সাময়িকী
একটি কার্যকরী পৃষ্ঠা থেকে সংবাদপত্র, ম্যাগাজিন, জার্নাল, নিউজলেটার, বুলেটিন ও অন্যান্য ধারাবাহিক প্রকাশনা পরিচালনা করতে সংগ্রহ ম্যানেজার > সাময়িকী ব্যবহার করুন।
সাময়িকীর শিরোনামও লাইব্রেরির সংগ্রহের অংশ। সাময়িকী পৃষ্ঠা হলো ইস্যু গ্রহণ, প্রত্যাশিত আগমন দেখা, অনুপস্থিত ইস্যু শনাক্ত, অবস্থান পর্যালোচনা এবং ইস্যু-ইতিহাস বা খরচের রিপোর্ট তৈরির দৈনিক কর্মক্ষেত্র।
যা দেখবেন
| অংশ | এর কাজ |
|---|---|
| হেডার | সাময়িকী শিরোনাম, সক্রিয় গণনা ও দ্রুত কাজ দেখায়। |
| শিরোনাম যোগ | সংবাদপত্র, ম্যাগাজিন, জার্নাল, নিউজলেটার, বুলেটিন ও ব্যবহারকারী-নির্ধারিত সাময়িকীর মধ্যে সীমিত সাধারণ ক্যাটালগ এন্ট্রি ফর্ম খোলে। |
| আমদানি | সংগ্রহের একই যাচাই ও প্রিভিউ স্ক্রিন খোলে, তবে শুধু সাময়িকীর ধরন থাকে। |
| অনুসন্ধান, স্মার্ট লিস্ট ও ফিল্টার | শিরোনাম, প্রকাশনার ধরন, লাইব্রেরি/অবস্থান বা কপির স্ট্যাটাস দিয়ে তালিকা সংকুচিত করে। অনুসন্ধানে ধারণ করে, হুবহু বা দিয়ে শুরু মেলানো যায়। স্মার্ট লিস্টে আজ প্রত্যাশিত ও জনপ্রিয় শিরোনামের শর্টকাট আছে। |
| প্রধান টেবিল | প্রতি ইস্যু নয়, প্রতি সাময়িকী শিরোনামে একটি সারি রাখে। সংরক্ষিত কভার শিরোনামের পাশে আসে। আজ ইস্যু প্রত্যাশিত হলেই শিরোনামের পাশে আগমন রেকর্ড কলামে কাজ আসে। সর্বশেষ ইস্যুর তারিখ, আসন্ন তারিখ ও মূল্য থাকলে প্রাপ্ত কপি থেকে মাসিক খরচ দেখায়। কলাম সরানো, সমর্থিত শিরোনাম সাজানো, পৃষ্ঠাবিন্যাস এবং কপি সংখ্যায় ক্লিক করে সেই শিরোনামের ইস্যু-কপি তথ্য খোলা যায়। |
| নির্বাচন টুলবার | এক বা একাধিক শিরোনাম নির্বাচনের পর আসে। সব মিলে যাওয়া ফিল্টার করা শিরোনাম নির্বাচন, লেবেল তালিকা, কপি স্থানান্তর, ব্যাচ হালনাগাদ, ইস্যু আর্কাইভ, রপ্তানি, নির্বাচিত শিরোনাম মুছে ফেলা বা নির্বাচন পরিষ্কার করতে পারে। |
| সারির অ্যাকশন | আগমন রেকর্ড, কপি তথ্য ও ক্যাটালগ সম্পাদনা একটি মেনুতে রাখে। আর্কাইভ ও রপ্তানি নির্বাচন টুলবারে থাকে। |
| পৃষ্ঠার বার্তা | কাজের পরে টেবিলের ওপরে সফলতা, ত্রুটি ও মনোযোগের বার্তা দেখায়। অল্প সময়ে নিজে বন্ধ হয়, অথবা স্টাফ সঙ্গে সঙ্গে বন্ধ করতে পারেন। |
