উপকরণ ফেরত ও নবায়ন

কোনো সদস্য এক বা একাধিক উপকরণ ফেরত দিলে বা সক্রিয় ঋণ নবায়ন করতে চাইলে সার্কুলেশন ব্যবস্থাপক > সার্কুলেশন ডেস্ক ব্যবহার করুন। ফেরত ও নবায়ন—দুটিই উপকরণ স্ক্যান করে শুরু করা যায়; ডেস্ক স্বয়ংক্রিয়ভাবে ধার নেওয়া সদস্যকে শনাক্ত করে ও দেখায়।

শুরু করার আগে

• সঠিক লাইব্রেরি নির্বাচন করুন এবং ফেরত প্রক্রিয়া করার অনুমতিসহ কর্মী অ্যাকাউন্টে প্রবেশ করুন।
• ফেরত দেওয়া উপকরণ বা তার স্ক্যানযোগ্য শনাক্তকারী কাছে রাখুন এবং অবস্থা নির্বাচনের আগে উপকরণটি হাতে পরীক্ষা করুন।
• অর্থ সংগ্রহ, মওকুফ, জামানত সমন্বয় বা প্রতিস্থাপন গ্রহণের প্রয়োজন হতে পারে—এমন হলে কর্মী অ্যাকাউন্টে প্রাসঙ্গিক হিসাব ও সংগ্রহের অনুমতি আছে কি না নিশ্চিত করুন।

সদস্য দিয়ে উপকরণ ফেরত নিন

1. স্ক্যান ডেস্কের হেডারে ফেরত নির্বাচন করুন।
2. সদস্য অনুসন্ধান-এ সদস্যকে স্ক্যান করুন বা খুঁজুন।
3. সদস্যের কার্ড দেখা যায় এবং তাঁর সব সক্রিয় ঋণ নিচের উপকরণ অনুসন্ধান টেবিলে লোড হয়।
4. হাতে পাওয়া প্রতিটি উপকরণের চেকবক্স নির্বাচন করুন, অথবা দৃশ্যমান সব ঋণ নির্বাচন করতে শিরোনামের চেকবক্স ব্যবহার করুন।
5. নির্বাচিত প্রতিটি সারির শিরোনাম, অ্যাকসেশন, বর্তমান অবস্থা, ফেরতের তারিখ ও অবস্থান পর্যালোচনা করুন।
6. একেবারে ডান পাশে নির্বাচিতগুলো ফেরত নিন নির্বাচন করুন।
7. সমাপ্তির বার্তা এবং বকেয়া, জরিমানা, অবস্থা, ভাড়া বা জামানতসংক্রান্ত মনোযোগের বিষয় দেখুন।

সদস্যকে স্ক্যান করলে সব ঋণ স্বয়ংক্রিয়ভাবে নির্বাচিত হয় না। এতে হাতে ফেরত না পাওয়া কোনো উপকরণ ভুল করে বন্ধ হয়ে যাওয়া রোধ হয়। নির্বাচন পরিষ্কার করুন সব সারির নির্বাচন সরিয়ে দেয়, তবে সদস্য ও সক্রিয় ঋণের তালিকা দৃশ্যমান রাখে।

কপি দিয়ে উপকরণ ফেরত নিন

1. ফেরত নির্বাচন করুন।
2. উপকরণ অনুসন্ধান-এ ইস্যু করা একটি উপকরণের বারকোড, অ্যাকসেশন নম্বর বা RFID মান স্ক্যান করুন।
3. Libcodesk স্বয়ংক্রিয়ভাবে উপকরণটি নির্বাচন করে, ধারকারীকে শনাক্ত করে, সদস্যের কার্ড দেখায় এবং ধারকারীর অন্য সক্রিয় ঋণগুলো লোড করে।
4. সদস্য একাধিক উপকরণ আনলে আরও ফেরত দেওয়া কপি স্ক্যান করুন বা অতিরিক্ত চেকবক্স নির্বাচন করুন।
5. নির্বাচিতগুলো ফেরত নিন নির্বাচন করুন।

