বকেয়া ও ব্যতিক্রম
সক্রিয় সার্কুলেশনের দৈনিক মনোযোগের তালিকা হিসেবে সার্কুলেশন ব্যবস্থাপক > বকেয়া ও ব্যতিক্রম ব্যবহার করুন। এটি সাধারণ ক্যাটালগের মোট সংখ্যা নয়; সার্কুলেশন ঋণ, ফেরতের তারিখ, কপির অবস্থা, রিজার্ভেশন এবং মুলতবি সার্কুলেশন চার্জের সিদ্ধান্ত ব্যবহার করে।
যা পর্যালোচনা করবেন
- আজ ফেরত দেওয়ার কথা এমন উপকরণ এবং ইতিমধ্যে বকেয়া সক্রিয় ঋণ।
- হারানো, নিখোঁজ, ক্ষতিগ্রস্ত, মেরামতাধীন, বন্ধ বা অন্য ব্যতিক্রমী অবস্থার কপি।
- রিজার্ভেশন বা নীতির সতর্কতায় প্রভাবিত ঋণ।
- ইস্যুর সময় তৈরি ভাড়া বা জামানতের মুলতবি সিদ্ধান্ত।
- বর্তমান ফেরতের তারিখ, সদস্য, কপি বা লেনদেনের তথ্য সংশোধন প্রয়োজন এমন সারি।
কোনো উপকরণ নবায়ন করা হলে নবায়িত ফেরতের তারিখই সক্রিয় ফেরতের তারিখ। পুরোনো তারিখ সার্কুলেশন ইতিহাসে থাকে, কিন্তু বৈধ নবায়নের পর সেটির কারণে বর্তমান ঋণ বকেয়া তালিকায় থাকা বা বিলম্বের হিসাব তৈরি হওয়া উচিত নয়।
মনোযোগের সারি খুঁজুন
- বকেয়া ও ব্যতিক্রম খুলুন।
- আজ ফেরতযোগ্য, বকেয়া, হারানো, ক্ষতিগ্রস্ত বা মনোযোগ প্রয়োজন—এগুলোর জন্য স্মার্ট তালিকা ব্যবহার করুন।
- সদস্য, শিরোনাম, অ্যাকসেশন, বারকোড বা RFID দিয়ে খুঁজুন।
- অবস্থা, উপকরণের ধরন, লাইব্রেরি বা অন্য উপলব্ধ ফিল্টার দিয়ে ডেটাবেস-চালিত টেবিল সীমিত করুন।
- সার্কুলেশন ইতিহাস, সদস্যের তথ্য, কপির তথ্য, ফেরত, নবায়ন, চার্জের সিদ্ধান্ত বা অন্য অনুমোদিত অ্যাকশন খুলতে একক সারি অ্যাকশন মেনু ব্যবহার করুন।
অ্যাপ্লিকেশনের হেডারে নির্বাচিত লাইব্রেরি ফলাফলের পরিসর নির্ধারণ করে। কর্মীরা শুধু তাঁদের অ্যাকাউন্টে অনুমোদিত লাইব্রেরি দেখতে পান। সব সার্কুলেশন সারি স্ক্রিনের মেমোরিতে না এনে সক্রিয় ডেটা উৎসের ওপর অনুসন্ধান, সাজানো, ফিল্টার ও পৃষ্ঠাবিন্যাস চলে।
বকেয়ার স্মারক পাঠান
- সত্যিই বকেয়া এমন এক বা একাধিক সক্রিয় ঋণ নির্বাচন করুন।
- নির্বাচনের বারে স্মারক পাঠান বেছে নিন, অথবা একটি সারির অ্যাকশন মেনু থেকে ব্যবহার করুন।
- নির্বাচিত সদস্যদের পর্যালোচনা করে অ্যাকশনটি নিশ্চিত করুন।
