সংগ্রহ ক্রয় ব্যবস্থাপনা
CodeAchi Libcodesk - Easy Library Management Software-এ Advanced Manager > সংগ্রহ ক্রয় ব্যবস্থাপনা খুলুন। সরবরাহকারী, ক্রয়ের অনুরোধ, আদেশ, বাজেট, মাল গ্রহণ বা বিল নিয়ে কাজ করার আগে মূল হেডারে সঠিক লাইব্রেরি বেছে নিন।
শুরু করার আগে
প্রয়োজনীয় ক্রয়সংক্রান্ত অনুমতির জন্য প্রতিষ্ঠানের প্রশাসকের সঙ্গে যোগাযোগ করুন। নথি দেখার অনুমতি থাকলেই অনুরোধ অনুমোদন, বাজেট পরিবর্তন বা মাল গ্রহণ নথিভুক্ত করার অনুমতি পাওয়া যায় না। নতুন ক্যাটালগ রেকর্ডের জন্য তৈরি করার অনুমতি এবং বিদ্যমান রেকর্ডে কপি যোগ করতে সম্পাদনার অনুমতি লাগে। বিলের সঙ্গে খরচ যুক্ত করতে Accounts দেখার অনুমতিও লাগে।
Libcodesk WebApp আপনার Cloud setup-এর তথ্য ব্যবহার করে। Standalone app বর্তমানে নির্বাচিত Cloud setup বা Local setup-এর তথ্য ব্যবহার করে। কাজ শুরুর আগে সেটআপ ও লাইব্রেরি মিলিয়ে নিন।
নিয়ম ও বাজেট ঠিক করুন
সংগ্রহ ক্রয়ের সেটিংস খুলুন। সাধারণ নিয়মে অন্য একজন ক্ষমতাপ্রাপ্ত ব্যক্তি অনুরোধ অনুমোদন করেন। প্রতিষ্ঠানের নিয়ম মেনে স্ব-অনুমোদন চালু করা যায়; এতে কারও নতুন অনুমোদনের ক্ষমতা তৈরি হয় না।
খরচের সীমা বাধ্যতামূলক হলে বাজেটের বেশি আদেশ বন্ধ রাখুন রাখুন। অনুমোদিত কর্মীরা বাজেট কম থাকলেও আদেশ দিতে পারলে সতর্কতার বিকল্প বেছে নিন। কোনো মান বদলালে সংরক্ষণ চালু হবে।
বাজেট পাতায় নাম, মুদ্রা, বরাদ্দ ও মেয়াদের শুরু/শেষ দিন দিন। প্রতিষ্ঠানের দেখানো তারিখের বিন্যাস ব্যবহার করুন। প্রতিটি মুদ্রার হিসাব আলাদা; মুদ্রা রূপান্তর হয় না।
অনুরোধ থেকে আদেশ
- সরবরাহকারী পাতায় নাম ও যোগাযোগের তথ্য যোগ করুন। নতুন আদেশের জন্য সরবরাহকারী সক্রিয় রাখুন।
- ক্রয়ের অনুরোধ > যোগ করুন থেকে শিরোনাম, মুদ্রা এবং উপকরণের সারি লিখুন। প্রতি সারিতে শিরোনাম, ঐচ্ছিক ISBN, উপকরণের ধরন, পূর্ণসংখ্যার পরিমাণ ও একক মূল্য দিন। সর্বোচ্চ ১০০টি সারি এবং মূল্যে দশমিকের পরে দুই অঙ্ক ব্যবহার করুন।
- খসড়া সংরক্ষণ করে সারির মেনু থেকে অনুমোদনের জন্য পাঠান। ক্ষমতাপ্রাপ্ত ব্যক্তি অনুমোদন বা কারণ লিখে প্রত্যাখ্যান করতে পারেন। প্রত্যাখ্যাত অনুরোধ সম্পাদনা করলে আবার খসড়া হয়।
- অনুমোদিত অনুরোধে ক্রয় আদেশ তৈরি করুন বেছে সক্রিয় সরবরাহকারী, প্রযোজ্য বাজেট ও আদেশের তারিখ দিন।