প্রস্তাবিত কর্মপ্রবাহ
- সংগ্রহ ম্যানেজার > সাময়িকী খুলুন।
- সংবাদপত্র, ম্যাগাজিন, জার্নাল, নিউজলেটার, বুলেটিন বা ব্যবহারকারী-নির্ধারিত সাময়িকী ক্যাটালগ করতে শিরোনাম যোগ ব্যবহার করুন। সংবাদপত্র প্রথমে ডিফল্ট নির্বাচিত থাকে; প্রয়োজনে ধরন বদলান।
- আজ কোনো ইস্যু প্রত্যাশিত হলে শিরোনামের পাশে আগমন রেকর্ড বা সারির অ্যাকশন মেনুর একই কাজ ব্যবহার করুন।
- বিক্রেতা আজ সরবরাহ না করলে আগমন রেকর্ড কলাম থেকে আগমন নেই ব্যবহার করুন, যাতে অনুপস্থিত আগমন পরে দেখা যায়।
- মালিক লাইব্রেরি, ইস্যুর তারিখ, শেলফ, প্রকাশনার তারিখ, ধার সীমা, ঐচ্ছিক ভলিউম ও ইস্যু নম্বর, বিক্রেতা, মূল্য ও মন্তব্য লিখুন। দ্রুত কাজের জন্য তারিখে আজ আগে থেকেই পূরণ থাকে।
- নির্ধারিত, জনপ্রিয়, নির্দিষ্ট ধরন, অবস্থান বা স্ট্যাটাস খুঁজতে ফিল্টার, স্মার্ট লিস্ট বা অনুসন্ধান মিল ব্যবহার করুন।
- প্রয়োজনমতো কলাম সাজান এবং বড় তালিকায় পৃষ্ঠাবিন্যাস ব্যবহার করুন।
- সব মিলে যাওয়া শিরোনাম নির্বাচন, লেবেল, স্থানান্তর, ব্যাচ হালনাগাদ, আর্কাইভ, রপ্তানি বা মুছে ফেলার জন্য এক বা একাধিক শিরোনাম নির্বাচন করুন।
- কপি তথ্য খুলতে কপি সংখ্যায় ক্লিক করুন। কপি বর্তমান ইস্যু, আগের ইস্যু, আর্কাইভ করা ইস্যু ও সব ভিউতে সাজানো থাকে। গুচ্ছভিত্তিক ব্যবস্থাপনার জন্য ইস্যু ভিউ ব্যবহার করুন। যে ইস্যুর সারিতে কাজ করছেন সেখান থেকেই কপি যোগ বা সম্পাদনা করুন।
- ক্যাটালগ সম্পাদনা বেছে নিয়ে পরিবর্তন করুন, তারপর ফুটারের সংরক্ষণ ব্যবহার করুন। কোনো ঘর বদলালেই শুধু এটি সক্রিয় হয়।
সাময়িকী আমদানি
ফাইলে সাময়িকীর শিরোনাম বা ইস্যু-কপির তথ্য থাকলে সাময়িকী > আমদানি ব্যবহার করুন। সঠিক ঘর ব্যবহারের জন্য পপআপটি সংবাদপত্র, ম্যাগাজিন, জার্নাল, নিউজলেটার, বুলেটিন ও ব্যবহারকারী-নির্ধারিত সাময়িকীতে সীমিত।
বই, ইবুক, মিডিয়া, সরঞ্জাম ও অন্যান্য অ-সাময়িকীর জন্য সংগ্রহ > আমদানি ব্যবহার করুন। ইস্যুভিত্তিক রেকর্ড সাধারণ কপি কর্মপ্রবাহে পড়া ঠেকাতে সাময়িকীর ধরন সংগ্রহ আমদানিতে থাকে না।
সাময়িকী আমদানির নমুনা
প্রতিটি নমুনায় ১০টি সারি আছে। Excel, libreoffice, গুগল শীট বা অন্য সম্পাদকে খুলুন। CSV হিসেবে আমদানি বা সম্পাদনার পরে xlsx/ods হিসেবে সংরক্ষণ করা যায়।