- সারিবদ্ধ বা পাঠানো ফলাফলের জন্য অপেক্ষা করুন; ব্যর্থ সারিগুলো আবার চেষ্টা করা যায় এমন ব্যাখ্যাসহ দৃশ্যমান থাকে।
একই সদস্যের একাধিক ঋণ নির্বাচিত হলে Libcodesk প্রতি উপকরণের জন্য আলাদা বার্তার বদলে একটি সমন্বিত স্মারক প্রস্তুত করে। ফেরত দেওয়া সারি, এখনও ফেরতের সময় না হওয়া ঋণ এবং ভবিষ্যতের তারিখে নবায়িত ঋণ স্বয়ংক্রিয়ভাবে বাদ যায়।
স্মারকটি বিজ্ঞপ্তি ব্যবস্থাপনা-এর সক্রিয় বকেয়া স্মারক ইভেন্ট নিয়ম ও টেমপ্লেট ব্যবহার করে। Cloud setup অ্যাপ বিজ্ঞপ্তিসহ সক্রিয় ক্লাউড চ্যানেল ব্যবহার করতে পারে। Local setup শুধু কনফিগার করা সমর্থিত স্থানীয় চ্যানেল ব্যবহার করে এবং OPAC অ্যাপ বিজ্ঞপ্তি অনুপলব্ধ হিসেবে দেখায়। বিজ্ঞপ্তির ইতিহাসে চ্যানেল, সময়, প্রাপকের প্রাসঙ্গিক তথ্য ও সরবরাহের ফল সংরক্ষিত হয়; নিরীক্ষা ইভেন্টে কোন কর্মী ব্যাচটি শুরু করেছেন তা শনাক্ত হয়।
মুলতবি ভাড়া ও জামানতের সিদ্ধান্ত
কার্যকর সদস্যপদ পরিকল্পনা বা ধার নেওয়ার নিয়মে ভাড়া বা জামানত পরিচালনার প্রয়োজন হলে ইস্যু কার্যপ্রবাহ পরিচালনাগত পর্যালোচনার জন্য সার্কুলেশন চার্জটি মুলতবি হিসেবে রেকর্ড করে। এটি নীরবে কোনো পেমেন্ট চূড়ান্ত করে না।
- অনুমোদিত কাউন্টার কার্যপ্রবাহে অর্থ সত্যিই পাওয়ার পর সংগৃহীত হিসেবে চিহ্নিত করুন ব্যবহার করুন।
- মওকুফ করতে সার্কুলেশন ওভাররাইড অনুমতি ও অর্থপূর্ণ কারণ প্রয়োজন।
- উভয় সিদ্ধান্তে দায়ী কর্মী, সময়, পরিমাণ, প্রযোজ্য হলে কারণ, সদস্য, উপকরণ, লাইব্রেরি ও লেনদেনের প্রাসঙ্গিক তথ্য রেকর্ড হয়।
- চূড়ান্ত ইনভয়েস, কর, ফেরত, পেমেন্ট বণ্টন, পুনরায় তৈরি লেনদেন স্মারক ও আর্থিক খতিয়ান হিসাব বিভাগের দায়িত্বেই থাকে।
ফেরত, নবায়ন ও অবস্থার অ্যাকশন
প্রাসঙ্গিক ফেরত বা নবায়ন কার্যপ্রবাহ খুলতে সারি অ্যাকশন ব্যবহার করুন। সদস্যের সদস্যপদ মেয়াদোত্তীর্ণ বা বন্ধ থাকলেও ফেরত নেওয়া যায়। নবায়ন এখনও বর্তমান সদস্যপদ পরিকল্পনা, ধার নেওয়ার নিয়ম, রিজার্ভেশন, অবস্থা, জরিমানা ও প্রবেশাধিকারের বিধিনিষেধ মেনে চলে।
শুধু এই তালিকা থেকে সরানোর জন্য হারানো, নিখোঁজ, ক্ষতিগ্রস্ত বা মেরামতাধীন ব্যতিক্রম মুছবেন না। কপির অবস্থার সঠিক কার্যপ্রবাহ ব্যবহার করুন এবং দায়িত্বশীল সিদ্ধান্ত রেকর্ড করুন। সার্কুলেশন ইতিহাস আগের অ্যাকশনগুলোর অপরিবর্তনীয় ধারাবাহিকতা হিসেবে থাকে।
