مدير الزوار
يسجل مدير الزوار من يدخل مكتبة محددة ومن يغادرها. يدعم مسح الأعضاء وإدخال الضيف السريع وقائمة الموجودين الآن وسجلاً قابلاً للبحث دون استبدال الزيارات السابقة.
قبل البدء
- اختر المكتبة الصحيحة في الرأس؛ تنتمي السجلات إليها.
- يحتاج الدور إلى عرض مدير الزوار، بينما للدخول والخروج والتصحيح والحذف والتقارير صلاحيات منفصلة.
- يجب أن تنتمي البطاقة أو رقم العضو أو RFID إلى عضو يصل إلى المكتبة المحددة.
- تبقى بيانات Local setup في مجموعته المحلية، ويستخدم Cloud setup السير نفسه في Libcodesk WebApp أو Standalone app.
تسجيل زيارة عضو
- افتح مدير الزوار > مكتب الزوار.
- امسح البطاقة أو RFID أو رقم العضو في مسح العضو، أو اكتب القيمة واضغط إدخال.
- إذا طابق عضواً واحداً تُسجل الزيارة فوراً، وإذا تعدد اختر الصف الصحيح من النافذة.
- يسجل المسح الأول الدخول والتالي الخروج. يُتجاهل التكرار السريع ويظهر كمسح مكرر.
- أبقِ الحقل مركزاً للعضو التالي.
تُسجل المطابقة الدقيقة كـ مسح بطاقة، والاختيار من البحث كـ يدوي، والربط مع الإصدار أو الإرجاع كـ إعارة. تسهّل الطرق المراجعة من دون تغيير عمل المكتب.
لا يختفي العضو غير النشط أو الموقوف من البحث. الوجود وأهلية الاستعارة منفصلان؛ اتبع الحالة وسياسة الوصول.
تنشئ كل زيارة لاحقة سجلاً جديداً ولا تستبدل السابقة.
تسجيل ضيف
- انقر دخول ضيف.
- أدخل الاسم واختر الغرض.
- أضف الهاتف أو ملاحظة فقط إذا ساعدت المكتبة.
- انقر تسجيل الدخول.
- عند المغادرة افتح الموجودون الآن واختر تسجيل الخروج من قائمة الصف.
معرفة الموجودين
افتح مدير الزوار > الموجودون الآن وابحث باسم العضو أو رقمه أو اسم الضيف أو الهاتف. تُعطى أولوية للضيوف النشطين، وتساعد أوقات الدخول والهاتف والغرض على التمييز. تبقى الزيارة الطويلة حتى يسجل موظف مخول الخروج. يبرز عداد إقامة طويلة الزيارات المفتوحة لأكثر من ثماني ساعات ولا يخترع وقت خروج تلقائياً.
يمكن للإصدار والإرجاع ربط النشاط بزيارة العضو المفتوحة. إذا لم توجد زيارة، يسجل النظام واحدة لتلك الزيارة، ولا ينشئ تكرار الإجراء ارتباطاً ثانياً.
البحث في السجل
افتح مدير الزوار > سجل الزيارات؛ تظهر الأحدث أولاً. اجمع البحث ونوع الزائر والغرض والحالة والتاريخ. تتوفر اختيارات اليوم والأمس وهذا الأسبوع وهذا الشهر ونطاق مخصص. تُحمّل النتائج في صفحات لتبقى الشاشة سريعة مع السجلات الكبيرة.
استخدم عرض التفاصيل لمراجعة الزيارة وإصدارها أو إرجاعها المرتبط. الروابط معلوماتية وتبقى المعاملة الأصلية مصدر الإعارة.
تظهر الأوقات في سياق المكتبة، وتستخدم مرشحات التاريخ إعداد المؤسسة الظاهر في التطبيق.
تصحيح سجل أو حذفه
التصحيح والحذف إجراءات مقيدة:
- افتح قائمة الصف في السجل.
- اختر تصحيح السجل لتغيير الدخول أو الخروج أو الغرض أو الملاحظات أو هوية الضيف. يمكن مسح خروج خاطئ لإعادة الشخص للموجودين. اختر حذف السجل فقط إذا كان الإدخال كله غير صالح.
- أدخل سبباً واضحاً.
- احفظ أو أكد.
يُحتفظ بالسبب وحساب الموظف للمراجعة. يزيل الحذف السجل من القوائم العادية ولا يزيل مسار المساءلة.
استكشاف المشكلات وإصلاحها
| الرسالة أو العرض | ما العمل |
|---|---|
| لا يوجد عضو مطابق | تحقق من المكتبة ورقم العضو. استخدم الضيف فقط لغير المسجل. |
| تم تجاهل مسح مكرر | انتظر قليلاً ثم امسح فقط إذا قصدت الإجراء العكسي. |
| العضو غير مرتبط بهذه المكتبة | اختر مكتبة مسموحة أو اطلب من المسؤول مراجعة الوصول. |
| مدير الزوار مفقود | اطلب مراجعة الدور والوصول للمكتبة. |
| لا يمكن تسجيل الخروج | حدّث الموجودين؛ ربما سجله موظف آخر. |
| يبدو السجل ناقصاً | امسح المرشحات المقيدة وأكد المكتبة والنطاق. |
افعل ولا تفعل
افعل
- أكد المكتبة قبل المسح.
- استخدم غرضاً محدداً عندما يفيد التقارير.
- سجل الخروج سريعاً وراجع الزيارات الطويلة.
- أعط سبباً واضحاً للتصحيح أو الحذف.
لا تفعل
- لا تكرر المسح بينما الأول قيد المعالجة.
- لا تستخدم الضيف لعضو موجود لأن بطاقته غير متاحة؛ ابحث عنه.
- لا تحذف لإخفاء خطأ حقيقي؛ صححه بسبب.
- لا تمنح صلاحيات التصحيح والحذف أوسع من اللازم.
الأسئلة الشائعة
هل يمحو مسح العضو الزيارة السابقة؟
لا. يكمل الدخول والخروج زيارة، ويبدأ الدخول التالي زيارة جديدة.
لماذا أنشأ الإصدار أو الإرجاع زيارة؟
لأنه يؤكد استخدام العضو للمكتبة. يرتبط بزيارة مفتوحة حيثما أمكن ولا يكرر الارتباط للمعاملة نفسها.
هل يرى أمين المكتبة زيارات مكتبة أخرى؟
فقط إذا كان حسابه يصل إليها واختارها في الرأس. القوائم مقيدة دائماً بالمكتبة النشطة.
هل يمكن تصحيح خروج منسي لاحقاً؟
نعم لموظف مخول مع سبب، ويبقى التصحيح منسوباً إلى حسابه.
لقطة شاشة مطلوبة: مكتب الزوار على سطح المكتب والجهاز اللوحي، ونافذة اختيار العضو، والموجودون، وإدخال الضيف، والسجل المرشح. استخدم هذه الصفحة لمكتب الزوار. وللبحث والمراجعة والتصحيح راجع سجل الزوار.