শেলফ লোকেশন
মূল শিরোনাম অংশে নির্বাচিত লাইব্রেরির শেলফ পরিচালনা করতে কালেকশন ম্যানেজার > শেলফ লোকেশন খুলুন। Libcodesk WebApp ও Standalone app-এ একই কাজ করা যায়।
ছোট পর্দায় রিফ্রেশ ও লোকেশন যোগ করুন একই সারিতে থাকে। টেবিল/গ্রিড পরিবর্তনের নিয়ন্ত্রণ কালেকশনের মতো এবং উপলভ্য প্রস্থ ব্যবহার করে। Standalone app-এ স্টক যাচাইয়ের কাজের জন্য আলাদা সারি থাকে।
প্রতিটি লোকেশনের একটি অনন্য কোড, ঐচ্ছিক নাম ও বিবরণ এবং একটি ঐচ্ছিক ছবি থাকে। কপির বিদ্যমান শেলফ লোকেশন মান মিলে যাওয়া কোডের সঙ্গে যুক্ত হয়; কপির রেকর্ড বদলাতে হয় না।
শুরুর আগে
- মূল শিরোনাম অংশে সঠিক লাইব্রেরি বেছে নিন।
- আপনার ভূমিকায় কালেকশন দেখার অনুমতি দরকার। লোকেশন যোগ, সম্পাদনা বা মুছতে কালেকশন আপডেটের অনুমতিও দরকার।
- ছবি চাইলে সর্বোচ্চ 8 MB-এর JPG, JPEG, PNG, WebP, GIF বা BMP প্রস্তুত রাখুন।
শেলফ লোকেশন যোগ করুন
- লোকেশন যোগ করুন বেছে নিন।
- কপিতে যে কোড ব্যবহার করবেন সেই শেলফ লোকেশন কোড লিখুন, যেমন
GROUND-A-01। - প্রয়োজনে নাম ও বিবরণ লিখুন।
- ঐচ্ছিক ছবি বেছে নিন। সংরক্ষণের আগেই ডায়ালগে ছবিটি দেখা যায়। বড় করে দেখতে পূর্বরূপ খুলুন এবং বিস্তারিত দেখতে জুম করুন।
- সংরক্ষণ বেছে নিন।
ছবি না থাকলেও কপি স্বাভাবিকভাবে ব্যবহার করা যায়।
কপি থেকে ছবি দেখুন
কালেকশন রেকর্ডের বিস্তারিত খুলে কপির সারি দেখুন। কপির শেলফ লোকেশন সংরক্ষিত কোডের সঙ্গে মিললে ছবি দেখুন দিয়ে বড় ছবি খুলুন। বড়-ছোট অক্ষর ও শুরু-শেষের ফাঁকা স্থান উপেক্ষা করে মিল খোঁজা হয়। মিলে যাওয়া ছবি না থাকলে কাজটি দেখা যায় না।
তালিকা দেখুন, সম্পাদনা করুন বা মুছুন
টেবিল ও গ্রিড—দুই দৃশ্যেই শেলফের ছবি দেখা যায়। দৃশ্য পরিবর্তনের নিয়ন্ত্রণ দিয়ে পছন্দ বেছে নিন। কম্পিউটারে ছবির ওপর পয়েন্টার রাখলে বড় পূর্বরূপ আসে; সরালে বন্ধ হয়। ছবিতে ক্লিক করুন, অথবা কীবোর্ডে ফোকাস দিয়ে Enter চাপুন, পূর্ণ ছবি খুলতে। স্পর্শপর্দায় ছবিতে ট্যাপ করুন। তিন-বিন্দুর কাজের মেনু দিয়ে লোকেশন সম্পাদনা, ছবি বদলানো/সরানো বা লোকেশন মোছা যায়।
