مدير المكتبات
استخدم الإعدادات > مدير المكتبات فقط عندما تدير المؤسسة أكثر من موقع أو وحدة مكتبة. وإذا كانت لمؤسستك مكتبة واحدة، فتكفي المكتبة الرئيسية المحمية ولا تحتاج إلى إضافة مكتبات أخرى.
يتحكم مدير المكتبات أيضًا في المعلومات العامة التي يراها الأعضاء ضمن مكتبتي في OPAC. عدّل كل مكتبة للحفاظ على عنوانها وهاتفها وبريدها وموقعها الإلكتروني وإعلانها العام ومنطقتها الزمنية وإحداثيات الخريطة وساعات العمل الأسبوعية والإغلاقات المؤقتة. هذه التفاصيل مستقلة لكل فرع وتعمل في الإعداد السحابي والمحلي.
نشر معلومات فتح دقيقة
- افتح الإعدادات > مدير المكتبات وعدّل المكتبة المطلوبة.
- أكمل حقول الاتصال والموقع العامة.
- ضمن ساعات العمل الأسبوعية فعّل كل يوم عمل وأدخل وقت الفتح والإغلاق. واترك أيام العطلة مغلقة.
- أضف إغلاقات مؤقتة محددة التاريخ للعطلات أو الصيانة أو الاختبارات أو حالات الطوارئ. وأدخل سببًا قصيرًا مناسبًا للأعضاء.
- احفظ المكتبة. يحسب OPAC حالة مفتوح الآن أو مغلق الآن أو مغلق مؤقتًا باستخدام المنطقة الزمنية وجدول تلك المكتبة.
لا تضع بيانات اتصال الموظفين الخاصة أو الملاحظات الداخلية أو رموز الأبواب أو تعليمات التشغيل في الملف العام. استخدم رسالة الحالة العامة للمعلومات الآمنة التي يستطيع كل عضو قراءتها فقط.
المكتبة الرئيسية محمية، وتُستخدم افتراضيًا بأمان لحسابات الموظفين ووصول الأعضاء والاستيراد وخطط العضوية والإعداد المحلي. ويمكن عرض وصف لها، لكن ينبغي ألا تحذفها مسارات العمل المعتادة.
يكون مدير المكتبات مفيدًا خاصةً للمناطق التعليمية والكليات ذات المكتبات القسمية المتعددة وأنظمة المكتبات العامة ذات الفروع والمؤسسات التي تريد تشغيل كل مكتبة بصورة منفصلة مع تمكين المسؤول من مراجعة النشاط من لوحة واحدة.
أضف لقطات سطح مكتب وهاتف لجدول مدير المكتبات ونافذتي إضافة المكتبة وتعديلها وإجراء سجل التدقيق.
المهام الشائعة
- إضافة مكتبة.
- تعديل اسم مكتبة ووصفها حيث يكون ذلك مسموحًا.
- تعديل وصف المكتبة الرئيسية فقط عندما يكون اسمها محميًا.
- مراجعة أعداد المجموعة والأعضاء والموظفين.
- فتح سجل التدقيق لتغييرات المكتبة.
- تعيين الموظفين والأعضاء للمكتبات من خلال مساراتهم الخاصة.
متى تضيف مكتبات أخرى
أضف مكتبة أخرى فقط عندما تحتاج إلى وصول أو تشغيل أو تقارير منفصلة.
| الحالة | الإجراء المطلوب |
|---|---|
| مؤسسة واحدة لها مكتبة واحدة | احتفظ بالمكتبة الرئيسية فقط. |
| منطقة تعليمية تدير عدة مكتبات مدرسية | أضف مكتبة لكل مدرسة. |
| كلية لها مكتبة مركزية ومكتبات أقسام وغرف قراءة | أضف كل وحدة تحتاج إلى وصول منفصل للموظفين أو الأعضاء. |
| مكتبة عامة لها فروع | أضف كل فرع كمكتبة منفصلة. |
| تحتاج إلى فئات مثل الأدب أو المراجع أو الدوريات فقط | لا تنشئ مكتبات لهذا الغرض؛ استخدم إعدادات المجموعة أو الفهرس لاحقًا. |
تساعد المكتبات المنفصلة المسؤول على مقارنة النشاط وتعيين الموظفين ووصول الأعضاء والأداء بين المواقع من دون إنشاء مؤسسات منفصلة.
سير العمل الموصى به
- افتح الإعدادات > مدير المكتبات.
- تأكد من وجود المكتبة الرئيسية.
- انقر إضافة مكتبة فقط لكل فرع أو مكتبة مدرسة أو مكتبة قسم أو وحدة أو موقع خدمة يحتاج إلى وصول أو تقارير منفصلة.
- استخدم أسماء واضحة، لأن حسابات الموظفين والأعضاء وخطط العضوية وعمليات الاستيراد تطابق المكتبات بالاسم أو المعرّف.
