استيراد الموظفين
استخدم استيراد الموظفين لإنشاء عدد كبير من حسابات الموظفين أو تحديثها من جدول بيانات. يتحقق المستورد من الصفوف قبل الحفظ، حتى يستطيع المسؤول معالجة مشكلات الدور والمكتبة والهاتف والبريد والتاريخ وكلمة المرور والصورة قبل إنشاء الحسابات.
أضف لقطات لنافذة استيراد الموظفين: منطقة الرفع وتنزيل النموذج وجدول المعاينة وقائمة أخطاء الصفوف ومنطقة التقدم والتقرير المكتمل.
قبل أن تبدأ
جهّز ما يلي أولًا:
- أنشئ أدوار الموظفين في الإعدادات > أدوار الموظفين.
- أنشئ المكتبات في الإعدادات > مدير المكتبات.
- تأكد من رمز دولة المؤسسة وتنسيق التاريخ.
- جهّز صور الملف الشخصي الاختيارية داخل ملف ZIP.
تنزيل النموذج
- افتح الإعدادات > حسابات الموظفين.
- انقر استيراد الموظفين.
- انقر تنزيل نموذج تجريبي.
يتضمن النموذج رؤوس الأعمدة المدعومة وصف إرشادات وصف مثال واحد. يُتجاهل الصف الثاني أثناء الاستيراد.
كيفية مطابقة رؤوس الأعمدة
الصف الأول هو صف الرؤوس. يقرأ Libcodesk كل رأس ويسويه ثم يطابقه مع حقل موظف مدعوم.
- لا يهم ترتيب الأعمدة.
- مطابقة الرؤوس غير حساسة لحالة الأحرف.
- تُعالج المسافات والشرطات السفلية حيث تكون مدعومة.
- تُكتشف الأسماء البديلة تلقائيًا؛ لذلك يمكن أن تشير
PhotoوImageوProfile Imageإلى حقل صورة الموظف نفسه. - تُتجاهل الأعمدة الإضافية غير المدعومة بأمان.
- استخدم رؤوسًا إنجليزية واضحة لمطابقة الاستيراد. ويمكن أن تظل قيم البيانات متعددة اللغات.
كلمات الرؤوس المدعومة
| الحقل | الرأس الموصى به | أمثلة مقبولة |
|---|---|---|
| رقم الموظف | الموظفون ID | طاقم عمل_id, موظف id, موظف_id, موظف لا, emp id, emp code |
| الاسم | كامل الاسم | الاسم, الموظفون الاسم, موظف الاسم |
| البريد الإلكتروني | البريد الإلكتروني | بريد إلكتروني, رسمي البريد الإلكتروني, بريد |
| رمز الاتصال | الاتصال Code | الدولة code, الهاتف code |
| الدولة | الدولة | الدولة الاسم |
| رمز الدولة ISO | الدولة ISO | iso, iso code |
| الهاتف | الهاتف المحمول الرقم | الهاتف, الهاتف المحمول, الاتصال الرقم, الاتصال لا |
| المسمى الوظيفي | تعيين | وظيفة العنوان, العنوان, موضع |
| تاريخ الانضمام | دوج | الانضمام التاريخ, الانضمام_تاريخ, التاريخ من الانضمام, تاريخ_ل_الانضمام |
| الدور | الدور | الموظفون الدور, الدور الاسم |
| المكتبات | المكتبات | المكتبة, المكتبة الاسم, المكتبة الوصول |
| الحالة | الحالة | حساب الحالة |
| كلمة المرور | كلمة المرور | مؤقتة كلمة المرور, درجة حرارة كلمة المرور |
| الصورة | Photo | image, profile image, profile photo, photo filename |
التواريخ وأرقام الهواتف
يجب أن تطابق التواريخ تنسيق المؤسسة الظاهر في نافذة الاستيراد. تُقبل قيم اليوم أو الشهر ذات الرقم الواحد عندما تطابق التنسيق؛ لذلك تكون 1/8/2001 و01/08/2001 صالحتين عندما يكون تنسيق المؤسسة d/m/Y.
إذا كان رمز الاتصال فارغًا، يستخدم Libcodesk رمز دولة المؤسسة. لا تكتب رمز الدولة مرة أخرى داخل رقم الهاتف، لأن تكراره يُبلغ عنه كخطأ.
الأدوار والمكتبات
تُطابق أسماء الأدوار مع أدوار الموظفين الحالية، وتُطابق أسماء المكتبات مع المكتبات الحالية.
- ترك المكتبات فارغًا يمنح الوصول إلى المكتبة الرئيسية.
- اسم مكتبة غير مطابق يمنع استيراد الصف.
- مطابقة الدور والمكتبة غير حساسة لحالة الأحرف حيث يدعم التطبيق ذلك.
صور الملف الشخصي
ملف ZIP للصور اختياري. استخدم أسماء الملفات في عمود Photo من جدول البيانات. أنواع الصور المدعومة هي JPG وJPEG وPNG وWEBP.
تظهر الصور الاختيارية المفقودة كتحذيرات. ويُبلغ عن الملف التالف أو غير المدعوم في المعاينة.
التحقق والاستيراد
- اختر جدول البيانات.
- اختر ملف ZIP لصور الملفات الشخصية اختياريًا.
- اختر وضع الاستيراد.
- انقر تحقق.
- راجع جدول المعاينة.
- صحح الصفوف ذات الأخطاء وأعد التحقق، أو استورد الصفوف الصالحة.