স্ক্যান করা কপির কোনো সক্রিয় ঋণ না থাকলে সেটি ফেরতযোগ্য হিসেবে যোগ হয় না এবং কারণটি উপকরণ অনুসন্ধানের পাশে দেখা যায়। সদস্যের সদস্যপদ পরে মেয়াদোত্তীর্ণ বা নিষ্ক্রিয় হওয়া, কোনো সীমায় পৌঁছানো বা সংগ্রহে প্রবেশাধিকার হারানোর কারণে ফেরত কখনো বন্ধ হয় না: লাইব্রেরিকে সবসময় তার সম্পত্তি গ্রহণ করতে হবে।

উপকরণ বাছাই তালিকায় কোনো ইস্যু করা কপির বিপরীতে খোলা জরিমানা না থাকলে সবুজ ঠিক আছে অবস্থা দেখা যায়। সেই কপির বিপরীতে খোলা জরিমানা থাকলে অবস্থা লাল হয় এবং প্রতিষ্ঠানের নির্ধারিত মুদ্রায় পরিমাণ দেখায়, যেমন জরিমানা: INR 25.00। সক্রিয় ফেরতের তারিখও অবস্থার নিচে দৃশ্যমান থাকে।

ফেরত কার্যক্রম প্রযোজ্য সদস্যপদ পরিকল্পনা ও জরিমানার প্রাসঙ্গিক তথ্য রেকর্ড করে, যাতে পরবর্তী জরিমানা প্রক্রিয়া ও নিরীক্ষা সঠিক থাকে। হারানো বা ক্ষতিগ্রস্ত অবস্থার সিদ্ধান্ত এবং চূড়ান্ত হিসাব সংগ্রহ স্ক্যান করার সময় নীরবে অর্থের রেকর্ড বদলায় না; এগুলো কনফিগার করা সার্কুলেশন ও হিসাব কার্যপ্রবাহ অনুসরণ করে।

উপকরণের অবস্থা ও সমাধান নির্বাচন করুন

প্রতিটি নির্বাচিত উপকরণের ফেরতের তারিখের পাশে অবস্থা দেখা যায়। ডিফল্টভাবে ঠিক আছে নির্বাচিত থাকে; উপকরণ দেখে প্রয়োজন হলে হারানো বা ক্ষতিগ্রস্ত নির্বাচন করুন। একাধিক উপকরণ থাকলে Libcodesk প্রতিটির সিদ্ধান্ত একে একে নিশ্চিত করে।

• ঠিক আছে: কোনো জরিমানা না থাকলে সরাসরি ফেরত সম্পন্ন হয়। জরিমানা থাকলে সেটি সংগ্রহ, কারণসহ মওকুফ, সদস্যের উপলভ্য জামানত থেকে সমন্বয়, অথবা বাইরে সংগ্রহ হিসেবে রেকর্ড করুন।
• হারানো: উপকরণের মূল্য সংগ্রহ, প্রতিস্থাপন কপি গ্রহণ, মূল্য মওকুফ, জামানত থেকে সমন্বয়, অথবা বাইরে সংগ্রহ নির্বাচন করুন।
• ক্ষতিগ্রস্ত: সম্পূর্ণ উপকরণের মূল্য বা শুধু মেরামতের খরচ পরিচালনা করুন এবং শেষে কপিটি মেরামতাধীন নাকি উপলভ্য হবে তা নির্বাচন করুন।

