إدارة الاقتناء
افتح Advanced Manager > إدارة الاقتناء في CodeAchi Libcodesk - Easy Library Management Software. اختر المكتبة من الرأس الرئيسي قبل العمل على الموردين أو الطلبات أو الأوامر أو الميزانيات أو الاستلامات أو فواتيرها.
قبل البدء
اطلب من مسؤول مؤسستك صلاحيات الاقتناء اللازمة. عرض السجلات لا يمنح صلاحية الموافقة أو تعديل الميزانيات أو تسجيل الاستلام. إضافة سجل جديد إلى الفهرس تحتاج صلاحية الإنشاء، وإضافة نسخ إلى سجل موجود تحتاج صلاحية تعديله. وربط الفاتورة بمصروف يحتاج صلاحية عرض Accounts.
يستخدم Libcodesk WebApp بيانات Cloud setup. ويستخدم Standalone app بيانات Cloud setup أو Local setup المحدد حاليًا. تحقق من المكتبة والإعداد قبل إدخال عملية شراء.
قواعد الشراء والميزانية
افتح إعدادات الاقتناء. تتطلب القاعدة الافتراضية موافقة شخص مخول غير مقدم الطلب. يمكن السماح بالموافقة الذاتية إذا كانت سياسة المكتبة تسمح بذلك؛ ولا يمنح هذا الخيار صلاحية موافقة جديدة لأي شخص.
استخدم منع الأوامر التي تتجاوز الميزانية للحد الملزم، أو خيار التنبيه إذا كانت المكتبة تسمح للمخولين بإصدار أوامر رغم عدم كفاية الميزانية. غيّر قيمة ثم احفظ؛ لا يمكن إعادة حفظ نموذج لم يتغير.
في الميزانيات، أدخل الاسم والعملة والمخصص وبداية الفترة ونهايتها. استخدم تنسيق التاريخ المعروض للمؤسسة. تُتابع كل عملة منفصلة دون تحويل بين العملات.
من الطلب إلى إصدار الأمر
- أضف اسم المورد وبيانات الاتصال في الموردون، وأبقِ المورد نشطًا لاستخدامه في أوامر جديدة.
- في طلبات الشراء، اختر إضافة وأدخل العنوان والعملة والبنود. يتضمن البند عنوان المادة وISBN اختياريًا ونوع المادة والكمية وسعر الوحدة. استخدم حتى 100 بند، وكميات صحيحة وأسعارًا بمنزلتين عشريتين كحد أقصى.
- احفظ المسودة ثم اختر إرسال للموافقة من قائمة إجراءات الصف. يستطيع المخول الموافقة أو الرفض مع السبب. يعيد تعديل الطلب المرفوض حالته إلى مسودة للمراجعة.
- للطلب الموافق عليه، اختر إنشاء أمر شراء وحدد موردًا نشطًا والميزانية المناسبة وتاريخ الأمر.
- راجع الأمر ثم اختر إصدار الأمر. يُحجز مبلغه الكامل ضمن التزامات الميزانية. عند تطبيق الحد الملزم، يجب أن تكون الميزانية نشطة وبالعملة نفسها وأن تشمل تاريخ الأمر وتكفي قيمتها المتاحة. راجع تنبيهات الميزانية المفقودة أو غير الكافية عند استخدام خيار التنبيه.
بنود الطلب الموافق عليه والأمر الصادر ليست مسودات قابلة للتعديل المعتاد. راجع الكميات والأسعار قبل الموافقة والإصدار. تعرّف على المستندات بأرقام الطلبات والأوامر التي تُنشأ تلقائيًا.
الاستلام الجزئي
افتح أمرًا صادرًا أو مستلمًا جزئيًا واختر تسجيل الاستلام. أدخل التاريخ والمرجع الاختياري والكميات المقبولة والمرفوضة للبنود الموردة. لا يجوز أن يتجاوز مجموعهما الكمية المتبقية للاستلام. تظل النسخ المرفوضة مطلوبة لتسليم لاحق.
تنقل الكمية المقبولة قيمتها من الالتزامات إلى الإنفاق المستلم. كرر العملية مع كل دفعة لاحقة. يؤدي إكمال الأمر أو إلغاء أمر مؤهل إلى تحرير الالتزام غير المستخدم فقط. يلزم سبب، وتبقى الاستلامات السابقة والسجل محفوظة.
إضافة النسخ إلى الفهرس
- من الاستلام، افتح قائمة إجراءات الاستلام واختر إضافة النسخ المستلمة إلى الفهرس.
- اختر المادة المستلمة. تتاح النسخ المقبولة التي لم تُضف من قبل فقط.
- أنشئ سجلًا جديدًا في الفهرس، أو ابحث عن سجل موجود واختره إذا كانت لديك صلاحية تعديله.
- أكمل نموذج الفهرس أو النسخ المعتاد، بما فيه رقم القيد والرمز الشريطي والحقول المطلوبة. أضف من نسخة واحدة إلى 100 نسخة في كل مرة، دون تجاوز الكمية المقبولة المتبقية.
