রিজার্ভেশন
সক্রিয় লাইব্রেরিতে বর্তমানে ইস্যু করার উপযোগী কোনো কপি না থাকলে রিজার্ভেশন একজন সদস্যকে ক্যাটালগের শিরোনামটির জন্য আগে এলে আগে পাবেন ভিত্তিক সারিতে রাখে। এটি সদস্যকে স্ক্যান করা নির্দিষ্ট কপিটির সঙ্গে স্থায়ীভাবে যুক্ত করে না।
রিজার্ভেশন ইস্যু কার্যপ্রবাহের প্রাসঙ্গিক একটি অ্যাকশন; এটি স্ক্যান ডেস্কের আলাদা মোড নয়।
ডেস্ক থেকে রিজার্ভেশন করুন
- সার্কুলেশন ব্যবস্থাপক > সার্কুলেশন ডেস্ক খুলে ইস্যু নির্বাচিত রাখুন।
- সদস্যকে স্ক্যান বা খুঁজে সদস্যের কার্ড যাচাই করুন।
- অনুপলব্ধ বা মেরামতাধীন একটি কপি স্ক্যান বা খুঁজুন।
- সক্রিয় লাইব্রেরিতে একই মূল ক্যাটালগ শিরোনামের ইস্যু করার উপযোগী কোনো কপি নেই—এটি নিশ্চিত করুন।
- সাধারণ ইস্যু সারির কাজ শেষ করুন বা সারিটি পরিষ্কার করুন।
- শিরোনাম রিজার্ভ করুন নির্বাচন করুন।
- নিশ্চিতকরণ ও সারিতে অবস্থান পর্যালোচনা করুন।
রিজার্ভেশন তৈরির আগে Libcodesk সদস্যের সক্রিয় সদস্যপদ পরিকল্পনা, সদস্যপদের অবস্থা, রিজার্ভেশনের সীমা, সংগ্রহে প্রবেশাধিকার, প্রয়োজনীয় সুবিধায় প্রবেশাধিকার, মিলে যাওয়া ধার নেওয়ার নিয়ম এবং বিদ্যমান রিজার্ভেশন বা ঋণের দ্বন্দ্ব পরীক্ষা করে। কোনো সদস্য রিজার্ভেশন ব্যবহার করে সংগ্রহ বা সুবিধার বিধিনিষেধ এড়াতে পারবেন না।
নির্বাচিত সদস্যের কাছে একই শিরোনাম ইতিমধ্যে ইস্যু করা থাকলে নতুন রিজার্ভেশন তৈরি হয় না; পরিবর্তে নবায়ন ব্যবহার করুন। ইস্যু করার উপযোগী কপি থাকলে শিরোনাম রিজার্ভ না করে সেই কপিটি ইস্যু করুন। প্রত্যাখ্যাত প্রতিটি রিজার্ভেশনের কারণ নির্দিষ্ট বার্তায় দেখানো হয়।
সারি কীভাবে সংগ্রহের জন্য প্রস্তুত হয়
নতুন রিজার্ভেশন সারিতে আছে অবস্থায় শুরু হয় এবং তখন সংগ্রহের কোনো সময়সীমা থাকে না। ওই শিরোনামের উপযুক্ত কোনো কপি ফেরত এলে Libcodesk সেটি সারিতে থাকা প্রথম যোগ্য রিজার্ভেশনে নির্ধারণ করে এবং অবস্থা সংগ্রহের জন্য প্রস্তুত করে।
এরপর Libcodesk কনফিগার করা সদস্য বিজ্ঞপ্তি প্রস্তুত করে এবং কার্যকর সদস্যপদ পরিকল্পনা বা ধার নেওয়ার নিয়মের সংরক্ষণকাল অনুযায়ী সংগ্রহের সময়সীমা শুরু করে। প্রস্তুত রিজার্ভেশনটি বৈধ থাকা পর্যন্ত সংরক্ষিত কপিটি সাধারণ ইস্যুর জন্য অনুপলব্ধ থাকে।