জামানত সমন্বয়ের পরিমাণ সদস্যের উপলভ্য ব্যালেন্সের বেশি হতে পারে না। ব্যালেন্স কম হলে সেই উপকরণের ফেরত সংরক্ষিত হয় না। সমন্বয় সফল হলে অবশিষ্ট জামানতের ব্যালেন্স দেখুন; Libcodesk পরবর্তী পর্যালোচনার জন্য পরিবর্তনটি রেকর্ড করে। প্রতিস্থাপন গ্রহণ করলে কপি যোগ করুন-এর মতো একটি ফর্ম পুরোনো কপির তথ্য দিয়ে আগে থেকে পূরণ হয়; সংরক্ষণের আগে অ্যাকসেশন, বারকোড, অবস্থান, মূল্য ও অন্যান্য তথ্য যাচাই বা পরিবর্তন করুন। Libcodesk একটি নতুন কপি তৈরি করে এবং পুরোনো কপির সঙ্গে তার সম্পর্ক রেকর্ড করে।

সংগ্রহ, মওকুফ ও জামানত সমন্বয় আর্থিক রেকর্ডে সংরক্ষিত হয় এবং সম্পন্ন ফেরতটি সার্কুলেশন ইতিহাসে থাকে। বাইরে সংগ্রহ-এর ক্ষেত্রে Libcodesk সম্পন্ন ফেরতের সঙ্গে গ্রন্থাগারিকের রেফারেন্স ও নোট সংরক্ষণ করে, তবে Libcodesk-এর ভেতরে কোনো আর্থিক সংগ্রহ তৈরি করে না।

স্ক্রিনশট যোগ করতে হবে: ডেস্কটপ ও সংকীর্ণ উইন্ডোতে অবস্থা নির্বাচন, সমাধান পপআপ, জামানত সতর্কতা এবং প্রতিস্থাপন-কপি ফর্ম।

একটি উপকরণ নবায়ন করুন

1. স্ক্যান ডেস্কের হেডারে নবায়ন নির্বাচন করুন।
2. উপকরণ অনুসন্ধান-এ ইস্যু করা একটি উপকরণের বারকোড, অ্যাকসেশন নম্বর বা RFID মান স্ক্যান করুন। সদস্য অনুসন্ধান ঐচ্ছিক; উপকরণটিই কর্তৃত্বপূর্ণ সূচনা বিন্দু।
3. দৃশ্যমানভাবে নিশ্চিত করার জন্য ডেস্কটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ওই কপির ধারকারী সদস্যকে লোড করে।
4. সারিতে বর্তমান ফেরতের তারিখ ও প্রস্তাবিত নতুন ফেরতের তারিখ পর্যালোচনা করুন।
5. প্রয়োজন হলে একই সদস্যের আরও সক্রিয় ঋণের উপকরণ স্ক্যান করুন।
6. ভুল সারি তার লাল বিন বোতাম দিয়ে সরিয়ে দিন।
7. একেবারে ডান পাশে সারির উপকরণ নবায়ন করুন নির্বাচন করুন।
8. সমাপ্তির বার্তা ও হালনাগাদ হওয়া বর্তমান ঋণ ট্যাব দেখুন।

অন্য কোনো অনুমোদিত কার্যপ্রবাহ তারিখ না দিলে প্রস্তাবিত নবায়নের তারিখ বর্তমান ফেরতের তারিখের সঙ্গে কার্যকর নবায়নের মেয়াদ যোগ করে হিসাব করা হয়। এই মেয়াদ সদস্যপদ পরিকল্পনা ও মিলে যাওয়া ধার নেওয়ার নিয়ম থেকে আসে। তারিখটি আজকের দিন থেকে হিসাব করা হয় না। তাই কর্মীরা নিশ্চিত করার আগে সারিতে বর্তমান ও প্রস্তাবিত—দুই তারিখই দেখতে পান।

নবায়নের সীমা, বকেয়া থাকার বিধিনিষেধ, অন্য সদস্যের রিজার্ভেশন, সদস্যপদের মেয়াদ শেষ, সদস্যের অবরুদ্ধ অবস্থা, জরিমানা, উপকরণের অবস্থা, ধার দেওয়ার বিধিনিষেধ অথবা সংগ্রহ বা সুবিধায় প্রবেশাধিকার নবায়ন বন্ধ করতে পারে। কেবল রেফারেন্স হিসেবে ব্যবহারের উপকরণের জন্য পাঠকক্ষে প্রবেশাধিকারও প্রয়োজন।

