ভিজিটর ম্যানেজার
ভিজিটর ম্যানেজার নির্বাচিত লাইব্রেরিতে কারা প্রবেশ করছেন এবং বের হচ্ছেন তা রেকর্ড করে। এটি সদস্য স্ক্যান, দ্রুত অতিথি প্রবেশ, বর্তমানে ভেতরে থাকা ব্যক্তিদের সরাসরি তালিকা এবং আগের ভিজিট প্রতিস্থাপন না করে অনুসন্ধানযোগ্য ভিজিট ইতিহাস সমর্থন করে।
শুরু করার আগে
- প্রধান হেডারে সঠিক লাইব্রেরি নির্বাচন করুন। ভিজিটর রেকর্ড সেই লাইব্রেরির অধীনে থাকে।
- আপনার স্টাফ ভূমিকায় ভিজিটর ম্যানেজার দেখার অনুমতি থাকতে হবে। প্রবেশ, প্রস্থান, সংশোধন, মুছে ফেলা এবং রিপোর্টের জন্য আলাদা অনুমতি ব্যবহৃত হয়।
- সদস্য কার্ড, সদস্য আইডি এবং RFID মান আগে থেকেই এমন কোনো সদস্যের হতে হবে, যাঁর নির্বাচিত লাইব্রেরিতে প্রবেশাধিকার আছে।
- লোকাল সেটআপে ভিজিটরের তথ্য সেই লোকাল ডেটাসেটেই থাকে। ক্লাউড সেটআপে Libcodesk WebApp বা Standalone app-এর মাধ্যমে একই দৃশ্যমান কর্মপ্রবাহ ব্যবহৃত হয়।
সদস্যের ভিজিট রেকর্ড করুন
- ভিজিটর ম্যানেজার > ভিজিটর ডেস্ক খুলুন।
- সদস্য স্ক্যান ঘরে সদস্য কার্ড, RFID বা সদস্য আইডি স্ক্যান করুন। মানটি টাইপ করে এন্টার-ও চাপতে পারেন।
- ঠিক একজন সদস্য মিললে ভিজিটটি সঙ্গে সঙ্গে রেকর্ড হয়। একাধিক সদস্য মিললে নির্বাচন পপআপ থেকে সঠিক সারিটি বেছে নিন।
- প্রথম স্ক্যানে প্রবেশ রেকর্ড হয়। পরবর্তী স্ক্যানে প্রস্থান রেকর্ড হয়। অনিচ্ছাকৃতভাবে দ্রুত আবার স্ক্যান করলে সেটি উপেক্ষা করা হয় এবং ডুপ্লিকেট স্ক্যান হিসেবে দেখানো হয়।
- পরবর্তী সদস্যের জন্য স্ক্যান ঘরটিতে ফোকাস রাখুন।
কার্ড বা সদস্য আইডি হুবহু মিললে সেটি কার্ড স্ক্যান হিসেবে রেকর্ড হয়। অনুসন্ধান থেকে সদস্য বেছে নিলে ম্যানুয়াল এবং ইস্যু বা রিটার্নের সঙ্গে যুক্ত হলে সার্কুলেশন হিসেবে দেখানো হয়। প্রবেশ ডেস্কের কাজ না বদলেই এসব পদ্ধতি পরবর্তী পর্যালোচনা সহজ করে।
নিষ্ক্রিয় বা স্থগিত সদস্যপদ অনুসন্ধান থেকে নীরবে অদৃশ্য হয় না। ভিজিটরের উপস্থিতি এবং ধার নেওয়ার যোগ্যতা আলাদা বিষয়; সদস্যের দেখানো অবস্থা এবং আপনার লাইব্রেরির প্রবেশনীতি অনুসরণ করুন।
পরবর্তী প্রতিটি ভিজিটের জন্য নতুন ইতিহাস রেকর্ড তৈরি হয়। পণ্যটি সদস্যের আগের ভিজিটের ওপর নতুন তথ্য লিখে দেয় না।
অতিথির ভিজিট রেকর্ড করুন
- অতিথি প্রবেশ ক্লিক করুন।
- অতিথির নাম লিখুন এবং ভিজিটের উদ্দেশ্য বেছে নিন।
- লাইব্রেরির পক্ষে অতিথিকে শনাক্ত করা বা সহায়তা করার জন্য প্রয়োজন হলেই ফোন নম্বর বা নোট যোগ করুন।
- প্রবেশ রেকর্ড করুন ক্লিক করুন।
- অতিথি চলে গেলে বর্তমানে ভেতরে খুলে সারির অ্যাকশন মেনু থেকে প্রস্থান রেকর্ড করুন বেছে নিন।
ভেতরে কারা আছেন দেখুন