- استخدم سجل التدقيق عندما تحتاج إلى مراجعة تغيير في إعداد فرع.
تعديل المكتبة الرئيسية وحمايتها
المكتبة الرئيسية هي المكتبة الافتراضية للنظام، وينبغي أن تظل متاحة حتى عندما لا يكون للمؤسسة فروع أخرى.
- لا ينبغي حذف المكتبة الرئيسية.
- ينبغي أن يظل اسمها محميًا في الظروف العادية.
- يمكن تحديث وصفها لمساعدة الموظفين على فهم ما تمثله المكتبة الافتراضية.
- يجب أن تستخدم المكتبات الإضافية أسماء فريدة.
إذا كانت قيم المكتبة فارغة في صفوف استيراد الموظفين، يستطيع Libcodesk استخدام المكتبة الرئيسية كافتراضي آمن عندما يسمح مسار الاستيراد بذلك.
كيفية استخدام الوصول إلى المكتبات
| مسار العمل | أهمية المكتبات |
|---|---|
| حسابات الموظفين | تحدد المكتبات التي يستطيع الموظف إدارتها. |
| خطط العضوية | تحدد المكتبات التي يمكن أن تُطبق فيها الخطة. |
| الأعضاء | تحدد المكتبات التي يستطيع العضو الوصول إليها. |
| الاستيراد | تتحقق أسماء المكتبات أو القيم الافتراضية الفارغة مقابل مدير المكتبات. |
| التقارير | تستطيع التقارير مقارنة المكتبات التابعة لمؤسسة واحدة. |
ما ينبغي فعله وما ينبغي تجنبه
- احتفظ بالمكتبة الرئيسية بوصفها الفرع الافتراضي الآمن.
- استخدم أسماء واضحة للفروع أو الوحدات الإضافية.
- عيّن الموظفين والأعضاء من خلال مسارات الوصول الخاصة بهم.
- اجعل أسماء المكتبات فريدة وسهلة التمييز في الاستيراد.
- لا تحاول إزالة المكتبة الرئيسية أو إعادة تسميتها ضمن أعمال التنظيف المعتادة.
- لا تنشئ أسماء مكتبات مكررة.
- لا تستخدم الفروع لفئات لا تتعلق بالمواقع وينبغي أن تكون ضمن إعدادات الأعضاء أو المجموعة.
- لا تغيّر اسم مكتبة بلا ضرورة بعد أن تعتمد عليه قواعد وصول الموظفين والأعضاء.
الأسئلة الشائعة
ما المكتبة الرئيسية؟
هي المكتبة الافتراضية المحمية التي تُنشأ للمؤسسة. يستخدمها Libcodesk عندما يحتاج مسار عمل إلى فرع افتراضي آمن.
هل أحتاج إلى إضافة مكتبة إذا كانت للمؤسسة مكتبة واحدة؟
لا. احتفظ بالمكتبة الرئيسية وأكمل الإعداد. لا تحتاج إلى مكتبات إضافية إلا عندما تدير المؤسسة عدة مكتبات أو وحدات منفصلة.
لماذا تستخدم منطقة تعليمية مدير المكتبات؟
تستطيع إضافة مكتبة كل مدرسة تحت مؤسسة واحدة وتعيين الموظفين للمكتبة الصحيحة وتمكين المسؤول من مراجعة الأداء من مكان واحد.
هل يمكن حذف المكتبة الرئيسية؟
لا. المكتبة الرئيسية محمية لأنها تُستخدم في الإعداد ووصول الموظفين والاستيراد ووصول الأعضاء ومسارات العمل الاحتياطية.
هل يمكن استخدام المكتبات للأقسام؟
نعم، إذا كانت المؤسسة تريد فصل الوصول والتقارير بهذه الطريقة. استخدم أسماء واضحة حتى يفهم الموظف ما تمثله كل مكتبة.
لماذا يفشل اسم مكتبة مكرر؟
يجب أن تكون الأسماء فريدة بما يكفي لتعيين الوصول والاستيراد والتقارير وفهم الموظفين. أعد تسمية المكتبة الجديدة أو حدّث الحالية.
أين أعيّن الموظف لمكتبة؟
استخدم حسابات الموظفين. ينشئ مدير المكتبات سجل المكتبة، بينما تحدد حسابات الموظفين المكتبات التي يستطيع كل موظف إدارتها.
أين أعيّن الأعضاء لمكتبة؟
استخدم مسار الأعضاء أو استيراد الأعضاء. يحتفظ مدير المكتبات بقائمة الفروع فقط.
هل للمكتبة تنسيق تاريخ أو عملة خاصان بها؟
لا. تنسيق التاريخ والوقت والمنطقة الزمنية والعملة إعدادات على مستوى المؤسسة.
لماذا ينبغي مراجعة سجل التدقيق؟
يساعد المسؤول على معرفة من غيّر سجلات المكتبة ومتى، وهو مفيد عندما يتصرف الوصول أو الاستيراد بصورة غير متوقعة.