নবায়নের পর নতুন ফেরতের তারিখ সক্রিয় ঋণের কর্তৃত্বপূর্ণ তারিখ হয়। ড্যাশবোর্ডের মোট সংখ্যা, বকেয়া তালিকা, প্রতিবেদন, ফেরতের সতর্কতা, স্মারক ও বিলম্বের হিসাব নবায়িত তারিখ ব্যবহার করে। আগের ফেরতের তারিখ নিরীক্ষার জন্য আলাদা নবায়ন ইতিহাসের এন্ট্রিতে থাকে; সেটি নবায়িত ঋণকে বকেয়া হিসেবে দেখানো অব্যাহত রাখতে পারে না।

বর্তমান ঋণ ও অ্যাকসেশন কপি করা

স্বয়ংক্রিয় পরিষ্কার নিষ্ক্রিয় থাকলে সফল ফেরত বা নবায়নের পর সদস্যের কার্ডের বর্তমান ঋণ ট্যাব সঙ্গে সঙ্গে হালনাগাদ হয়। এর টেবিলে সীমাবদ্ধ উল্লম্ব স্ক্রল এবং চওড়া কলামের জন্য টেনে চালানো অনুভূমিক স্ক্রলবার রয়েছে।

প্রতিটি উপলব্ধ অ্যাকসেশন নম্বরের পাশে কপি বোতাম থাকে। কপি করার পর আইকনটি কয়েক সেকেন্ডের জন্য টিক চিহ্নে বদলে যায়, যাতে কর্মীরা কাজটি সফল হয়েছে বুঝতে পারেন। অ্যাকসেশন কপি করলে তার সারি নির্বাচন, ফেরত বা নবায়ন হয় না।

লেনদেনের ইতিহাস

Libcodesk প্রতিটি সার্কুলেশন অ্যাকশন আলাদাভাবে রেকর্ড করে। ইস্যু ঋণ শুরু করে; প্রতিটি নবায়ন আগের ও নতুন ফেরতের তারিখসহ একটি এন্ট্রি যোগ করে; ফেরত ইস্যু বা নবায়ন প্রতিস্থাপন না করে আরেকটি এন্ট্রি যোগ করে। রিজার্ভেশন, বাতিল, জরিমানা ও জরিমানা পরিশোধও একই কালানুক্রমিক পদ্ধতি অনুসরণ করে।

সক্রিয় ঋণের দৃশ্য দ্রুত ডেস্কের কাজের জন্য শুধু বর্তমান অবস্থা দেখায়। দায়ী কর্মী, লাইব্রেরি, সময়, লেনদেন শনাক্তকারী এবং ফেরতের তারিখের পরিবর্তনসহ সম্পূর্ণ ধারাবাহিকতা দেখতে সার্কুলেশন ইতিহাস ব্যবহার করুন। পরবর্তী অ্যাকশন ঐতিহাসিক এন্ট্রি পুনর্লিখন করে না।

লেনদেন স্মারক

স্ক্যান ডেস্ক সেটিং খুলে লেনদেন স্মারক থেকে লেনদেন স্মারক মুদ্রণ করুন বা স্বয়ংক্রিয় মুদ্রণ সক্রিয় করুন। প্রিন্টার সেটআপ ব্যবহার করে ইস্যু, ফেরত, নবায়ন ও রিজার্ভেশনের জন্য আলাদাভাবে প্রিন্টারের আচরণ ও বিন্যাস নির্বাচন করুন।

• ছোট কাউন্টার প্রিন্টারের জন্য ৬০ মিমি থার্মাল রোল উল্লম্বভাবে বাড়ে।
• সংরক্ষণ বা স্বাক্ষরের উপযোগী পূর্ণ-পৃষ্ঠার কপির জন্য A4 লেনদেন স্মারক ব্যবহার করুন।

