المتأخرات والاستثناءات

استخدم مدير الإعارة > المتأخرات والاستثناءات بوصفها قائمة الاهتمام اليومية لأعمال الإعارة النشطة. تعتمد هذه القائمة على الإعارات وتواريخ الاستحقاق وحالات النسخ والحجوزات وقرارات رسوم الإعارة المعلقة، وليس على إجماليات الفهرس العامة.

ما ينبغي مراجعته

• المواد المستحقة اليوم والإعارات النشطة المتأخرة بالفعل.
• حالات النسخ المفقودة أو الضائعة أو التالفة أو قيد الإصلاح أو المحظورة أو غيرها من حالات الاستثناء.
• الإعارات المتأثرة بتحذيرات الحجز أو السياسة.
• قرارات الإيجار أو التأمين المعلقة التي أُنشئت أثناء الإعارة.
• الصفوف التي تحتاج بيانات تاريخ الاستحقاق الحالي أو العضو أو النسخة أو المعاملة فيها إلى تصحيح.

عند تجديد مادة، يصبح تاريخ الاستحقاق المجدد هو التاريخ النشط. يظل التاريخ القديم في سجل الإعارة، لكنه يجب ألا يبقي الإعارة الحالية في قائمة المتأخرات أو ينتج حسابات تأخير بعد تجديد صالح.

العثور على الصفوف التي تحتاج إلى اهتمام

1. افتح المتأخرات والاستثناءات.
2. استخدم القائمة الذكية للمستحق اليوم أو المتأخر أو المفقود أو التالف أو الذي يحتاج إلى اهتمام.
3. ابحث بالعضو أو العنوان أو رقم الإضافة أو الباركود أو RFID.
4. ضيّق الجدول المعتمد على قاعدة البيانات حسب الحالة أو نوع المادة أو المكتبة أو المرشحات الأخرى المتاحة.
5. افتح قائمة إجراءات الصف الواحدة لعرض سجل الإعارة أو سياق العضو أو معلومات النسخة أو الإعادة أو التجديد أو قرارات الرسوم أو الإجراءات الأخرى المسموح بها.

تحدد المكتبة المختارة في رأس التطبيق نطاق النتائج. ولا يرى الموظفون إلا المكتبات التي يسمح بها حسابهم. تعمل عمليات البحث والترتيب والترشيح وتقسيم الصفحات على مصدر البيانات النشط بدل تحميل كل صفوف الإعارة في الشاشة.

إرسال تذكيرات التأخير

1. حدد إعارة نشطة واحدة أو أكثر متأخرة فعلًا.
2. اختر إرسال تذكير في شريط التحديد، أو استخدمه من قائمة إجراءات أحد الصفوف.
3. راجع الأعضاء المحددين وأكد الإجراء.
4. انتظر نتيجة الإدراج في الطابور أو الإرسال؛ تظل الصفوف الفاشلة ظاهرة مع تفسير يسمح بإعادة المحاولة.

عندما تنتمي عدة إعارات محددة إلى العضو نفسه، يُعِد Libcodesk تذكيرًا موحدًا بدل رسالة لكل مادة. وتُستبعد تلقائيًا الصفوف المعادة والإعارات التي لم يحِن موعدها والإعارات المجددة إلى تاريخ مستقبلي.

يستخدم التذكير قواعد أحداث وقوالب تذكير التأخير النشطة في إدارة الإشعارات. يمكن لـCloud setup استخدام قنواته السحابية المفعلة، بما فيها إشعارات التطبيق. أما Local setup فيستخدم فقط القنوات المحلية المدعومة والمضبوطة ويُظهر بوضوح أن إشعار تطبيق OPAC غير متاح. يسجل سجل الإشعارات القناة والوقت وسياق المستلم ونتيجة التسليم، ويحدد حدث التدقيق الموظف الذي بدأ الدفعة.

