وزیٹر مینیجر
وزیٹر مینیجر منتخب لائبریری میں داخل ہونے اور باہر جانے والے افراد کا ریکارڈ رکھتا ہے۔ یہ رکن اسکین، فوری مہمان اندراج، اس وقت اندر موجود افراد کی براہِ راست فہرست، اور پچھلے دوروں کو تبدیل کیے بغیر قابلِ تلاش وزٹ ہسٹری کی سہولت فراہم کرتا ہے۔
شروع کرنے سے پہلے
- مرکزی ہیڈر میں درست لائبریری منتخب کریں۔ وزیٹر ریکارڈ اسی لائبریری سے متعلق ہوتے ہیں۔
- آپ کے اسٹاف کردار کو وزیٹر مینیجر دیکھنے کی اجازت درکار ہے۔ داخلہ، اخراج، تصحیح، حذف اور رپورٹس کے لیے الگ اجازتیں استعمال ہوتی ہیں۔
- رکن کارڈ، رکن ID اور RFID ویلیو پہلے سے ایسے رکن کی ہونی چاہیے جسے منتخب لائبریری تک رسائی حاصل ہو۔
- لوکل سیٹ اپ میں وزیٹر کی معلومات اسی مقامی ڈیٹا سیٹ میں رہتی ہیں۔ کلاؤڈ سیٹ اپ Libcodesk WebApp یا Standalone app کے ذریعے یہی نظر آنے والا طریقۂ کار استعمال کرتا ہے۔
رکن کا دورہ ریکارڈ کریں
- وزیٹر مینیجر > وزیٹر ڈیسک کھولیں۔
- رکن اسکین میں رکن کارڈ، RFID یا رکن ID اسکین کریں۔ آپ ویلیو لکھ کر انٹر بھی دبا سکتے ہیں۔
- اگر صرف ایک رکن ملے تو دورہ فوراً ریکارڈ ہو جاتا ہے۔ متعدد ارکان ملنے پر انتخابی پاپ اَپ سے درست قطار منتخب کریں۔
- پہلا اسکین داخلہ ریکارڈ کرتا ہے۔ بعد کا اسکین اخراج ریکارڈ کرتا ہے۔ غلطی سے فوراً دوبارہ کیا گیا اسکین نظر انداز ہو جاتا ہے اور ڈپلیکیٹ اسکین کے طور پر دکھایا جاتا ہے۔
- اگلے رکن کے لیے اسکین فیلڈ پر فوکس برقرار رکھیں۔
کارڈ یا رکن ID کے عین مطابق ملنے کو کارڈ اسکین کے طور پر ریکارڈ کیا جاتا ہے۔ تلاش سے رکن منتخب کرنا دستی جبکہ اجراء اور واپسی سے وابستگی سرکولیشن کے طور پر دکھائی جاتی ہے۔ یہ طریقے داخلی ڈیسک کا بہاؤ بدلے بغیر بعد کا جائزہ آسان بناتے ہیں۔
غیر فعال یا معطل رکنیت تلاش سے خاموشی سے غائب نہیں ہوتی۔ وزیٹر کی موجودگی اور ادھار لینے کی اہلیت الگ امور ہیں؛ رکن کی دکھائی گئی حیثیت اور اپنی لائبریری کی رسائی پالیسی پر عمل کریں۔
ہر بعد کے دورے کے لیے ایک نیا ہسٹری ریکارڈ بنتا ہے۔ پروڈکٹ رکن کے پچھلے دورے کو تبدیل نہیں کرتا۔
مہمان کا دورہ ریکارڈ کریں
- مہمان داخلہ پر کلک کریں۔
- مہمان کا نام درج کریں اور دورے کا مقصد منتخب کریں۔
- فون نمبر یا نوٹ صرف اس وقت شامل کریں جب اس سے لائبریری کو مہمان کی شناخت یا مدد میں فائدہ ہو۔
- داخلہ ریکارڈ کریں پر کلک کریں۔
- مہمان کے جانے پر اس وقت اندر کھولیں اور قطار کے ایکشن مینیو سے اخراج ریکارڈ کریں منتخب کریں۔
دیکھیں کہ اندر کون موجود ہے