ভিজিটর ম্যানেজার > বর্তমানে ভেতরে খুলুন। সদস্যের নাম, সদস্য আইডি, অতিথির নাম বা ফোন নম্বর দিয়ে অনুসন্ধান করুন। সক্রিয় অতিথিদের অগ্রাধিকার দিয়ে দেখানো হয়; একই নামের অতিথিদের আলাদা করতে প্রবেশের সময়, ফোন এবং উদ্দেশ্য সহায়তা করে। অনুমোদিত স্টাফ প্রস্থান রেকর্ড না করা পর্যন্ত দীর্ঘ সময়ের ভিজিট দৃশ্যমান থাকে। সংক্ষিপ্ত দীর্ঘ অবস্থান গণনায় আট ঘণ্টার বেশি খোলা থাকা ভিজিট দেখায়; এটি নিজে থেকে কোনো প্রস্থানের সময় তৈরি করে না।
ইস্যু ও রিটার্নের কাজ সদস্যের খোলা ভিজিটের সঙ্গে সার্কুলেশন কার্যকলাপ যুক্ত করতে পারে। কোনো ভিজিট খোলা না থাকলে সিস্টেম সেই সার্কুলেশন ভিজিটের জন্য একটি রেকর্ড করে। একই সার্কুলেশন কাজ আবার করলে দ্বিতীয় কোনো সংযোগ তৈরি হয় না।
ভিজিট ইতিহাস অনুসন্ধান করুন
ভিজিটর ম্যানেজার > ভিজিট ইতিহাস খুলুন। নতুন রেকর্ড আগে দেখানো হয়। অনুসন্ধানের সঙ্গে ভিজিটরের ধরন, উদ্দেশ্য, অবস্থা এবং তারিখের ফিল্টার একসঙ্গে ব্যবহার করুন। আজ, গতকাল, এই সপ্তাহ এবং এই মাস-এর দ্রুত তারিখ বিকল্প আছে; অন্য সময়ের জন্য কাস্টম পরিসর ব্যবহার করুন। ফলাফল পৃষ্ঠায় পৃষ্ঠায় লোড হয়, তাই লাইব্রেরির অনেক ইতিহাস থাকলেও স্ক্রিনটি ব্যবহারযোগ্য থাকে।
ভিজিট এবং এর সঙ্গে যুক্ত ইস্যু বা রিটার্ন কার্যকলাপ পর্যালোচনা করতে সারির বিস্তারিত দেখুন ব্যবহার করুন। এসব কার্যকলাপের সংযোগ শুধু তথ্যের জন্য; সার্কুলেশনের কাজের মূল রেকর্ড হিসেবে আসল সার্কুলেশন লেনদেনই থাকে।
প্রবেশ ও প্রস্থানের সময় লাইব্রেরির কনফিগার করা সময়-প্রসঙ্গ অনুযায়ী দেখানো হয়। তারিখের ফিল্টার অ্যাপ্লিকেশনে দৃশ্যমান প্রতিষ্ঠানের তারিখ সেটিংস ব্যবহার করে।
রেকর্ড সংশোধন বা মুছে ফেলুন
সংশোধন এবং মুছে ফেলা সীমিত অনুমতির কাজ।
- ভিজিট ইতিহাসে সারির অ্যাকশন মেনু খুলুন।
- প্রবেশ বা প্রস্থানের সময়, উদ্দেশ্য, নোট এবং অতিথির পরিচয়সংক্রান্ত তথ্য বদলাতে রেকর্ড সংশোধন করুন বেছে নিন। ভুল প্রস্থান মুছে দিয়ে ব্যক্তিকে আবার বর্তমানে ভেতরে অবস্থায় আনা যায়। সম্পূর্ণ প্রবেশ রেকর্ডটি অবৈধ হলেই শুধু রেকর্ড মুছুন বেছে নিন।
- অর্থবহ একটি কারণ লিখুন।
- কাজটি সংরক্ষণ বা নিশ্চিত করুন।
কারণ এবং দায়িত্বশীল স্টাফ অ্যাকাউন্ট পর্যালোচনার জন্য সংরক্ষিত থাকে। মুছে ফেললে রেকর্ডটি সাধারণ তালিকা থেকে সরে যায়, তবে এর জবাবদিহির ইতিহাস মুছে যায় না।
সমস্যা সমাধান
| বার্তা বা লক্ষণ | কী করবেন |
|---|---|
| মিলে যাওয়া সদস্য পাওয়া যায়নি | নির্বাচিত লাইব্রেরি এবং সদস্য আইডি পরীক্ষা করুন। ব্যক্তিটি নিবন্ধিত সদস্য না হলেই শুধু অতিথি প্রবেশ ব্যবহার করুন। |
| ডুপ্লিকেট স্ক্যান উপেক্ষা করা হয়েছে | অল্প অপেক্ষা করুন; বিপরীত কাজটি রেকর্ড করতে চাইলেই শুধু আবার স্ক্যান করুন। |
