হিসাব প্রতিবেদন
লেনদেন পরিচালনার স্ক্রিনগুলো ওপরে রাখার জন্য প্রতিবেদন হিসাব ব্যবস্থাপকের সর্বশেষ সাবমেনু।
আর্থিক প্রশ্নের জন্য হিসাব ব্যবস্থাপক > প্রতিবেদন ব্যবহার করুন। হিসাব প্রতিবেদন সদস্যপদ সংগ্রহ, নবায়ন, সার্কুলেশনের দ্রুত সংগ্রহ, অনুদান, ব্যয় ও সরাসরি ইনভয়েস থেকে তৈরি লেনদেনসহ পোস্ট করা হিসাব রেকর্ড পড়ে। এটি ঋণ বা সদস্য টেবিল থেকে সংগৃহীত আয় পুনর্গঠন করে না।
শুরু করার আগে
- সঠিক লাইব্রেরি বা অনুমোদিত সব লাইব্রেরি নির্বাচন করুন।
- আপনার ভূমিকায় আর্থিক প্রতিবেদন ব্যবহারের অনুমতি আছে কি না নিশ্চিত করুন।
- প্রতিষ্ঠানের মুদ্রা ও তারিখ বিন্যাস পরীক্ষা করুন।
- প্রতিবেদনে আশা করার আগে পেমেন্ট, মওকুফ, বাতিল বা ব্যয় সফলভাবে পোস্ট হয়েছে কি না নিশ্চিত করুন।
ডেটার উৎস আর্থিক অনুমতি এবং টেন্যান্ট/লাইব্রেরির সীমানা প্রয়োগ করে। Cloud setup ও Local setup আলাদা হিসাব রেকর্ড রাখে।
সঠিক প্রতিবেদন নির্বাচন
প্রতিবেদন খুঁজুন ব্যবহার করে দৃশ্য ও ক্যাটাগরি নির্বাচক দিয়ে তালিকা ছোট করুন। প্রয়োজনীয় প্রতিবেদন সরাসরি খুলতে প্রতিবেদন নির্বাচন করুন থেকে সেটি বেছে নিন। দৃশ্য-এ সব প্রতিবেদন, পছন্দের, সম্প্রতি ব্যবহৃত ও জনপ্রিয় প্রতিবেদন থাকে। হিসাব ব্যবস্থাপকে ফিরতে পেছনে যাওয়ার বোতাম ব্যবহার করুন।
উদাহরণের মধ্যে রয়েছে আর্থিক সারাংশ, দৈনিক সংগ্রহ, মাসিক সংগ্রহ, পরিকল্পনা অনুযায়ী সদস্যপদ আয়, তৈরি জরিমানা, সংগৃহীত জরিমানা, বকেয়া জরিমানা, মওকুফ করা জরিমানা, ভাড়া আয়, পদ্ধতি অনুযায়ী পেমেন্ট, নগদ সংগ্রহ, অনলাইন পেমেন্ট, সদস্যের বকেয়া ও অপরিশোধিত লেনদেন।
তৈরি ও তুলনা
- একটি প্রতিবেদন খুলুন।
- ওই প্রতিবেদন যে লাইব্রেরি, সময়সীমা, লেনদেনের ধরন, পেমেন্ট পদ্ধতি, দিক বা ইনভয়েস অবস্থা দেয় তা নির্বাচন করুন।
- পাওয়া গেলে আগের সময়সীমার সঙ্গে তুলনা করুন নির্বাচন করুন।
- প্রতিবেদন তৈরি করুন বেছে নিন।
শুধু অর্থবহ ফিল্টার দেখানো হয়। হিসাব প্রতিবেদনে ক্যাটালগ শ্রেণিবিন্যাস বা সম্পর্কহীন সংগ্রহের নিয়ন্ত্রণ থাকে না।
নিজের মতো সাজান ও সংরক্ষণ
নির্বাচিত কলাম, কলামের ক্রম, দলবদ্ধকরণ ও সর্বোচ্চ তিনটি সাজানোর স্তরের জন্য প্রতিবেদন নিজের মতো সাজান ব্যবহার করুন। ব্যক্তিগত ডিফল্ট কলাম রাখতে পছন্দের হিসেবে নির্ধারণ করুন বেছে নিন। কনফিগারেশন সংরক্ষণ করুন সেটআপটি রাখে এবং পরে বর্তমান প্রামাণ্য আর্থিক ডেটা দিয়ে আবার চালায়।
আর্থিক ফলাফল যাচাই