وزیٹر مینیجر > اس وقت اندر کھولیں۔ رکن کے نام، رکن ID، مہمان کے نام یا فون نمبر سے تلاش کریں۔ فعال مہمان ترجیح کے ساتھ دکھائے جاتے ہیں، اور داخلے کا وقت، فون اور مقصد ایک ہی نام والے مہمانوں میں فرق کرنے میں مدد دیتے ہیں۔ طویل دورے اس وقت تک نظر آتے رہتے ہیں جب تک مجاز اسٹاف ان کا اخراج ریکارڈ نہ کرے۔ مختصر طویل قیام تعداد آٹھ گھنٹے سے زیادہ کھلے دورے نمایاں کرتی ہے؛ یہ خودکار اخراج کا فرضی وقت نہیں بناتی۔
اجراء اور واپسی کا کام سرکولیشن سرگرمی کو رکن کے کھلے دورے سے منسلک کر سکتا ہے۔ اگر کوئی دورہ کھلا نہ ہو تو نظام اس سرکولیشن دورے کے لیے ایک ریکارڈ بناتا ہے۔ اسی سرکولیشن عمل کو دہرانے سے دوسری وابستگی نہیں بنتی۔
وزٹ ہسٹری تلاش کریں
وزیٹر مینیجر > وزٹ ہسٹری کھولیں۔ تازہ ترین ریکارڈ پہلے آتے ہیں۔ تلاش کو وزیٹر کی قسم، مقصد، حیثیت اور تاریخ کے فلٹرز کے ساتھ استعمال کریں۔ آج، کل، اس ہفتے اور اس مہینے کے فوری تاریخ انتخاب دستیاب ہیں، جبکہ دوسرے ادوار کے لیے حسبِ ضرورت حد موجود ہے۔ نتائج صفحات میں لوڈ ہوتے ہیں، اس لیے بڑی ہسٹری کے باوجود اسکرین قابلِ استعمال رہتی ہے۔
دورے اور اس سے منسلک اجراء یا واپسی کی سرگرمیوں کا جائزہ لینے کے لیے قطار سے تفصیلات دیکھیں استعمال کریں۔ یہ سرگرمی روابط صرف معلوماتی ہیں؛ سرکولیشن کام کے لیے اصل سرکولیشن لین دین ہی ماخذ ریکارڈ رہتا ہے۔
داخلے اور اخراج کے اوقات لائبریری کے ترتیب دیے گئے وقت کے تناظر میں دکھائے جاتے ہیں۔ تاریخ کے فلٹر ایپلی کیشن میں نظر آنے والی تنظیم کی تاریخ ترتیبات استعمال کرتے ہیں۔
ریکارڈ درست یا حذف کریں
تصحیح اور حذف محدود اجازت والے اقدامات ہیں۔
- وزٹ ہسٹری میں قطار کا ایکشن مینیو کھولیں۔
- داخلے یا اخراج کا وقت، مقصد، نوٹس اور مہمان کی شناختی تفصیلات بدلنے کے لیے ریکارڈ درست کریں منتخب کریں۔ غلط اخراج صاف کر کے فرد کو دوبارہ اس وقت اندر کی فہرست میں لایا جا سکتا ہے۔ صرف اس وقت ریکارڈ حذف کریں منتخب کریں جب پورا اندراج غلط ہو۔
- بامعنی وجہ درج کریں۔
- عمل محفوظ یا تصدیق کریں۔
وجہ اور ذمہ دار اسٹاف اکاؤنٹ جائزے کے لیے برقرار رہتے ہیں۔ حذف کرنے سے ریکارڈ عام فہرستوں سے ہٹ جاتا ہے، مگر اس کا جواب دہی کا سلسلہ ختم نہیں ہوتا۔
مسئلہ حل کرنا
| پیغام یا علامت | کیا کریں |
|---|---|
| کوئی مماثل رکن نہیں ملا | منتخب لائبریری اور رکن ID دیکھیں۔ مہمان داخلہ صرف اس وقت استعمال کریں جب شخص رجسٹرڈ رکن نہ ہو۔ |