- احفظ وراجع الاستلام المحدث. إذا كان سجل الفهرس موجودًا بالفعل، ارجع واختر السجل الموجود.
في Standalone app، اختر بند الاستلام والكمية أولًا، ثم السجل الجديد أو الموجود. جهّز العدد المحدد من النسخ الجديدة في حوار معلومات النسخ المشترك، ثم استخدم حفظ النهائي لإكمال الإضافة.
تبقى النسخ الموجودة كما هي. استخدم معرّفات جديدة للنسخ الجديدة، ولا تستخدم رقم قيد أو رمزًا شريطيًا يخص نسخة أخرى.
الفواتير وربط المصروفات
في فواتير الموردين، اختر أمر شراء مؤهلًا وأدخل رقم فاتورة المورد وتاريخها وتاريخ الاستحقاق الاختياري والمبلغ. يجب أن يكون الرقم فريدًا لهذا المورد في المكتبة. راجع الفرق عن إجمالي الأمر قبل تسجيل الفاتورة.
تسجيل فاتورة أو استلام لا ينشئ دفعة. اختر ربط مصروف مسجل لاختيار مصروف موجود في المكتبة نفسها، بالعملة والمبلغ المطابقين تمامًا، وبحالة مسجل وغير مرتبط بفاتورة أخرى. لا يعاد قيد المصروف. لا تُلغى الفاتورة المرتبطة من هذه الصفحة؛ راجع تصحيحات الدفع في Accounts مع الموظف المخول.
القوائم والسجل والشاشات الصغيرة
تنقل بين الأقسام بالقائمة أو محدد القسم. تُحمّل القوائم على صفحات. ابحث ببداية اسم المورد أو الميزانية، وببداية رقم مستند الشراء. يوفر Libcodesk WebApp أيضًا تصفية حسب حالة المستند. راجع الاستلامات والأنشطة صفحةً صفحة.
تتيح قائمة إجراءات الصف عرض السجل المحدد أو العمل عليه. يعرض عرض السجل إجراءات المستند وأسبابها وأوقاتها، بينما يعرض سجل الأنشطة نشاط المكتبة المختارة. السجل للمراجعة وليس للتراجع عن التغييرات.
على الشاشات الضيقة، مرر الجدول أفقيًا للوصول إلى الأعمدة والإجراءات. تمرر محتويات الحوارات رأسيًا. في Standalone app، استخدم محدد قسم الشراء وقائمة الصف المشتركة. تنقل باستخدام Tab، وأرسل النموذج الصحيح المتاح باستخدام Enter، وأغلق الحوار باستخدام Escape عندما لا يكون الحفظ جاريًا. تظهر حالة التنفيذ وتبقى المدخلات عند فشل الحفظ.
معالجة المشكلات
- إذا تغير السجل، أغلق النموذج وحدّثه وراجع آخر المعلومات قبل تكرار الإجراء.
- إذا كانت الميزانية غير كافية، تحقق من العملة والفترة والمخصص والالتزامات. لا تغيّر السياسة لإخفاء خطأ شراء.
- إذا تعذر ربط المصروف، قارن المكتبة والعملة والمبلغ والحالة المسجلة. لا تُدخل الدفعة نفسها مرة أخرى.
- إذا تعذرت إضافة النسخ، راجع الكمية المقبولة المتبقية والصلاحيات ومعرّفات النسخ الجديدة.
- إذا انقطع الرد، أعد محاولة الإجراء نفسه قبل إنشاء طلب أو استلام منفصل. عند الشك، حدّث المستند وراجع سجله أولًا.
راجع الأسعار والكميات قبل الإرسال، واكتب مراجع الموردين والأسباب بوضوح. لا تسجل المرفوض كمخزون مقبول، ولا تعتبر تسجيل الفاتورة دليلًا على دفعها.
أسئلة شائعة
هل يمكن لمقدم الطلب الموافقة على طلبه؟
فقط إذا سمح إعداد المكتبة بذلك وكانت لديه صلاحية الموافقة أصلًا. تتطلب القاعدة الافتراضية شخصًا آخر.
لماذا لم يعد كامل مبلغ الميزانية بعد إكمال الأمر؟
يُحرر الالتزام غير المستخدم فقط. ويبقى الإنفاق مقابل الكميات المقبولة مسجلًا.
هل يمكن تسجيل الاستلام وإضافة النسخ لاحقًا؟
نعم. سجل الاستلام أولًا ثم أضف النسخ المقبولة من الاستلام عندما تجهز بيانات الفهرس.
هل يؤدي ربط الفاتورة إلى إنشاء مصروف آخر؟
لا. يربط المصروف المسجل الموجود بالفاتورة دون قيده مرة أخرى.
لقطة شاشة مطلوبة
اعرض أمرًا مستلمًا جزئيًا والتزامه المتبقي وإجراء إضافة النسخ وقائمة الصف على شاشة ضيقة باستخدام بيانات توضيحية.