| সদস্য এই লাইব্রেরির সঙ্গে যুক্ত নন | সদস্য ব্যবহার করতে পারেন এমন লাইব্রেরি নির্বাচন করুন, অথবা প্রশাসককে সদস্যের লাইব্রেরি প্রবেশাধিকার পর্যালোচনা করতে বলুন। |
| ভিজিটর ম্যানেজার দেখা যাচ্ছে না | প্রতিষ্ঠানের প্রশাসককে আপনার ভূমিকা এবং লাইব্রেরি প্রবেশাধিকার পর্যালোচনা করতে বলুন। |
| প্রস্থান রেকর্ড করা যাচ্ছে না | বর্তমানে ভেতরে তালিকা রিফ্রেশ করুন। অন্য কোনো স্টাফ হয়তো ইতিমধ্যে এটি রেকর্ড করেছেন। |
| ইতিহাস অসম্পূর্ণ মনে হচ্ছে | সীমাবদ্ধ ফিল্টারগুলো সরিয়ে নির্বাচিত লাইব্রেরি এবং তারিখের পরিসর নিশ্চিত করুন। |
করণীয় ও বর্জনীয়
করণীয়
- স্ক্যান করার আগে নির্বাচিত লাইব্রেরি নিশ্চিত করুন।
- রিপোর্টে সহায়তা করলে নির্দিষ্ট উদ্দেশ্য ব্যবহার করুন।
- সময়মতো প্রস্থান রেকর্ড করুন এবং অস্বাভাবিক দীর্ঘ খোলা ভিজিট পর্যালোচনা করুন।
- রেকর্ড সংশোধন বা মুছে ফেলার সময় স্পষ্ট কারণ দিন।
বর্জনীয়
- প্রথম স্ক্যানটি প্রক্রিয়াধীন থাকলে বারবার স্ক্যান করবেন না।
- সদস্যের কার্ড সঙ্গে নেই বলে বিদ্যমান সদস্যকে অতিথি হিসেবে প্রবেশ করাবেন না; পরিবর্তে সদস্যকে অনুসন্ধান করুন।
- সত্যিকারের প্রবেশ বা প্রস্থানের ভুল লুকাতে ভিজিট মুছবেন না। কারণ দিয়ে সেটি সংশোধন করুন।
- প্রয়োজনের চেয়ে বেশি ব্যক্তিকে সংশোধন বা মুছে ফেলার অনুমতি দেবেন না।
প্রায়শ জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
একই সদস্যকে আবার স্ক্যান করলে কি পুরোনো ভিজিট মুছে যায়?
না। প্রবেশ ও প্রস্থানে একটি ভিজিট সম্পূর্ণ হয়। পরবর্তী প্রবেশে নতুন ভিজিট শুরু হয়, তাই আগের ইতিহাস পাওয়া যায়।
ইস্যু বা রিটার্ন কেন একটি ভিজিটর প্রবেশ তৈরি করেছে?
সার্কুলেশন কার্যকলাপ নিশ্চিত করে যে সদস্য নির্বাচিত লাইব্রেরি ব্যবহার করেছেন। সম্ভব হলে এটি বিদ্যমান খোলা ভিজিটের সঙ্গে যুক্ত হয় এবং একই লেনদেনের জন্য ডুপ্লিকেট সংযোগ তৈরি করে না।
লাইব্রেরিয়ান কি অন্য লাইব্রেরির ভিজিট দেখতে পারেন?
শুধু তখনই, যখন স্টাফ অ্যাকাউন্টটির সেই লাইব্রেরিতে প্রবেশাধিকার আছে এবং হেডার থেকে সেটি নির্বাচন করা হয়। ভিজিটরের তালিকা সব সময় সক্রিয় লাইব্রেরির মধ্যে সীমাবদ্ধ থাকে।
ভুলে যাওয়া প্রস্থান কি পরে ঠিক করা যায়?
অনুমোদিত স্টাফ ভিজিটটি সংশোধন করতে পারেন এবং তাঁকে অবশ্যই কারণ দিতে হবে। সংশোধনটি সেই স্টাফ অ্যাকাউন্টের নামে জবাবদিহিযোগ্য থাকে।
যে স্ক্রিনশটগুলো যোগ করতে হবে: ডেস্কটপ ও সরু ট্যাবলেটে ভিজিটর ডেস্ক, সদস্য নির্বাচন পপআপ, বর্তমানে ভেতরে, অতিথি প্রবেশ এবং ফিল্টার করা ভিজিট ইতিহাস। ভিজিটর ডেস্কের কাজের জন্য এই পৃষ্ঠাটি ব্যবহার করুন। আগের প্রবেশ অনুসন্ধান, পর্যালোচনা ও সংশোধনের জন্য ভিজিটর ইতিহাস দেখুন।