সদস্য সময়সীমার মধ্যে কপি সংগ্রহ না করলে রিজার্ভেশনটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে মেয়াদোত্তীর্ণ হয়। কপিটি অবমুক্ত হয় এবং সারিতে থাকা পরবর্তী যোগ্য রিজার্ভেশন সংগ্রহের জন্য প্রস্তুত হতে পারে। সদস্য দেখতে পারেন সংরক্ষণটি সারিতে আছে, প্রস্তুত, সংগ্রহ করা হয়েছে, কর্মী বাতিল করেছেন, নাকি সংগ্রহের সময়সীমা শেষ হওয়ায় স্বয়ংক্রিয়ভাবে বাতিল হয়েছে।
প্রস্তুত রিজার্ভেশন সম্পন্ন করুন
- ইস্যু নির্বাচন করে যে সদস্যের রিজার্ভেশন প্রস্তুত, তাঁকে লোড করুন।
- নির্ধারিত সংরক্ষিত কপি অথবা নীতি অনুমতি দিলে একই মূল শিরোনামের অন্য উপযুক্ত কপি স্ক্যান করুন।
- রিজার্ভেশন সতর্কতায় একই সদস্যকে শনাক্ত করা হয়েছে—এটি নিশ্চিত করুন।
- সব ইস্যু করুন সম্পন্ন করুন।
সফল ইস্যু স্বয়ংক্রিয়ভাবে রিজার্ভেশন পূরণ করে এবং ইস্যু ও রিজার্ভেশনের অবস্থা পরিবর্তন—দুটিই সার্কুলেশন ইতিহাসে রেকর্ড করে। অনুমোদিত নীতির কার্যপ্রবাহে আগে রিজার্ভেশনটি সমাধান না করা পর্যন্ত অন্য সদস্যের জন্য সংরক্ষিত কপি সাধারণভাবে ইস্যু করা যায় না।
রিজার্ভেশন সারি পরিচালনা করুন
সক্রিয় রিজার্ভেশনের সারিগুলো দেখতে সার্কুলেশন ব্যবস্থাপক > রিজার্ভেশন খুলুন। সদস্য, শিরোনাম, অ্যাকসেশন, বারকোড বা রিজার্ভেশন শনাক্তকারী দিয়ে খুঁজুন। স্মার্ট তালিকা, অবস্থা বা উপকরণের ফিল্টার, লাইব্রেরির পরিসর, ডেটাবেস-চালিত পৃষ্ঠাবিন্যাস ও সারির অ্যাকশন মেনু ব্যবহার করুন।
প্রতিটি সারিতে শিরোনাম, সদস্য, সারির অবস্থান, অবস্থা, রিজার্ভেশনের সময়, প্রস্তুত হওয়ার সময়, সংগ্রহের সময়সীমা, প্রযোজ্য হলে নির্ধারিত কপি এবং বাতিল বা মেয়াদ শেষ হওয়ার কারণ বোঝা যাওয়া উচিত। সদস্যের আর শিরোনামটি প্রয়োজন না হলে বা অনুমোদিত কর্মীর সিদ্ধান্তে প্রয়োজন হলেই শুধু রিজার্ভেশন বাতিল করুন নির্বাচন করুন। কে কখন কী কারণে বাতিল করেছেন, তা সার্কুলেশন ইতিহাসে সংরক্ষিত থাকে।
বিজ্ঞপ্তি
রিজার্ভেশন তৈরি, সংগ্রহের জন্য প্রস্তুত, সংগ্রহের স্মারক, মেয়াদ শেষ এবং বাতিলের বার্তাগুলো বিজ্ঞপ্তি ব্যবস্থাপনা-এর ইভেন্ট নিয়ম ও সক্রিয় চ্যানেল অনুসরণ করে। অ্যাপ বিজ্ঞপ্তির জন্য Cloud setup প্রয়োজন। Local setup-এ চ্যানেলটি অনুপলব্ধ হিসেবে স্পষ্টভাবে দেখানো হয়, তবে সমর্থিত ক্ষেত্রে কনফিগার করা স্থানীয় ইমেইল বা SMS গেটওয়ে কাজ করতে পারে।