kpi কার্ড ও চার্ট ফিল্টার করা হিসাব লেনদেনের সারাংশ দেখায়। বিস্তারিত টেবিলে সমর্থনকারী সারিগুলো থাকে। কোনো মোট পরিচালন কাজে ব্যবহারের আগে নির্বাচিত লাইব্রেরি, তারিখের সময়সীমা, লেনদেনের দিক, অবস্থা ও পেমেন্ট পদ্ধতি দেখুন।
কোনো রেকর্ড না মিললে ফিল্টার সাফ করুন বেছে নিন। প্রতিবেদন ব্যর্থ হলে আবার চেষ্টা করুন বেছে নিন। Libcodesk প্রতিবেদনের কর্মক্ষেত্রে ডেটাবেস ত্রুটি বা স্ট্যাক ট্রেস প্রকাশ করে না।
পূর্বরূপ ও রপ্তানি
কাঠামোবদ্ধ ডেটার জন্য Excel, মুদ্রণের জন্য PDF অথবা সম্পাদনাযোগ্য প্রতিবেদন নথির জন্য Word বেছে নিন। সারাংশ, চার্ট, বিস্তারিত টেবিল, প্রয়োগ করা ফিল্টার এবং কে তৈরি করেছেন—এই তথ্য অন্তর্ভুক্ত করবেন কি না নির্বাচন করুন। PDF-এ পোর্ট্রেট বা ল্যান্ডস্কেপ এবং A4, A3 বা লেটার সমর্থিত।
Excel নির্বাচিত বিষয়কে সারাংশ, চার্ট ডেটা ও বিস্তারিত ডেটা শিটে ভাগ করে। Word সম্পাদনাযোগ্য শিরোনাম ও ধারাবাহিক টেবিল ব্যবহার করে, ফলে কাঠামো না হারিয়ে আর্থিক নথি পর্যালোচনা করা যায়।
সবসময় রপ্তানি পূর্বরূপ দেখুন। এটি বর্তমান কনফিগারেশন প্রতিফলিত করে এবং প্রতিষ্ঠান/লাইব্রেরি, তৈরির সময়, তারিখের সময়সীমা, ফিল্টার, সাজানো, দলবদ্ধকরণ, নির্বাচিত কলাম, kpi ও চার্ট শনাক্ত করে। তৈরি রপ্তানি ও গুরুত্বপূর্ণ পূর্বরূপ ব্যবহারকারী, সময়, প্রতিবেদনের সংজ্ঞা, লাইব্রেরি পরিসর, ফিল্টার, ফলাফল ও রপ্তানি বিন্যাসের মতো নিরীক্ষা মেটাডেটা রাখে।
যা করবেন এবং করবেন না
- বাস্তবে পোস্ট, সংগ্রহ, মওকুফ, বাতিল বা বকেয়া অর্থের জন্য হিসাব প্রতিবেদন ব্যবহার করুন।
- আর্থিক রপ্তানি ভাগ করার আগে নির্বাচিত লাইব্রেরি ও তারিখের সময়সীমা নিশ্চিত করুন।
- হিসাব লেনদেন থাকলে সার্কুলেশন বা সদস্য কার্যকলাপ থেকে আয় হিসাব করবেন না।
- সংশ্লিষ্ট অনুমতি নেই এমন কর্মীর সঙ্গে আর্থিক রপ্তানি ভাগ করবেন না।
প্রায়শ জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
সার্কুলেশনে জরিমানা দেখা গেলেও সংগৃহীত জরিমানায় নেই কেন?
সার্কুলেশন জরিমানা পাওনা নির্ধারণ করতে পারে। সংশ্লিষ্ট হিসাব পেমেন্ট পোস্ট হওয়ার পরেই সংগৃহীত জরিমানায় অর্থ অন্তর্ভুক্ত হয়।
সংরক্ষিত প্রতিবেদন কি নিরীক্ষা স্ন্যাপশট হিসেবে ব্যবহার করতে পারি?
না। সংরক্ষিত প্রতিবেদন কনফিগারেশন রাখে। তারিখযুক্ত নথি প্রয়োজন হলে প্রতিবেদন রপ্তানি করুন; গুরুত্বপূর্ণ তৈরি ও রপ্তানি অ্যাকশনও নিরীক্ষা মেটাডেটা রাখে।