তালিকার নিচে আগের/পরের পৃষ্ঠা বা পৃষ্ঠা নম্বর দিয়ে চলুন। প্রতি পৃষ্ঠার সারি পরিবর্তন করলে একসঙ্গে দেখা লোকেশনের সংখ্যা বদলায়। টেবিল ও গ্রিড একই অনুসন্ধান ও পৃষ্ঠা ব্যবহার করে। অনুসন্ধান এবং লাইব্রেরি পরিবর্তন প্রথম পৃষ্ঠা থেকে শুরু হয়। মোট সংখ্যা অন্য পৃষ্ঠাসহ সব মিলে যাওয়া লোকেশন দেখায়। কোনো পৃষ্ঠার শেষ লোকেশন মুছলে তালিকা নিকটতম অবশিষ্ট পৃষ্ঠায় ফেরে।
পৃষ্ঠা বদলের সময় লোডিং শেষ হতে দিন। ব্যর্থ হলে রিফ্রেশ দিয়ে আবার চেষ্টা করুন। ছোট পর্দায় নাম, বিবরণ ও কাজের মেনু পড়তে টেবিল পাশে স্ক্রল করা যায়; ছবির পূর্বরূপ আশপাশের বিন্যাসের ওপরে দেখা যায়।
সক্রিয় কপি কোনো কোড ব্যবহার করলে লোকেশনটি মোছা যায় না। আগে কপিগুলো অন্য লোকেশনে দিন। কপি যুক্ত থাকলেও লোকেশন সম্পাদনা করা যায়।
শেলফের স্টক যাচাই করুন
ইনভেন্টরি ও স্টক যাচাই খুলুন। কোনো কপি স্ক্যান না হলেই এই কাজ তার অবস্থা বদলায় না।
- সেশন শুরু করুন বেছে নিন।
- সংক্ষিপ্ত নাম লিখে যাচাইয়ের শেলফ বেছে নিন।
- অ্যাকসেশন নম্বর, বারকোড, QR বা RFID স্ক্যান বা লিখুন; প্রতিটি স্ক্যান জমা দিতে Enter চাপুন।
- প্রত্যাশিত, স্ক্যান করা, পাওয়া, ভুল স্থানে থাকা এবং অজানা কপির সংখ্যা ও অগ্রগতি দেখুন।
- ফিল্টার বা অনুসন্ধান দিয়ে দরকারি ফল দেখুন।
- বাস্তব যাচাই শেষ হলে সেশন সম্পন্ন করুন বেছে নিন।
সম্পন্ন করলে প্রত্যাশিত কিন্তু স্ক্যান না হওয়া কপি অমিল হিসেবে আসে। এগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে অনুপস্থিত হয় না। অবস্থা বদলানোর আগে ডেস্ক, ফেরত আসা কপি, স্থানান্তরের জায়গা এবং পাশের শেলফ দেখুন।
অমিল পর্যালোচনা ও রিপোর্ট
অমিলের তিন-বিন্দুর মেনুতে উপলভ্য কাজ ব্যবহার করুন:
- কপি অনুপস্থিত চিহ্নিত করুন: স্টাফ স্পষ্টভাবে বেছে নিলে কপির অবস্থা বদলায়।
- কপি পাওয়া গেছে চিহ্নিত করুন: উপযুক্ত হলে আগে হারানো বা অনুপস্থিত কপিকে উপলভ্য করে।
- যাচাইকৃত শেলফে সরান: ভুল স্থানে থাকা কপিকে সেশনের শেলফে দেয়।
- নথিভুক্ত লোকেশন গ্রহণ করুন: বর্তমান লোকেশন রেখে অমিল বন্ধ করে।
- অমিল উপেক্ষা করুন: কপি না বদলে জানা ব্যতিক্রম বন্ধ করে।
সমাপ্ত সেশন খুলে অমিলের রিপোর্ট প্রিন্ট করুন দিয়ে পর্যালোচনা ও ছাপার রিপোর্ট পান। ফলাফল বুঝে প্রয়োজনীয় নিশ্চিতকরণ সম্পন্ন করুন; শুধু রিপোর্ট শেষ করার জন্য কপির অবস্থা বদলাবেন না।
সাধারণ প্রশ্ন
একটি লোকেশনে একাধিক ছবি রাখা যায়?
বর্তমানে একটি ছবি থাকে। সেটি বদলানো বা সরানো যায়।
সদস্যরা কি শেলফের ছবি দেখতে পান?
