استيراد الأعضاء
يساعد استيراد الأعضاء على إنشاء أو تحديث سجلات كثيرة من ملف CSV أو Excel. يطابق Libcodesk الأعمدة حسب عناوينها، ويتحقق من أنواع الأعضاء والخطط والمكتبات والتواريخ والحقول الفريدة والصور قبل الحفظ، ثم يقدم تقريراً بكل صف.
أضف لقطات لتنزيل القالب، ورفع الجدول وZIP الصور، واختيار وضع الاستيراد، ومعاينة التحقق، وإصلاح الصف، والتقدم، وتقرير الأخطاء.
قبل البدء
- أنشئ أنواع الأعضاء وخطط العضوية والمكتبات المطلوبة أولاً.
- اعرف تنسيق التاريخ المهيأ للمؤسسة؛ تُعرض التواريخ وتُقبل به ثم تُخزن داخلياً بصورة موحدة.
- قرر هل ستنشئ سجلات جديدة أم تحدّث الموجودة أم تستخدم الوضعين.
- خذ عينة صغيرة واختبرها قبل الملف الكبير.
- احتفظ بنسخة أصلية من الجدول، ولا تضع كلمات مرور حقيقية دائمة فيه.
تنزيل القالب
نزّل القالب من نافذة الاستيراد بدلاً من إنشاء عناوين عشوائية.
| الصف | الغرض |
|---|---|
| الصف 1 | عناوين الأعمدة المدعومة. |
| الصف 2 | إرشادات المطلوب والاختياري؛ يتجاهله الاستيراد. |
| الصف 3 | بيانات مثال يجب استبدالها ببياناتك. |
كيفية مطابقة عناوين الأعمدة
تكون المطابقة حسب العنوان وبلا حساسية لحالة الأحرف، وتُقبل بدائل شائعة. تُتجاهل الأعمدة غير المدعومة بدلاً من إزاحة البيانات. لا تعتمد على ترتيب الأعمدة، ولا تغيّر عنواناً إلى كلمة غامضة قد تطابق أكثر من حقل.
كلمات العناوين المدعومة
| حقل النظام | العنوان الموصى به | بدائل مكتشفة |
|---|---|---|
| رمز نوع العضو | Member Type Code | member_type_code، type code، member type |
| رمز خطة العضوية | Membership Plan Code | membership_plan_code، plan code، membership plan، plan |
| المكتبات | المكتبات | المكتبة، المكتبة الوصول |
| الحالة | الحالة | العضو الحالة |
| كلمة المرور المؤقتة | مؤقتة كلمة المرور | كلمة المرور، درجة حرارة كلمة المرور |
| الصورة | Photo | image، profile image، profile photo، photo filename |
| حقل العضو | العنوان الموصى به | بدائل مكتشفة |
|---|---|---|
| معرّف العضو | Member ID | member_id، library card number، card number |
| الاسم | الاسم | كامل الاسم، العضو الاسم |
| البريد الإلكتروني | البريد الإلكتروني | بريد إلكتروني، بريد |
| الهاتف | الهاتف | الهاتف المحمول، الهاتف المحمول الرقم، الاتصال الرقم |
| تاريخ الميلاد | التاريخ من الميلاد | dob، الميلاد التاريخ |
| صورة الملف | الملف الشخصي الصورة | الصورة، الصورة، الملف الشخصي الصورة |
تبقى هذه الكلمات التقنية في ملف الاستيراد بالإنجليزية لضمان عقد ثابت بين اللغات.