স্মারকটি সম্পন্ন লেনদেনের ফল ব্যবহার করে এবং প্রতিষ্ঠান, লাইব্রেরি, সদস্যের পরিচয়, সদস্যপদ পরিকল্পনা, দায়ী কর্মী, স্মারক ও লেনদেন শনাক্তকারী, উপকরণ বা অ্যাকসেশন, অবস্থা, প্রাসঙ্গিক তারিখ, মোট সংখ্যা এবং ব্যর্থ সারির বার্তা অন্তর্ভুক্ত করে। নবায়ন স্মারকে আগের ও নতুন ফেরতের তারিখ—দুটিই দেখানো হয়।

Libcodesk WebApp কোনো পপআপ উইন্ডোর ওপর নির্ভর না করে ব্রাউজার-পরিচালিত প্রিন্ট ডায়ালগ খোলে। Standalone app স্থানীয় সিস্টেম প্রিন্ট ডায়ালগ খোলে। স্বয়ংক্রিয় মুদ্রণে সিস্টেমের ডিফল্ট প্রিন্টার উপলব্ধ থাকলে Standalone app সেখানে PDF পাঠায়; অন্যথায় প্রিন্ট ডায়ালগ খোলে।

করণীয় ও বর্জনীয়

করণীয়

• ফেরত নেওয়ার আগে হাতে উপস্থিত কপিগুলোই নির্বাচন করুন।
• মিশ্র ব্যাচে প্রতিটি উপকরণের অবস্থা আলাদাভাবে নিশ্চিত করুন।
• জামানত সমন্বয়ের আগে উপলভ্য ব্যালেন্স দেখুন এবং সফল হলে অবশিষ্ট ব্যালেন্স পর্যালোচনা করুন।
• প্রতিস্থাপন কপির আগে থেকে পূরণ করা প্রতিটি শনাক্তকারী সংরক্ষণের আগে যাচাই করুন।
• নবায়নের আগে প্রস্তাবিত নতুন তারিখ দেখুন।
• সম্পন্ন ফেরত বা নবায়নের ধারাবাহিকতা পর্যালোচনা করতে সার্কুলেশন ইতিহাস ব্যবহার করুন।

বর্জনীয়

• দেখানো ধারকারী ও ঋণের তালিকা নিশ্চিত করার আগে শিরোনামের চেকবক্স ব্যবহার করবেন না।
• মিশ্র ব্যাচের সব উপকরণে একই ক্ষতিগ্রস্ত বা হারানো সিদ্ধান্ত প্রয়োগ করবেন না।
• নবায়ন বন্ধ হলে উপকরণটি বারবার স্ক্যান করবেন না; আগে দেখানো কারণটি পড়ুন।
• মিশ্র ফেরতে ব্যর্থ কোনো উপকরণ উপেক্ষা করবেন না; চালিয়ে যাওয়ার আগে তার খোলা সমাধান সংশোধন করুন।