| নমুনা | যাদের জন্য উপযোগী | ডাউনলোড |
|---|---|---|
| বিস্তারিত ইস্যু-কপি সারি | প্রতিটি প্রাপ্ত সাময়িকীর কপির জন্য একটি অ্যাকসেশন বা কপি সারি রাখা লাইব্রেরি। | বিস্তারিত সাময়িকী কপি-সারির নমুনা |
| সরল কপি সংখ্যা | একটি ইস্যু সারি দিয়ে Libcodesk-কে প্রাপ্ত কপি তৈরি করাতে চায় এমন লাইব্রেরি। | সরল সাময়িকী কপি-সংখ্যার নমুনা |
| সরল অ্যাকসেশন তালিকা | ইস্যুর অ্যাকসেশন রাখে, কিন্তু এক সারিতে সব অ্যাকসেশন পেস্ট করতে চায় এমন লাইব্রেরি। | সরল সাময়িকী অ্যাকসেশন-তালিকার নমুনা |
সাময়িকী আমদানি সংগ্রহের একই সরল-সারি নিয়ম মানে:
- স্বয়ংক্রিয় কপি তৈরির জন্য
Copy Count,Copies,QuantityবাNumber of Copiesব্যবহার করুন। - জানা অ্যাকসেশনের জন্য
Accessions,Accession ListবাAccession Numbersব্যবহার করুন; সেমিকোলন, পাইপ বা একই ঘরে লাইন বিরতি দিয়ে আলাদা করুন। - CSV-তে তালিকা উদ্ধৃতিচিহ্নে রাখুন, যেমন
"PN-10001; PN-10002; PN-10003"। - CSV বিভাজক সেমিকোলন হলে তালিকায় পাইপ দিন, যেমন
"PN-10001 | PN-10002 | PN-10003"। Copy CountওAccessionsদুটো থাকলে বেশি নির্দিষ্ট অ্যাকসেশন তালিকা ব্যবহৃত হয়।- অ্যাকসেশন ছাড়া
Copy Countদিলে মৌলিক অ্যাকসেশন তৈরি হয় এবং প্রিভিউতে সতর্কতা আসে। - শেলফ, ধার সীমা, অধিগ্রহণ উৎস, বিক্রেতা, প্রতি কপির মূল্য ও মন্তব্য ইস্যু-কপির তথ্য হিসেবে ধরা হয়।
- ঐচ্ছিক কভারের সতর্কতা একটি সারি বা একই ধরনের সব ছবির জন্য উপেক্ষা করে ইস্যু ডেটা আমদানি করা যায়।
ইস্যু গ্রহণ ও আর্কাইভ
শিরোনামের প্রকাশের হার ও সর্বশেষ তারিখ থেকে পরবর্তী ইস্যু আজ প্রত্যাশিত হলে শুধু টেবিলে আগমন রেকর্ড আসে। ইস্যু পেলে এটি ব্যবহার করুন; বিক্রেতা না দিলে আগমন নেই ব্যবহার করুন, যাতে না পাওয়াকে পাওয়া বলে দেখানো না হয়।
আগমন রেকর্ড নির্বাচিত শিরোনামের কপি সারি তৈরি করে। একই ইস্যুর একাধিক কপি এলে কপি সংখ্যা লিখুন। মালিক লাইব্রেরি ও শেলফের অবস্থান ডিফল্টভাবে আবশ্যিক। কপি ভিউতে দ্রুত খুঁজতে ইস্যুর তারিখের পাশে শেলফ আসে। ধার সীমা প্রতিটি ইস্যুতে দেখা যায় এবং কোনো সীমাবদ্ধতা নেই দিয়ে শুরু হয়। ভলিউম, ইস্যু নম্বর, অধিগ্রহণ উৎস, বিক্রেতা, মূল্য ও মন্তব্য ঐচ্ছিক।