الأعمدة المطلوبة
| العمود | المتطلب |
|---|---|
| العضو النوع Code | مطلوب ويجب أن يطابق رمز نوع عضو نشط. |
| العضوية الخطة Code | مطلوب ويجب أن يطابق خطة نشطة. |
| العضو ID | مطلوب إلا إذا فُعل التوليد التلقائي وكانت الخلية فارغة؛ تُحترم قيمة الجدول دائماً عند وجودها. |
| الاسم | مطلوب. |
| البريد الإلكتروني | مطلوب إلا إذا فُعل توليد البريد وكانت الخلية فارغة؛ تُحترم قيمة الجدول عند وجودها. |
| المكتبات | اختياري؛ الفراغ يستخدم مكتبات الخطة المختارة. |
| الحالة | اختياري؛ الفراغ يصبح نشطاً. |
| مؤقتة كلمة المرور | مطلوب فقط إذا لم يكن لنوع العضو كلمة مرور افتراضية. |
| الصورة | اختياري إلا إذا جعل نوع العضو الصورة مطلوبة. |
قد تضيف أنواع الأعضاء حقولاً مطلوبة أخرى. تعرض النافذة المتطلبات الفعلية قبل التحقق.
الملفات المدعومة
استخدم CSV أو XLSX صالحاً وفق ما تعرضه النافذة. لا ترفع ملفاً محمياً بكلمة مرور أو متعدد الجداول بصورة مبهمة. احفظ CSV بترميز أوتف-8 للحفاظ على العربية والبنغالية وغيرها.
التواريخ
اكتب التاريخ بتنسيق المؤسسة الظاهر في نافذة الاستيراد، مثل 25/12/2025 عند استخدام d/m/Y. تُقبل قيم اليوم أو الشهر ذات الرقم الواحد مثل 1/8/2001 في هذا التنسيق. لا يخمّن النظام تاريخاً غامضاً؛ أصلح الخطأ ثم أعد التحقق.
مطابقة نوع العضو والخطة
تتم المطابقة بالرمز النشط، لا بالاسم الظاهر فقط. انسخ الرموز من أنواع الأعضاء وخطط العضوية. يجب أن تكون الخطة صالحة للنوع والمكتبات المقصودة، وإلا يفشل الصف برسالة واضحة.
التوليد التلقائي لمعرّف العضو والبريد
إذا كانت إعدادات المؤسسة تولد معرّف العضو أو البريد، اترك الخلية فارغة ليولد النظام القيمة التالية. إذا كتبت قيمة، فسيحترمها الاستيراد بعد فحص التفرد. لا تستخدم معرّفاً داخلياً تقنياً مكان معرّف العضو المرئي.
استيراد الصور
أرفق ZIP اختيارياً، وضع اسم ملف الصورة في عمود الصورة. استخدم JPG أو JPEG أو PNG أو WEBP، وأسماء فريدة وآمنة. يمكن أيضاً تسمية الصور بمعرّف العضو عندما يوضح المسار ذلك. يتحقق النظام من وجود الملف وصلاحيته ومطابقته؛ غياب صورة اختيارية ينتج تحذيراً، أما الصورة المطلوبة فتنتج خطأ.
التحقق قبل الاستيراد
ارفع الجدول وZIP إن وجد، واختر وضع الاستيراد ثم انقر تحقق. لا تُحفظ السجلات في هذه المرحلة.
| شارة الحالة | المعنى |
|---|---|
| نعم | الصف جاهز للاستيراد. |
| 1 تحذير | يمكن استيراده غالباً لكن توجد بيانات اختيارية تحتاج مراجعة. |
| 2 الأخطاء | يجب إصلاحه قبل الاستيراد. |
معالجة أخطاء الاستيراد
قراءة المعاينة
| الحالة | المعنى | الإجراء |
|---|---|---|
| نعم | اجتاز التحقق الحالي. | يمكن المتابعة. |
| تحذير | توجد ملاحظة اختيارية. | راجعها؛ الصور الاختيارية المفقودة مثال شائع. |
| خطأ | لا يمكن استيراده. | اقرأ قائمة الأخطاء المرقمة، وصحح ثم أعد التحقق. |
إصلاح الصف داخل النافذة
| المشكلة | أداة الإصلاح |
|---|---|
| رمز نوع عضو غير صالح | قائمة بحث لاختيار نوع العضو. |
| رمز خطة غير صالح | قائمة بحث لاختيار خطة العضوية. |
| مكتبة غير معروفة | اختيار متعدد للمكتبات. |
| معرّف عضو مفقود | إدخال يدوي أو توليد التالي عند تفعيل التوليد. |
| بريد مفقود | إدخال يدوي أو توليد بريد محلي عند التفعيل. |
| تاريخ غير صالح | منتقي أو حقل تاريخ بتنسيق المؤسسة. |
| هاتف غير صالح | إدخال هاتف مع رمز الدولة. |
| قيمة اختيار غير صالحة | قائمة بالقيم المسموحة. |
| صورة مفقودة أو تالفة | اختيار بديل، أو الكاميرا حيث تتوفر، أو صورة من ZIP، أو تجاهلها إذا كانت اختيارية. |
| الإجراء | الوظيفة |
|---|---|
| تجاوز الصف | استبعاد صف الجدول الحالي من الاستيراد. |
| تجاوز هذه البيانات | مسح الحقل الاختياري للصف الحالي ثم إعادة التحقق. |
| تجاوز هذا العمود | مسح الحقل الاختياري من كل صفوف المعاينة ثم إعادة التحقق. |
لا يمكن تجاوز حقل مطلوب بهذه الأدوات.