| ڈپلیکیٹ اسکین نظر انداز کیا گیا | تھوڑی دیر انتظار کریں، پھر صرف مخالف عمل ریکارڈ کرنا مقصود ہو تو دوبارہ اسکین کریں۔ |
| رکن اس لائبریری سے منسلک نہیں | ایسی لائبریری منتخب کریں جسے رکن استعمال کر سکتا ہو، یا منتظم سے رکن کی لائبریری رسائی کا جائزہ لینے کو کہیں۔ |
| وزیٹر مینیجر موجود نہیں | تنظیم کے منتظم سے اپنے کردار اور لائبریری رسائی کا جائزہ لینے کو کہیں۔ |
| اخراج ریکارڈ نہیں ہو رہا | اس وقت اندر کی فہرست تازہ کریں۔ ممکن ہے کسی دوسرے اسٹاف رکن نے پہلے ہی اسے ریکارڈ کر دیا ہو۔ |
| ہسٹری نامکمل لگتی ہے | محدود کرنے والے فلٹر صاف کریں اور منتخب لائبریری اور تاریخ کی حد کی تصدیق کریں۔ |
کیا کریں اور کیا نہ کریں
کریں
- اسکین سے پہلے منتخب لائبریری کی تصدیق کریں۔
- رپورٹنگ میں مدد ملے تو واضح مقصد استعمال کریں۔
- بروقت اخراج ریکارڈ کریں اور غیر معمولی طویل کھلے دوروں کا جائزہ لیں۔
- ریکارڈ درست یا حذف کرتے وقت واضح وجہ دیں۔
نہ کریں
- پہلے اسکین پر کارروائی جاری ہو تو بار بار اسکین نہ کریں۔
- صرف کارڈ موجود نہ ہونے کی وجہ سے موجودہ رکن کے لیے مہمان داخلہ استعمال نہ کریں؛ اس کے بجائے رکن تلاش کریں۔
- حقیقی داخلے یا اخراج کی غلطی چھپانے کے لیے دورہ حذف نہ کریں۔ وجہ کے ساتھ اسے درست کریں۔
- تصحیح یا حذف کی اجازت ضرورت سے زیادہ افراد کو نہ دیں۔
اکثر پوچھے گئے سوالات
کیا اسی رکن کو دوبارہ اسکین کرنے سے پرانا دورہ مٹ جاتا ہے؟
نہیں۔ داخلہ اور اخراج ایک دورہ مکمل کرتے ہیں۔ اگلا داخلہ نیا دورہ شروع کرتا ہے، اس لیے پچھلی ہسٹری دستیاب رہتی ہے۔
اجراء یا واپسی نے وزیٹر داخلہ کیوں بنایا؟
سرکولیشن سرگرمی اس بات کی تصدیق کرتی ہے کہ رکن نے منتخب لائبریری استعمال کی۔ جہاں ممکن ہو اسے موجودہ کھلے دورے سے منسلک کیا جاتا ہے اور اسی لین دین کے لیے ڈپلیکیٹ وابستگی نہیں بنائی جاتی۔
کیا لائبریرین دوسری لائبریری کے دورے دیکھ سکتا ہے؟
صرف اس وقت جب اسٹاف اکاؤنٹ کو اس لائبریری تک رسائی ہو اور اسے ہیڈر میں منتخب کیا جائے۔ وزیٹر فہرستیں ہمیشہ فعال لائبریری تک محدود رہتی ہیں۔
کیا بھولا ہوا اخراج بعد میں درست کیا جا سکتا ہے؟
مجاز اسٹاف رکن دورہ درست کر سکتا ہے اور اسے وجہ دینا لازم ہے۔ تصحیح اسی اسٹاف اکاؤنٹ سے منسوب رہتی ہے۔
شامل کیے جانے والے اسکرین شاٹس: ڈیسک ٹاپ اور تنگ ٹیبلٹ پر وزیٹر ڈیسک، رکن انتخاب پاپ اَپ، اس وقت اندر، مہمان داخلہ، اور فلٹر کی گئی وزٹ ہسٹری۔ وزیٹر ڈیسک کے کام کے لیے یہ صفحہ استعمال کریں۔ پچھلے اندراج تلاش کرنے، دیکھنے اور درست کرنے کے لیے وزیٹر ہسٹری دیکھیں۔