কপি তথ্য সংগ্রহের একই টেবিল বিন্যাসে সাময়িকী-নির্দিষ্ট সংগঠন ব্যবহার করে। আগে বর্তমান, আগের, আর্কাইভ করা বা সব ইস্যুর পরিসর; তারপর ভিউ দিয়ে গুচ্ছ ইস্যু বা মিলে যাওয়া কপি সারি বেছে নিন। কপি সারিতে সক্রিয় পরিসর ওপরে দেখায়। অনুসন্ধান, স্ট্যাটাস ফিল্টার, ইস্যু সাজানো, অনুভূমিক স্ক্রল ও কপি করা যায় এমন শনাক্তকারী থাকে। কপি যোগ ও কপি সম্পাদনা ইস্যু-সারির কাজ; আগে ইস্যু বেছে নিন। নতুন কপি নির্বাচিত ইস্যুর তথ্য পায়, এরপর কপি-নির্দিষ্ট ঘর বদলানো যায়।
আগের ইস্যু-তে এক বা একাধিক ইস্যু নির্বাচন করলে ফুটারে আর্কাইভ কাজ আসে। এটি শুধু আগের ইস্যু ট্যাবে নির্বাচন করার পর দেখা যায়। সংরক্ষণের আগে আর্কাইভ শেলফ/অবস্থান চাওয়া হয়, যাতে পুরোনো ইস্যু অনুসরণযোগ্য থাকে।
আর্কাইভ করা ইস্যু-তে ইস্যু নির্বাচন করে স্বাভাবিক উপলভ্য অবস্থায় ফেরানো যায়। পুনরুদ্ধারের আগে সক্রিয় শেলফ আবার চাওয়া হয়।
অ্যাকসেশন, বারকোড/QR ও RFID ইস্যুতে পাওয়া যায়, তবে ডিফল্টভাবে লুকানো। পৃথক ইনভেন্টরি হিসেবে রাখলে সংগ্রহ ম্যানেজার > উপকরণের ধরন থেকে প্রয়োজনীয় ঘর দেখান এবং স্থানীয় প্রক্রিয়ায় দরকার হলেই আবশ্যিক করুন। কপি তথ্য সেই দৃশ্যমানতা মানে; কনফিগার করলে শুধু ইস্যুর তারিখের পাশে অ্যাকসেশন আসে। বারকোড/QR ম্যানুয়াল, আলাদা স্বয়ংক্রিয় বা অ্যাকসেশন-ভিত্তিক হতে পারে।
ইস্যু আর্কাইভ ইতিমধ্যে আর্কাইভ নয় এমন কপি ও দেওয়া থাকলে তারিখ, প্রকাশনা, ভলিউম, নম্বর, উৎস, বিক্রেতা, মূল্য, শনাক্তকারী, স্ট্যাটাস ও মন্তব্য দেখায়। কপি নির্বাচন করে নতুন আর্কাইভ শেলফ/অবস্থান ও ঐচ্ছিক মন্তব্য লিখুন। এতে শিরোনাম না সরিয়েই পুরোনো ইস্যু অনুসরণযোগ্য থাকে।
নির্বাচিত মুছুন নির্বাচিত লাইব্রেরির সাময়িকীর কপি ও ক্যাটালগ প্রবেশাধিকার সরায়। অন্য লাইব্রেরির নিজস্ব কপি থাকে। নিরাপত্তার জন্য দেখানো নির্বাচিত সংখ্যা টাইপ করতে হয়, এরপর অগ্রগতি ও বাদ যাওয়া সংখ্যা দেখায়।
গুরুত্বপূর্ণ নোট
- সংগ্রহ ম্যানেজারে সাময়িকী মেনু সরাসরি সংগ্রহ-এর পরে।