জরিমানার আনুমানিক হিসাব
হিসাব কার্যপ্রবাহ কোনো কর্তৃত্বপূর্ণ চার্জ তৈরি না করা পর্যন্ত এই স্ক্রিনের জরিমানার মান কর্মীদের মনোযোগের জন্য আনুমানিক হিসাব। হিসাবটি নবায়িত তারিখসহ সক্রিয় ঋণের বর্তমান ফেরতের তারিখ এবং কার্যকর ক্যালেন্ডার ও জরিমানা নীতি ব্যবহার করবে।
উত্তম চর্চা
- প্রতি কর্মদিবসে আজ ফেরতযোগ্য ও বকেয়া তালিকা দেখুন।
- স্মারক পাঠানোর আগে নবায়িত তারিখ নিশ্চিত করুন।
- বারবার আলাদা বার্তা না পাঠিয়ে সদস্যভিত্তিক সমন্বিত স্মারক পাঠান।
- হারানো বা ক্ষতিগ্রস্ত কপির জন্য অবস্থার কার্যপ্রবাহ এবং অর্থের রেকর্ডের জন্য হিসাব বিভাগ ব্যবহার করুন।
- অনুমতি ও স্পষ্ট কারণ ছাড়া মুলতবি চার্জ মওকুফ করবেন না।
- অসম্পূর্ণ পুরোনো লেনদেন সংশোধনের আগে সার্কুলেশন ইতিহাস দেখুন।
সমস্যা সমাধান
| সমস্যা | যা পরীক্ষা করবেন |
|---|---|
| নবায়িত উপকরণ এখনও বকেয়া | রিফ্রেশ করে দেখুন সক্রিয় ঋণে নতুন ফেরতের তারিখ সংরক্ষিত হয়েছে কি না; আগের তারিখটি শুধু ইতিহাসে থাকা উচিত। |
| স্মারক পাঠানো যাচ্ছে না | অন্তত একটি সক্রিয় বকেয়া সারি নির্বাচন করে বিজ্ঞপ্তির অনুমতি ও ইভেন্ট কনফিগারেশন দেখুন। |
| অ্যাপ বিজ্ঞপ্তি অনুপলব্ধ | অ্যাপ বিজ্ঞপ্তির জন্য Cloud setup প্রয়োজন; Local setup-এ কনফিগার করা সমর্থিত চ্যানেল ব্যবহার করুন। |
| স্মারক পৌঁছায়নি | বিজ্ঞপ্তির ইতিহাস, সদস্যের যোগাযোগের তথ্য, টেমপ্লেট, গেটওয়ে, চ্যানেল ও পুনরায় চেষ্টার ফল দেখুন। |
| সংগৃহীত হিসেবে চিহ্নিত বা মওকুফ করা যাচ্ছে না | মুলতবি চার্জের অবস্থা ও সাইন-ইন করা কর্মীর অনুমতি দেখুন; মওকুফের জন্য সার্কুলেশন ওভাররাইড প্রয়োজন। |
| জরিমানার আনুমানিক হিসাব ভুল মনে হচ্ছে | সক্রিয় ফেরতের তারিখ, নবায়নের ইতিহাস, লাইব্রেরির ক্যালেন্ডার বা ছুটি, অতিরিক্ত সময় ও কার্যকর জরিমানা নিয়ম দেখুন। |
Cloud setup ও Local setup একই মনোযোগের কার্যপ্রবাহ দেখায়, তবে তাদের সার্কুলেশন সারি, বিজ্ঞপ্তি, চার্জের সিদ্ধান্ত, ইতিহাস ও নিরীক্ষা রেকর্ড আলাদা রাখে।