- আদেশ পর্যালোচনা করে আদেশ জারি করুন। তখন সম্পূর্ণ অর্থ বাজেটের প্রতিশ্রুত ব্যয় হয়। বাধ্যতামূলক সীমায় বাজেট সক্রিয়, একই মুদ্রার, আদেশের তারিখ তার মেয়াদের মধ্যে এবং অবশিষ্ট অর্থ যথেষ্ট হতে হবে। সতর্কতা মোডে বাজেট না থাকা বা কম থাকার বার্তা মনোযোগ দিয়ে পড়ুন।
অনুমোদিত সারি ও জারি করা আদেশ সাধারণ খসড়ার মতো সম্পাদনা করা যায় না। অনুমোদনের আগে পরিমাণ ও মূল্য যাচাই করুন। স্বয়ংক্রিয় অনুরোধ ও আদেশ নম্বর দিয়ে নথি চিনুন।
আংশিক মাল গ্রহণ
জারি করা বা আংশিক গৃহীত আদেশে গ্রহণ নথিভুক্ত করুন বেছে তারিখ, ঐচ্ছিক রেফারেন্স এবং প্রতিটি সরবরাহকৃত সারির গৃহীত/প্রত্যাখ্যাত পরিমাণ দিন। দুই পরিমাণের যোগফল গ্রহণ বাকি সংখ্যার বেশি হতে পারবে না। প্রত্যাখ্যাত কপি পরের সরবরাহের জন্য বাকি থাকে।
গৃহীত সংখ্যার মূল্য প্রতিশ্রুত ব্যয় থেকে গৃহীত ব্যয়ে যায়। পরের চালানে আবার গ্রহণ করুন। আদেশ সম্পন্ন করুন বা উপযুক্ত আদেশ বাতিল করলে শুধু অব্যবহৃত প্রতিশ্রুত ব্যয় মুক্ত হয়। কারণ দিতে হয়; আগের গ্রহণ ও ইতিহাস থাকে।
গৃহীত কপি ক্যাটালগে যোগ করুন
- মাল গ্রহণ পাতায় রসিদের সারির মেনু থেকে গৃহীত কপি ক্যাটালগে যোগ করুন বেছে নিন।
- কোন উপকরণের কপি যোগ হবে বেছে নিন। শুধু গৃহীত এবং এখনো যোগ না হওয়া সংখ্যাই পাওয়া যাবে।
- নতুন ক্যাটালগ রেকর্ড তৈরি করুন, অথবা অনুমতি থাকলে বিদ্যমান রেকর্ড খুঁজে বেছে নিন।
- পরিচিত ক্যাটালগ বা নতুন-কপি ফর্মে প্রয়োজনীয় তথ্য, অ্যাকসেশন ও বারকোড লিখুন। একবারে ১–১০০ কপি যোগ করুন; অবশিষ্ট গৃহীত সংখ্যার বেশি নয়।
- সংরক্ষণের পর রসিদ দেখুন। একই ক্যাটালগ আগে থাকলে ফিরে গিয়ে সেটিই বেছে নিন।
Standalone app-এ আগে রসিদের সারি ও সংখ্যা বেছে নিন, তারপর নতুন বা বিদ্যমান ক্যাটালগ বাছুন। পরিচিত কপি-তথ্যের ডায়ালগে ঠিক সেই সংখ্যার নতুন কপি তৈরি করে শেষে সংরক্ষণ দিয়ে যোগ করার কাজ সম্পন্ন করুন।
বিদ্যমান কপি থাকে। নতুন কপির জন্য নতুন শনাক্তকারী ব্যবহার করুন; অন্য কপির অ্যাকসেশন বা বারকোড পুনর্ব্যবহার করবেন না।
বিল ও খরচ
সরবরাহকারীর বিল পাতায় উপযুক্ত ক্রয় আদেশ, সরবরাহকারীর বিল নম্বর, তারিখ, ঐচ্ছিক পরিশোধের শেষ দিন ও অর্থের পরিমাণ দিন। একই লাইব্রেরিতে সেই সরবরাহকারীর বিল নম্বর অনন্য হতে হবে। আদেশের মোটের সঙ্গে পার্থক্য দেখুন, তারপর বিল নথিভুক্ত করুন।
বিল বা মাল গ্রহণ নথিভুক্ত করলে পেমেন্ট তৈরি হয় না। নথিভুক্ত খরচ যুক্ত করুন দিয়ে একই লাইব্রেরির একই মুদ্রা ও হুবহু একই অর্থের পরিমাণের বিদ্যমান নথিভুক্ত খরচ বেছে নিন। খরচটি অন্য বিলে যুক্ত থাকা চলবে না। এতে খরচ আবার হিসাবভুক্ত হয় না। যুক্ত বিল এই পাতা থেকে বাতিল হয় না; পেমেন্ট সংশোধনের জন্য ক্ষমতাপ্রাপ্ত কর্মীকে Accounts দেখতে বলুন।
