়ই থাকে।
আমদানির ধাপ
- সংগ্রহ ম্যানেজার > সংগ্রহ খুলুন।
- আমদানি বেছে নিন।
- উপকরণের ধরন বেছে নিন। এটি সব সারিতে প্রযোজ্য; সাময়িকী সাময়িকী > আমদানি থেকে পরিচালিত হয়।
- আমদানি ফাইল বেছে নিন।
- ফাইলে কভার ছবির উল্লেখ থাকলে প্রম্পট এলে বা যাচাইয়ের আগে কভার ছবির ZIP বেছে নিন।
- ইবুক, অডিওবুক, অডিও, ভিডিও বা ডিভিডি-এর মতো ধরনে ফাইলের উল্লেখ থাকলে ডিজিটাল ফাইলের ZIP বেছে নিন। সাধারণ বইয়ে বিকল্পটি লুকানো থাকে।
- যাচাই বেছে নিয়ে সারির প্রিভিউ দেখুন।
- আবশ্যিক সারিতে ত্রুটি থাকলে উৎস ফাইল ঠিক করুন, অথবা কাজের কপি দরকার হলে সমস্যা তালিকা রপ্তানি করুন।
- বৈধ ক্যাটালগ ও কপি সারি তৈরির জন্য বৈধ সারি আমদানি বেছে নিন।
বড় আমদানি ব্যবহারযোগ্য ব্যাচে ভাগ করুন। ছোট ব্যাচ পর্যালোচনা, পুনরায় চেষ্টা ও সমস্যা সমাধান সহজ করে।
ঐচ্ছিক ZIP ফাইল
স্প্রেডশিট ছোট ও পরীক্ষাযোগ্য রাখতে কভার ও সমর্থিত ডিজিটাল ফাইল আলাদা ZIP হিসেবে নির্বাচন করা হয়।
- স্প্রেডশিটে
example-cover.jpgবাexample-ebook.pdf-এর মতো ফাইলের নাম থাকতে হবে। - ZIP-এর ফাইল নাম দিয়ে মিল হয়, ফোল্ডারের ভেতরের ফাইলসহ।
- যথেষ্ট ছোট হলে মিলে যাওয়া কভার আমদানির সারিতে যুক্ত হয়।
- নির্বাচিত ধরন সমর্থন করলে মিলে যাওয়া ডিজিটাল নাম শুধু পর্যালোচনার জন্য ডিজিটাল প্রবেশ মেটাডেটা হিসেবে যাচাই ও রেকর্ড হয়।
- ঐচ্ছিক ফাইল না থাকলে সতর্কতা আসে, যাতে আপনি চালিয়ে যাবেন নাকি ZIP ঠিক করবেন সিদ্ধান্ত নিতে পারেন।
- ফাইল ঐচ্ছিক হলে সেই সারির বা একই ধরনের সব ছবির সতর্কতা উপেক্ষা করে ক্যাটালগ আমদানি চালানো যায়।
- ঐচ্ছিক ZIP পরে ঠিক করতে হলে বা ডিজিটাল স্টোরেজ স্প্রেডশিটের বাইরে পরিচালিত হলে সংগ্রহ ডেটা আমদানি তবু চলতে পারে।
সমস্যা সমাধান
| সমস্যা | কী পরীক্ষা করবেন |
|---|---|
| ফাইল গ্রহণ হয় না | CSV, JSON, XLSX বা ODS ব্যবহার করুন। Libcodesk WebApp পুরোনো XLS-ও গ্রহণ করে। |
| ফাইল বাছা যায় না | আগে উপকরণের ধরন, তারপর ফাইল বেছে নিন। |
| সারি উপেক্ষিত | প্রতিটি সারিতে শিরোনাম বা ISBN-এর মতো সমর্থিত শনাক্তকারী নিশ্চিত করুন। |
| কভার বা ইবুক সতর্কতা | স্প্রেডশিটের নাম নির্বাচিত ZIP-এর ফাইলের সঙ্গে হুবহু মেলে নিশ্চিত করুন। |
| ঐচ্ছিক ছবি ছাড়া আমদানি চাই | সারির সতর্কতা খুলে সেটি বা একই ধরনের সব ছবির সতর্কতা উপেক্ষা করুন। |
| ডুপ্লিকেট সতর্কতা | ক্যাটালগ আগে আছে। নতুন ক্যাটালগ না করে কপি যোগ করুন। |
| ডুপ্লিকেট অ্যাকসেশন ত্রুটি | সেই লাইব্রেরির জন্য অন্য নম্বর দিন, অথবা ম্যানুয়াল কপি এন্ট্রিতে সংরক্ষিত স্বয়ংক্রিয় কর্মপ্রবাহ ব্যবহার করুন। |
| আবশ্যিক ঘরের ত্রুটি | উপকরণের ধরন পরীক্ষা করে সব দৃশ্যমান আবশ্যিক ঘর পূরণ করুন। |
| তারিখ প্রত্যাখ্যাত | প্রতিষ্ঠানের কনফিগার করা তারিখ বিন্যাস ব্যবহার করুন। |
| লোকাল আমদানি ক্লাউডে নেই | লোকাল ও ক্লাউড আলাদা; স্থানীয় ইনভেন্টরি নীরবে সিঙ্ক হয় না। |