এখন নয়। ছবিগুলো স্টাফ কালেকশনের কপির বিস্তারিত থেকে দেখতে পান।
সেশন সম্পন্ন করলে সব না-স্ক্যান-করা কপি অনুপস্থিত হয়?
না। পর্যালোচনার জন্য অমিল তৈরি হয়; অবস্থা বদলাতে স্টাফকে অনুপস্থিত চিহ্নিত করতে হয়।
অসমাপ্ত যাচাই আবার শুরু করা যায়?
হ্যাঁ। খোলা সেশন বেছে নিয়ে স্ক্যান চালিয়ে যান। একটি শেলফে একসঙ্গে একটি সক্রিয় সেশন থাকতে পারে।
আগের সেশনের রিপোর্ট ছাপা যায়?
হ্যাঁ। সমাপ্ত সেশন বেছে নিয়ে অমিলের রিপোর্ট প্রিন্ট করুন।
যোগ করার জন্য স্ক্রিনশট: টেবিল, যোগ/সম্পাদনার ডায়ালগ, স্ক্যানের অগ্রগতি, অমিলের কাজ এবং ছাপার পূর্বরূপ—বড় ও ছোট পর্দায়।
আইটেম যোগ করার সময় অবস্থান লেখা
Collection বা Periodical-এর কপির Shelf Location ঘরে লিখতে শুরু করলে সেই কপির নির্বাচিত লাইব্রেরির মিল থাকা কোড দেখা যায়। মাউস দিয়ে অথবা তীরচিহ্নের কী ও Enter দিয়ে একটি পরামর্শ বেছে নিন, কিংবা নতুন কোড লিখুন। পরামর্শ আপনাকে বানান মিলিয়ে নিতে সাহায্য করে; নতুন কোড লেখা বন্ধ করে না।
আইটেম সংরক্ষণ করলে নতুন কোড Shelf Locations-এ পাওয়া যায়। সফটওয়্যার আপডেটের সময় সংগ্রহে আগে থেকে থাকা অবস্থানের মানও এই তালিকায় যুক্ত হয়। বিদ্যমান অবস্থানের নাম, বিবরণ ও ছবি অক্ষুণ্ণ থাকে। শুধু কোড থাকা অবস্থানে পরে এসব তথ্য যোগ করতে পারেন।
কোড বদলাতে অবস্থানের অ্যাকশন মেনু থেকে সম্পাদনা বেছে নিন, কোড পরিবর্তন করুন এবং সংরক্ষণ করুন। একই লাইব্রেরিতে পুরোনো কোড ব্যবহার করা কপিগুলো একসঙ্গে নতুন কোড পায়। নাম, বিবরণ ও ছবি আলাদা করে না বদলালে আগের মতো থাকে। অন্য অবস্থানের ব্যবহৃত কোড নেওয়া যায় না। আগে খোলা আইটেমে পরিবর্তন দেখতে রিফ্রেশ করুন।
পরামর্শ লোড না হলে নির্বাচিত লাইব্রেরি এবং Cloud setup-এর সংযোগ পরীক্ষা করে আবার লিখুন। আপনার লেখা মান থেকে যায়। সংরক্ষণে অনুমতি বা সংযোগের সমস্যা হলে তা জানানো হয়।
খুব সরু উইন্ডোতে Shelf Locations-এর বোতামগুলো একটির নিচে আরেকটি দেখানো হয়। বোতামের লেখা প্রয়োজনে একাধিক লাইনে দেখা যায় এবং কেটে যায় না। ভিউ পরিবর্তনের বোতাম ছোট থাকে; শেলফ কার্ড ও পৃষ্ঠা নিয়ন্ত্রণ দেখতে নিচে স্ক্রল করুন।
অত্যন্ত সরু স্ক্রিনে লাইব্রেরি পরিবর্তন, খোঁজ, বিজ্ঞপ্তি, ভাষা, থিম ও প্রোফাইলের নিয়ন্ত্রণ পেতে উপরের বারটি পাশে স্ক্রল করুন। বোতামগুলোর স্বাভাবিক আকার বজায় থাকে।