- সংগ্রহ এন্ট্রি অ-সাময়িকীর জন্য; ইস্যুভিত্তিক কাজ না মেশাতে সাময়িকী শিরোনাম সাময়িকী পৃষ্ঠা থেকে শুরু হয়।
- আলাদা ড্যাশবোর্ড, অনুপস্থিত ইস্যু, আর্কাইভ, বিক্রেতা, বিল বা রিপোর্ট মেনু খুঁজবেন না। কাজ একই পৃষ্ঠার মেনু ও টুলবারে থাকে।
- টেবিলের সারি একটি সংবাদপত্র বা জার্নালের শিরোনাম; পৃথক ইস্যু সেই শিরোনামের মধ্যে এবং কপি সংখ্যা কপি তথ্যের দ্রুত পথ।
- টেবিলে সরানো যায় এমন কলাম, সমর্থিত সাজানো, অনুভূমিক স্ক্রল, নির্বাচন ও পৃষ্ঠাবিন্যাস আছে।
- কপি সংরক্ষণ বা আগমন রেকর্ডে সর্বশেষ ইস্যু, আসন্ন তারিখ ও মাসিক খরচ রিফ্রেশ হয়। না-পাওয়া আগমন সময়সূচি এগোয়, কিন্তু খরচে গণনা হয় না।
- সংরক্ষিত কভার শিরোনাম কলামে আসে।
- প্রকাশের হার ডিফল্ট দৈনিক; সাপ্তাহিক, মাসিক, ত্রৈমাসিক বা কাস্টম হলে বদলান।
- সংগ্রহ থেকে সাময়িকীর কপি দেখুন ও কপি যোগ সাধারণ পপআপের বদলে সাময়িকী কর্মক্ষেত্র খোলে।
- লাইব্রেরি/অবস্থান আবশ্যিক এবং প্রতি কপিতে ধার সীমা থাকে। জার্নালে প্রকাশনা তারিখ, ভলিউম ও ইস্যু; ম্যাগাজিনে কভার তারিখ, ইস্যু ও থিম; সংবাদপত্রে ইস্যু তারিখ, সংস্করণ ও বিভাগ গুরুত্বপূর্ণ। উৎস, বিক্রেতা, মূল্য ও মন্তব্য ঐচ্ছিক।
- ব্যবহারকারী-নির্ধারিত সাময়িকীতে প্রশাসক সাধারণ কপি ঘর রাখতে বা অপ্রাসঙ্গিক ঘর লুকাতে পারেন।
- ক্লাউড ও লোকাল আলাদা; একটির কাজ নীরবে অন্যটিতে সিঙ্ক হয় না।
সমস্যা সমাধান
| সমস্যা | কী পরীক্ষা করবেন |
|---|---|
| সাময়িকী দেখা যায় না | প্রতিষ্ঠানের প্রশাসককে সংগ্রহ ম্যানেজার প্রবেশাধিকার নিশ্চিত করতে বলুন। |
| শিরোনাম অনুপস্থিত | সাময়িকী > শিরোনাম যোগ থেকে যোগ হয়েছে বা সাময়িকীর ধরন ব্যবহার করছে নিশ্চিত করুন। সাধারণ সংগ্রহ এগুলো লুকায়। |
| আমদানি করেছি কিন্তু সংগ্রহে নেই | সংগ্রহ ম্যানেজার > সাময়িকী খুলুন; ইচ্ছাকৃতভাবে সেখানেই পরিচালিত হয়। |
| সংগ্রহ আমদানিতে সাময়িকীর ধরন নেই | সাময়িকী > আমদানি ব্যবহার করুন। |
| ইস্যুর কাজ নেই | শিরোনাম নির্বাচিত বা টেবিলে দৃশ্যমান নিশ্চিত করুন; সমস্যা থাকলে প্রশাসককে অনুমতি দেখতে বলুন। |
| আলাদা রিপোর্ট পৃষ্ঠা আশা করেছিলাম | সাময়িকী নির্বাচন টুলবার ব্যবহার করুন; রিপোর্ট ও রপ্তানি একই কর্মক্ষেত্রে থাকে। |