قرارات الإيجار والتأمين المعلقة

عندما تتطلب خطة العضوية أو قاعدة الاستعارة الفعلية معالجة إيجار أو تأمين، تسجل الإعارة رسم الإعارة بوصفه معلقًا للمراجعة التشغيلية. ولا تُنهي دفعة بصمت.

• استخدم وضع علامة تم التحصيل بعد استلام المبلغ فعلًا من خلال مسار العمل المسموح به في مكتب التحصيل.
• يتطلب الإعفاء إذن تجاوز الإعارة وسببًا ذا معنى.
• يسجل كلا القرارين الموظف المسؤول والوقت والمبلغ والسبب عند انطباقه والعضو والمادة والمكتبة وسياق المعاملة.
• تظل الفاتورة النهائية والضريبة والاسترداد وتخصيص الدفع ومذكرة المعاملة المعاد إنشاؤها ودفتر الحسابات من مسؤوليات قسم الحسابات.

إجراءات الإعادة والتجديد والحالة

استخدم إجراء الصف لفتح مسار الإعادة أو التجديد المناسب. تظل الإعادة مسموحة حتى عندما تكون عضوية العضو منتهية أو محظورة. ويظل التجديد ملتزمًا بخطة العضوية وقاعدة الاستعارة والحجز والحالة والغرامة وقيود الوصول الحالية.

لا تمسح استثناء نسخة مفقودة أو ضائعة أو تالفة أو قيد الإصلاح لمجرد إزالتها من هذه القائمة. استخدم مسار حالة النسخة الصحيح وسجّل القرار المسؤول. يظل سجل الإعارة تسلسلًا غير قابل للتغيير للإجراءات السابقة.

تقديرات الغرامات

تُعد قيم الغرامات في هذه الشاشة تقديرات لجذب انتباه الموظفين ما لم يُنشئ مسار الحسابات رسمًا معتمدًا. ينبغي أن يستخدم التقدير تاريخ الاستحقاق الحالي للإعارة النشطة، بما فيه التاريخ المجدد، وسياسة التقويم والغرامة الفعلية.

ممارسات جيدة

• راجع المستحق اليوم والمتأخر في كل يوم عمل.
• تحقق من التواريخ المجددة قبل إرسال تذكير.
• اجمع تذكيرات العضو بدل إرسال رسائل متكررة.
• استخدم مسارات الحالة للنسخ المفقودة أو التالفة، وقسم الحسابات لسجلات الأموال.
• لا تعفُ رسمًا معلقًا من دون إذن وسبب واضح.
• استخدم سجل الإعارة قبل تصحيح المعاملات القديمة غير المكتملة.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها

المشكلة	ما يجب التحقق منه
المادة المجددة لا تزال متأخرة	حدّث الصفحة وتحقق من أن الإعارة النشطة تحفظ تاريخ الاستحقاق الجديد؛ ينبغي أن يوجد التاريخ السابق في السجل فقط.
إرسال التذكير غير متاح	حدد صفًا نشطًا متأخرًا واحدًا على الأقل، وتحقق من إذن الإشعارات وإعداد الحدث.
إشعار التطبيق غير متاح	تتطلب إشعارات التطبيق Cloud setup؛ استخدم قناة مدعومة ومضبوطة في Local setup.
لم يُسلّم التذكير	راجع سجل الإشعارات وبيانات اتصال العضو والقالب والبوابة والقناة ونتيجة إعادة المحاولة.
وضع علامة تم التحصيل أو الإعفاء غير متاح	تحقق من حالة الرسم المعلق وأذونات الموظف المسجل دخوله؛ يتطلب الإعفاء تجاوز الإعارة.
يبدو تقدير الغرامة غير صحيح	تحقق من تاريخ الاستحقاق النشط وسجل التجديد وتقويم المكتبة أو العطلات وفترة السماح وقاعدة الغرامة الفعلية.

يعرض Cloud setup وLocal setup مسار الاهتمام نفسه، لكنهما يحتفظان بصفوف الإعارة والإشعارات وقرارات الرسوم والسجلات وسجلات التدقيق منفصلة.