التعامل مع الصف 2
يتعرف القالب الرسمي على صف الإرشاد الثاني ويتجاهله. إذا أنشأت ملفك بنفسك، فلا تضف صف شرح يبدو كسجل عضو؛ استخدم القالب أو احذف صفوف التعليمات غير المعروفة.
أخطاء شائعة وحلولها
| الخطأ | السبب | الحل |
|---|---|---|
| رمز نوع العضو غير موجود | لا يطابق نوعاً نشطاً. | استخدم الرمز الدقيق من أنواع الأعضاء. |
| رمز الخطة غير موجود | مفقود أو غير نشط أو مكتوب بصورة مختلفة. | استخدم رمز خطة نشطة دقيقاً. |
| معرّف العضو مطلوب | فارغ والتوليد غير مفعل. | املأه أو فعّل التوليد. |
| البريد مطلوب | فارغ والتوليد غير مفعل. | املأه أو فعّل توليد البريد. |
| بريد غير صالح | تنسيق غير صحيح. | استخدم بريداً صالحاً أو التوليد المحلي المهيأ. |
| معرّف أو بريد مكرر | موجود مسبقاً أو مكرر في الملف. | اجعل كل قيمة فريدة. |
| تنسيق تاريخ غير صالح | لا يطابق تنسيق المؤسسة. | استخدم التنسيق المعروض، مثل 25/12/2025. |
| خيار غير صالح | لا يطابق خيارات نوع العضو. | اختر قيمة مهيأة مسموحة. |
| مكتبة غير مطابقة | الاسم غير موجود أو غير متاح. | صححها أو اترك الخلية فارغة لاستخدام مكتبات الخطة. |
| صورة مفقودة | الاسم غير موجود في ZIP. | أضفها أو امسح الخلية إذا كانت اختيارية. |
| صورة غير صالحة | تالفة أو غير مدعومة. | استبدلها بـ JPG أو JPEG أو PNG أو WEBP. |
مسار استيراد سلس
- اختبر 5 إلى 10 صفوف أولاً.
- أصلح إعدادات الأنواع والخطط بدلاً من ترقيع الصف نفسه مراراً.
- أعد التحقق حتى تصبح الأخطاء صفراً.
- راجع عدد الجديد والمطابق والمحدث والمتجاوز.
- ابدأ الاستيراد واترك الشاشة مفتوحة أثناء التقدم.
- نزّل تقرير الأخطاء واحتفظ به إذا لم تنجح كل الصفوف.
- صحح الفاشل فقط وأعد استيراده بالوضع المناسب.
الاستيرادات الكبيرة
قسّم الملفات الكبيرة إلى دفعات منطقية، مثل نوع عضو أو فرع أو دفعة دراسية. يعرض الإعداد السحابي تقدماً مضبوطاً وأعداد المعالج والناجح والفاشل والمتجاوز والمتبقي. لا تغلق النافذة أثناء العمل، وتجنب شبكة غير مستقرة وZIP صور ضخم في دفعة واحدة.