তালিকা, ইতিহাস ও ছোট পর্দা
মেনু বা বিভাগ নির্বাচক দিয়ে ক্রয়ের বিভিন্ন পাতায় যান। তালিকা পৃষ্ঠা ধরে লোড হয়। সরবরাহকারী/বাজেটের নামের শুরু এবং নথির নম্বরের শুরু দিয়ে খুঁজুন। Libcodesk WebApp-এ নথির অবস্থা দিয়েও ছাঁকা যায়। মাল গ্রহণ ও কার্যক্রম পৃষ্ঠা ধরে দেখুন।
একটি সারির মেনু থেকেই নথি দেখুন বা কাজ করুন। ইতিহাস দেখুন নির্দিষ্ট নথির কাজ, কারণ ও সময় দেখায়। কার্যক্রমের ইতিহাস নির্বাচিত লাইব্রেরির কার্যক্রম দেখায়; এটি পরিবর্তন ফিরিয়ে দেওয়ার ব্যবস্থা নয়।
সরু পর্দায় সব কলাম ও কাজ পেতে টেবিল আড়াআড়ি স্ক্রল করুন। ডায়ালগের তথ্য উল্লম্বভাবে স্ক্রল হয়। Standalone app-এ বিভাগ নির্বাচক ও সারির মেনু ব্যবহার করুন। Tab দিয়ে ঘর বদলান, Enter দিয়ে বৈধ ও সক্রিয় ফর্ম জমা দিন এবং সংরক্ষণ না চললে Escape দিয়ে বন্ধ করুন।
সমস্যা হলে
- রেকর্ড বদলানোর বার্তা এলে ফর্ম বন্ধ করে রিফ্রেশ করুন, তারপর নতুন তথ্য পর্যালোচনা করুন।
- বাজেট কম হলে মুদ্রা, মেয়াদ, বরাদ্দ ও প্রতিশ্রুত ব্যয় দেখুন। ভুল ঢাকতে নিয়ম বদলাবেন না।
- খরচ যুক্ত না হলে লাইব্রেরি, মুদ্রা, অর্থের পরিমাণ ও নথিভুক্ত অবস্থা মিলিয়ে নিন; একই পেমেন্ট আবার লিখবেন না।
- কপি যোগ না হলে অবশিষ্ট গৃহীত সংখ্যা, অনুমতি ও নতুন কপির শনাক্তকারী দেখুন।
- উত্তর মাঝপথে থেমে গেলে নতুন অনুরোধ বা রসিদ বানানোর আগে একই কাজ আবার চেষ্টা করুন; সন্দেহ হলে রিফ্রেশ করে নথি ও ইতিহাস দেখুন।
সাধারণ প্রশ্ন
অনুরোধকারী কি নিজের অনুরোধ অনুমোদন করতে পারেন?
শুধু লাইব্রেরির সেটিংসে অনুমতি থাকলে এবং তাঁর আগে থেকেই অনুমোদনের ক্ষমতা থাকলে। সাধারণ নিয়মে অন্য অনুমোদনকারী লাগে।
আদেশ সম্পন্ন করেও পুরো বাজেট ফেরত এল না কেন?
শুধু অব্যবহৃত প্রতিশ্রুত ব্যয় মুক্ত হয়। গৃহীত সংখ্যার ব্যয় থাকে।
মাল গ্রহণ করে পরে ক্যাটালগে যোগ করা যাবে?
হ্যাঁ। আগে গ্রহণ নথিভুক্ত করুন; তথ্য প্রস্তুত হলে মাল গ্রহণ পাতা থেকে গৃহীত কপি যোগ করুন।
বিলের সঙ্গে খরচ যুক্ত করলে নতুন খরচ হয়?
না। বিদ্যমান নথিভুক্ত খরচটির সঙ্গে সম্পর্ক তৈরি হয়; আবার হিসাবভুক্ত হয় না।
যোগ করার স্ক্রিনশট
নমুনা তথ্য দিয়ে আংশিক গৃহীত আদেশ, অবশিষ্ট প্রতিশ্রুত ব্যয়, ক্যাটালগে যোগ করার কাজ ও সরু পর্দায় সারির মেনু দেখান।