বিজ্ঞপ্তি পাঠাতে ব্যর্থ হলে রিজার্ভেশন নীরবে মুছে বা পূরণ করা যাবে না। কর্মীরা তখনও এর কার্যকর অবস্থা ও সরবরাহের ইতিহাস দেখতে পারবেন এবং সুবিধা থাকলে বিজ্ঞপ্তির কার্যপ্রবাহ থেকে আবার পাঠাতে পারবেন।
উত্তম চর্চা
- সংরক্ষণকাল সদস্যপদ পরিকল্পনায় রাখুন এবং শুধু বাস্তব ব্যতিক্রমের জন্য ধার নেওয়ার নিয়ম ব্যবহার করুন।
- রিজার্ভ করার আগে সক্রিয় লাইব্রেরি নিশ্চিত করুন; প্রাপ্যতা ও সারি লাইব্রেরিভিত্তিক।
- বর্তমান ধারকারীর কপি নবায়নের আগে রিজার্ভেশন সতর্কতা দেখুন।
- প্রস্তুত রিজার্ভেশন ও কাছাকাছি আসা সংগ্রহের সময়সীমা প্রতিদিন পর্যালোচনা করুন।
- কর্মীরা রিজার্ভেশন বাতিল করলে স্পষ্ট কারণ লিখুন।
- বৈধ প্রস্তুত রিজার্ভেশনের অধীনে থাকা কপিকে হাতে করে উপলব্ধ করবেন না।
সমস্যা সমাধান
| সমস্যা | যা পরীক্ষা করবেন |
|---|---|
| শিরোনাম রিজার্ভ করার বিকল্প নেই | ইস্যু করার উপযোগী কোনো কপি নেই, সদস্যের কাছে শিরোনামটি আগে থেকে নেই এবং ইস্যু সারি খালি—এগুলো নিশ্চিত করুন। |
| রিজার্ভেশন প্রত্যাখ্যাত | সদস্যপদের অবস্থা, রিজার্ভেশন সীমা, সংগ্রহ বা সুবিধায় প্রবেশাধিকার, নকল রিজার্ভেশন এবং ধার নেওয়ার নিয়মের বিধিনিষেধ দেখুন। |
| সারির অবস্থান ভুল মনে হচ্ছে | একই মূল শিরোনাম ও নির্বাচিত লাইব্রেরির আগের সক্রিয় রিজার্ভেশন দেখুন। বাতিল ও মেয়াদোত্তীর্ণ সারি সক্রিয় অবস্থান ধরে রাখে না। |
| কপি ফেরতের পর রিজার্ভেশন প্রস্তুত হয়নি | ফেরত দেওয়া কপিটি মূল শিরোনামের, উপযুক্ত এবং সারিতে আগে থাকা সদস্য এখনও যোগ্য কি না যাচাই করুন। |
| সংগ্রহের সময়সীমা নেই | সারিতে থাকা রিজার্ভেশনের সময়সীমা থাকে না। রিজার্ভেশন সংগ্রহের জন্য প্রস্তুত হলেই সময়সীমা শুরু হয়। |
| সদস্য বার্তা পাননি | ইভেন্ট নিয়ম, টেমপ্লেট, গেটওয়ে বা চ্যানেলের প্রাপ্যতা, সদস্যের যোগাযোগের তথ্য এবং বিজ্ঞপ্তির ইতিহাস পরীক্ষা করুন। |
Cloud setup ও Local setup একই দৃশ্যমান রিজার্ভেশন জীবনচক্র ব্যবহার করে, তবে তাদের সারি, বিজ্ঞপ্তি, ইতিহাস ও নিরীক্ষা রেকর্ড আলাদা রাখে।