تعرض الصفوف التي تحتوي على أخطاء متعددة الأخطاء في قائمة مرقمة، حتى يستطيع الموظف تصحيح كل صف على حدة.
معالجة أخطاء الاستيراد
استخدم المعاينة كقائمة عمل. يصبح الاستيراد أسهل عندما تصحح جدول البيانات أولًا ثم تعيد التحقق.
قراءة المعاينة
| حالة المعاينة | معناها | الإجراء المطلوب |
|---|---|---|
| نعم | اجتاز الصف التحقق. | يمكن استيراده. |
| تحذير | توجد مشكلة في بيانات اختيارية. | راجع التحذير؛ وغالبًا ما تكون الصورة الاختيارية مفقودة. |
| خطأ | توجد بيانات مطلوبة أو حساسة غير صحيحة. | صحح الصف وأعد التحقق. |
تعرض الصفوف ذات المشكلات المتعددة قائمة مرقمة. ابدأ بالحقول المطلوبة، ثم التكرارات، ثم التحذيرات الاختيارية.
الأخطاء الشائعة وحلولها
| الخطأ | سبب حدوثه | الحل |
|---|---|---|
| الاسم مفقود | حقل كامل الاسم فارغ. | أدخل اسم الموظف. |
| البريد غير صالح | البريد فارغ أو تنسيقه خاطئ أو مستخدم. | استخدم بريدًا صحيحًا وفريدًا. |
| رقم موظف مكرر | يظهر الموظفون ID مرتين أو موجود مسبقًا. | استخدم رقمًا فريدًا أو اتركه فارغًا إذا لم يكن مطلوبًا. |
| هاتف مكرر | الرقم موجود مسبقًا أو مكرر داخل الملف. | صحح رقم الهاتف. |
| الهاتف يتضمن رمز الدولة | كُتب رمز الدولة داخل رقم الهاتف. | ضع الرمز في الاتصال Code والرقم المحلي في الهاتف المحمول الرقم. |
| الدور غير موجود | اسم الدور لا يطابق دورًا حاليًا. | أنشئ الدور أولًا أو صحح خلية الدور. |
| المكتبة غير مطابقة | اسم المكتبة غير موجود. | صحح الاسم أو اترك المكتبات فارغًا للوصول إلى المكتبة الرئيسية. |
| تاريخ الانضمام غير صالح | لا يطابق التاريخ تنسيق المؤسسة. | استخدم التنسيق الظاهر؛ وفي d/m/Y تُقبل 1/8/2001 و01/08/2001. |
| الصورة مفقودة | اسم الصورة غير موجود في ZIP. | أضف الصورة أو امسح الصورة إذا كانت اختيارية. |
| الصورة غير صالحة | الملف تالف أو نوعه غير مدعوم. | استبدله بصورة JPG أو JPEG أو PNG أو WEBP. |
سير استيراد سلس
- أنشئ الأدوار والمكتبات قبل الاستيراد.
- نزّل نموذجًا جديدًا.
- اختبر أولًا بملف صغير للموظفين.
- تحقق وصحح كل الأخطاء المانعة.
- أعد التحقق بعد تصحيح جدول البيانات.
- استورد الصفوف الصالحة.
- احتفظ بتقرير الصفوف الفاشلة، ثم أعد استيراد الصفوف المصححة فقط.
استخدم XLSX للقوائم الكبيرة قدر الإمكان، واجعل أسماء ملفات الصور بسيطة وفريدة.
أوضاع الاستيراد
| الوضع | ما يفعله |
|---|---|
| إنشاء الجديد فقط | ينشئ صفوف الموظفين غير الموجودة. |
| تحديث الموجود فقط | يحدّث الصفوف المطابقة لموظفين موجودين. |
| إنشاء + تحديث | ينشئ الصفوف الجديدة ويحدّث الصفوف المطابقة. |
ما ينبغي فعله وما ينبغي تجنبه
- استخدم رؤوس النموذج كما هي متى أمكن.
- اجعل أسماء الأدوار والمكتبات مطابقة للتطبيق.
- استخدم Excel لأسماء وعناوين الموظفين متعددة اللغات.
- راجع تقرير الاستيراد بعد الاكتمال.
- لا تقسّم CSV يدويًا بالفواصل؛ ارفع جدول البيانات دائمًا عبر نافذة الاستيراد.
- لا تضع ملفات غير مدعومة داخل ZIP للصور.
- لا تتجاهل أخطاء البريد أو الهاتف أو رقم الموظف المكرر.
- لا تخلط تنسيقات تواريخ مختلفة في جدول واحد.
الأسئلة الشائعة
هل يمكن تضمين أعمدة إضافية؟
نعم. تُتجاهل الأعمدة غير المدعومة بأمان، وتظل الحقول المعروفة خاضعة للتحقق والاستيراد.
ماذا يحدث إذا كان المكتبات فارغًا؟
يحصل حساب الموظف افتراضيًا على الوصول إلى المكتبة الرئيسية.
هل يمكن وضع الصور داخل مجلدات في ZIP؟
نعم. يفحص المستورد المجلدات المتداخلة ويطابق أسماء الصور من دون حساسية لحالة الأحرف.
لماذا رُفض صف الهاتف؟
من الأسباب الشائعة تكرار رقم الهاتف أو كتابة رمز الدولة داخل الرقم مع وجوده بالفعل في الاتصال Code.
هل يمكن استيراد الموظفين من دون صور؟
نعم. صور الملفات الشخصية اختيارية في استيراد الموظفين.