في تطبيق Standalone يتبع الاستيراد المحلي عقد البيانات نفسه من خلال قاعدة البيانات المحلية، بينما يرسل الإعداد السحابي الدفعات إلى الخدمة. تبقى قواعد العناوين والتواريخ والصور والنتائج متوافقة. لا يوجد تزامن خفي بين مجموعتي البيانات؛ نفّذ الاستيراد في الإعداد الذي ستستخدم بياناته.
عند وجود عشرات الآلاف من الصفوف، لا تحاول إصلاح كل الأخطاء يدوياً في نافذة المعاينة. صدّر تقرير الأخطاء، وصحح القيم المتكررة في المصدر، ثم أعد رفع ملف يحتوي الصفوف الفاشلة فقط. يقلل ذلك وقت التحقق ويجعل نتيجة كل محاولة واضحة.
أوضاع الاستيراد
| الوضع | الوظيفة |
|---|---|
| إنشاء الجديد فقط | يضيف غير المطابق؛ يفشل السجل الموجود برسالة واضحة. |
| تحديث الموجود فقط | يحدث المطابق؛ يفشل الصف الجديد برسالة واضحة. |
| إنشاء + تحديث | يحدث المطابق وينشئ غير المطابق. |
تتم مطابقة الموجود باستخدام الحقول المخصصة لذلك، مثل معرّف العضو أو البريد، مع الحفاظ على المعرفات الداخلية والعلاقات وسجل التدقيق.
بعد الاستيراد
راجع ملخص النتيجة والسجلات الفاشلة، وابحث عن عينة من الأعضاء، وافتح العضو 360 للتحقق من الخطة والمكتبات والتواريخ والصورة. لا تعِد رفع الملف كاملاً بلا اختيار الوضع الصحيح، فقد يؤدي ذلك إلى أخطاء تكرار متوقعة.
تسجل العملية المنفذ والوقت ونتيجة كل صف حيث يتوفر سجل التدقيق. احتفظ بتقرير الأخطاء إلى أن تتحقق من التصحيحات، ولا تعتبر نجاح الطلب دليلاً على نجاح كل صف؛ الأعداد النهائية للناجح والفاشل والمتجاوز هي المرجع.
ما ينبغي فعله وما ينبغي تجنبه
- استخدم القالب الرسمي وعناوينه.
- طابق تنسيق تاريخ المؤسسة.
- اختبر دفعة صغيرة، وتحقق مرة أخرى بعد كل تصحيح.
- استخدم رموز الأنواع والخطط الدقيقة.
- راجع تقرير النتيجة وأعد الفاشل فقط.
- لا تعتمد على موضع العمود بدلاً من عنوانه.
- لا تخمّن التواريخ الغامضة أو تتجاهل أخطاء التفرد.
- لا ترفع كلمات مرور أو صوراً حساسة عبر قناة غير آمنة.
- لا تغلق الشاشة أثناء عملية كبيرة.
- لا تستخدم إنشاء + تحديث قبل فهم السجلات التي ستتغير.
الأسئلة الشائعة
هل يمكن الاستيراد بلا صور؟
نعم إذا لم يجعل نوع العضو الصورة مطلوبة. قد يظهر تحذير للصورة الاختيارية المفقودة.
ماذا يحدث للأعمدة الزائدة؟
تُتجاهل الأعمدة غير المدعومة؛ تعتمد المطابقة على عناوين معروفة بلا حساسية لحالة الأحرف.
هل يمكن تحديث أعضاء موجودين؟
نعم، اختر تحديث الموجود فقط أو إنشاء + تحديث، وراجع المعاينة والمطابقة قبل التطبيق.
ماذا لو لم يكن للعضو بريد حقيقي؟
استخدم توليد البريد المهيأ للمؤسسة إن كان متاحاً. لا تخترع عنواناً قد يعود لشخص آخر.
لماذا فشل صف كان صالحاً في المعاينة؟
قد تكون البيانات تغيرت بعد المعاينة، أو ظهرت قيمة مكررة أثناء التنفيذ، أو تعذر ملف صورة. اقرأ تقرير الصف، صحح السبب وأعد الفاشل فقط.