সমস্যা সমাধান

সমস্যা	যা পরীক্ষা করবেন
ফেরত মোডে সদস্যের ঋণ লোড হয় না	নির্বাচিত লাইব্রেরিতে সদস্যের সক্রিয় ঋণ আছে কি না নিশ্চিত করে রিফ্রেশ করুন বা সদস্যকে আবার স্ক্যান করুন।
স্ক্যান করা উপকরণ নির্বাচিত হয় না	কপিটির সক্রিয় ঋণ আছে এবং তার বারকোড, অ্যাকসেশন বা RFID অনন্য কি না নিশ্চিত করুন।
নির্বাচিতগুলো ফেরত নিন নিষ্ক্রিয়	অন্তত একটি ফেরতযোগ্য চেকবক্স নির্বাচন করুন। অবরুদ্ধ বা আগে ফেরত দেওয়া কপি সক্রিয় ফেরত হিসেবে নির্বাচন করা যায় না।
জামানত সমন্বয় প্রত্যাখ্যাত	পরিমাণটি উপলভ্য জামানতের বেশি। পরিমাণ কমান বা অন্য সমাধান নিন; ওই উপকরণের কোনো অংশ সংরক্ষিত হয় না।
প্রতিস্থাপন কপি সংরক্ষণ হয় না	প্রয়োজনীয় তথ্য এবং অ্যাকসেশন, বারকোড, QR বা RFID আগে থেকে ব্যবহৃত হচ্ছে কি না দেখুন।
মিশ্র ফেরত একটি উপকরণে থেমে যায়	খোলা উপকরণটির সিদ্ধান্ত সম্পন্ন বা সংশোধন করুন; অন্য নির্বাচিত উপকরণগুলো উপলভ্য থাকে।
নবায়নে ভুল সদস্য দেখায়	কাজ থামিয়ে চালিয়ে যাওয়ার আগে স্ক্যান করা কপির শনাক্তকারী ও সক্রিয় ঋণের রেকর্ড যাচাই করুন।
নতুন ফেরতের তারিখ ভুল মনে হচ্ছে	বর্তমান ফেরতের তারিখ, কার্যকর নবায়নের মেয়াদ, মিলে যাওয়া ধার নেওয়ার নিয়ম, লাইব্রেরির ক্যালেন্ডার ও ছুটি দেখুন।
নবায়িত উপকরণ এখনও বকেয়া দেখায়	দৃশ্যটি রিফ্রেশ করে সক্রিয় ঋণে নবায়িত তারিখ সংরক্ষিত হয়েছে কি না দেখুন। পুরোনো বকেয়া তারিখ শুধু ইতিহাসে থাকে।
লেনদেন স্মারকের প্রিন্ট ডায়ালগ খোলে না	স্মারকের সেটিং, প্রিন্টার বা টেমপ্লেট নির্বাচন, ব্রাউজারের মুদ্রণ অনুমতি এবং অপারেটিং সিস্টেমের প্রিন্টার কনফিগারেশন দেখুন।

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

ঠিক আছে অবস্থার ফেরত কোনো সমাধান পপআপ ছাড়াই কেন সম্পন্ন হলো?

উপকরণটির কোনো বিলম্ব জরিমানা বা খোলা জরিমানা না থাকলে Libcodesk সরাসরি ফেরত সম্পন্ন করে। কর্মীকে অবস্থা বা অর্থসংক্রান্ত সিদ্ধান্ত নিতে হলেই সমাধান পপআপ খোলে।

জামানত সমন্বয় কেন প্রত্যাখ্যাত হলো?

পরিমাণটি সদস্যের উপলভ্য ব্যালেন্সের চেয়ে বেশি ছিল। পরিমাণ কমান বা অন্য সমাধান নির্বাচন করুন; ব্যর্থ সমন্বয়ে ওই উপকরণের ফেরতের কোনো অংশ সংরক্ষিত হয় না।

লাইব্রেরি প্রতিস্থাপন কপি গ্রহণ করলে কী হয়?

Libcodesk পর্যালোচনা করা তথ্য থেকে একটি নতুন কপি তৈরি করে এবং হারানো বা ক্ষতিগ্রস্ত কপির সঙ্গে তার সম্পর্ক রেকর্ড করে। মূল ফেরত অবস্থাটি সম্পন্ন লেনদেনের রেকর্ডের অংশ থাকে।

মিশ্র ফেরতে একটি উপকরণ ব্যর্থ হলে কী হয়?

আগে সম্পন্ন হওয়া উপকরণগুলো সম্পন্নই থাকে। খোলা উপকরণটি সংশোধন করুন; অন্য নির্বাচিত উপকরণগুলো চালিয়ে যাওয়ার জন্য উপলভ্য থাকে।

Cloud setup ও Local setup একই কার্যপ্রবাহ দেখায়, তবে তাদের লেনদেন, নীতি, ইতিহাস, জরিমানার প্রাসঙ্গিক তথ্য ও নিরীক্ষা রেকর্ড আলাদা রাখে।