فهم المستخدمين
يستخدم CodeAchi Libcodesk أشخاص مختلفون في منظومة المكتبة. ولكل مجموعة هدف ومستوى صلاحيات ومسار عمل يومي مختلف. يساعد فهم هذه الأنواع المؤسسة على إعداد وصول أكثر أماناً وسجلات أنظف وتجربة أفضل للموظفين والرواد.
مجموعات المستخدمين الثلاث الرئيسية هي:
- المسؤولون
- الموظفون وأمناء المكتبات والمتطوعون
- الأعضاء والرواد
المسؤولون
يتولى المسؤولون إعداد المؤسسة والتحكم العام في Libcodesk. وينتمون عادة إلى إدارة المكتبة أو المؤسسة أو فريق تقنية المعلومات، أو يكونون الشخص المسؤول رسمياً عن تشغيل البرنامج.
يتولى المسؤولون عادة:
- إعدادات المؤسسة والعلامة التجارية والدولة والمنطقة الزمنية وتنسيق التاريخ والعملة.
- إعداد المكتبة أو الفروع.
- أدوار الموظفين وحساباتهم.
- التحكم في الصلاحيات.
- خطط العضوية.
- أنواع الأعضاء وحقول بياناتهم المطلوبة.
- إعداد الاستيراد وفحص جودة البيانات.
- التواصل مع CodeAchi بشأن الترخيص والفوترة والوصول السحابي.
ينبغي أن يملك المسؤولون أعلى مستوى وصول، لأنهم يحددون من يستطيع عرض السجلات أو إنشاءها أو تحديثها أو حذفها أو استيرادها أو تجديدها أو إدارتها.
الموظفون وأمناء المكتبات والمتطوعون
الموظفون هم من يديرون أعمال المكتبة اليومية. وقد تضم هذه المجموعة أمناء المكتبات ومساعديهم ومشغلي مكتب الإعارة ومدخلي البيانات والموظفين المؤقتين والمتطوعين.
ينبغي أن يكون وصول الموظفين مبنياً على الأدوار، فليس كل موظف بحاجة إلى كل صلاحية.
تشمل أعمال الموظفين الشائعة:
- إضافة سجلات الأعضاء أو الرواد وتحديثها.
- استيراد البيانات المعتمدة.
- إدارة تجديد العضويات.
- البحث في السجلات التشغيلية.
- تنفيذ مسارات الإعارة.
- تحديث بيانات الاتصال والوصول.
- رؤية القوائم والإجراءات التي يسمح بها الدور فقط.
فمثلاً يستطيع أمين المكتبة إدارة الأعضاء والإعارة، بينما قد يقتصر المتطوع على البحث في السجلات أو المساعدة في إدخال بيانات محدود.
الأعضاء والرواد
الأعضاء والرواد هم مستخدمو المكتبة الذين يتلقون خدماتها. وقد يكونون في المدرسة طلاباً ومعلمين، وفي المكتبة العامة أفراداً من الجمهور أو أطفالاً أو كبار سن أو أعضاء عائلات، وفي مكتبة الشركة موظفين.
تدار سجلات الأعضاء والرواد من منطقة مدير الأعضاء. ويمكن طباعة معرّف العضو الظاهر لأمين المكتبة أو مسحه أو تغييره عند الحاجة، من دون تغيير تسجيل الدخول أو سجل التدقيق أو سجلات النظام المحمية.
يستخدم الأعضاء والرواد الوصول الموجه إليهم، مثل:
- الوصول إلى OPAC للبحث في فهرس المكتبة واكتشاف الموارد.
- إدارة الحساب لعرض بيانات الحساب والنشاط المرتبط بالمكتبة.
- التعريف بمعرّف العضو أو الباركود أو QR أو RFID عندما تستخدم المكتبة هذه المسارات.
- الوصول بحسب العضوية والخطة وفق القواعد التي تضبطها المكتبة.
تساعد تجربة OPAC والحساب الموجهة للأعضاء الرواد على العثور على الموارد وفهم وصولهم إلى المكتبة والتفاعل معها بسهولة أكبر.
كيف تعمل مجموعات المستخدمين معاً
ترتيب الإعداد المنظم هو:
- يضبط المسؤول المؤسسة والمكتبات.
- ينشئ المسؤول أدوار الموظفين.
- يضيف المسؤول الموظفين ويعيّن الصلاحيات.
- ينشئ المسؤول خطط العضوية وأنواع الأعضاء.
- يضيف الموظفون الأعضاء والرواد أو يستوردونهم.
- يستخدم الأعضاء والرواد OPAC والحساب وفق إعداد المكتبة.
يحافظ ذلك على وضوح المسؤولية:
- يتحكم المسؤولون في النظام.
- يشغّل الموظفون المكتبة.
- يستخدم الأعضاء والرواد خدمات المكتبة.
أضف مخططاً أو لقطة تظهر مسارات وصول المسؤول والموظف والعضو/الرائد إلى WebApp وStandalone app وOPAC والحساب.
ما ينبغي فعله وما ينبغي تجنبه
- امنح وصول المسؤول لمسؤولي المؤسسة الموثوقين فقط.
- أنشئ حسابات منفصلة للموظفين بدلاً من مشاركة تسجيل دخول واحد.
- استخدم أدوار الموظفين لتطابق المسؤولية الفعلية لكل شخص.
- حافظ على نظافة سجلات الأعضاء والرواد حتى يظل OPAC والحساب مفيدين.
- وضح للأعضاء أن دعم حساب المكتبة يأتي من مكتبتهم.
- لا تمنح كل موظف وصولاً كاملاً بمستوى المسؤول.
- لا تستخدم بيانات تسجيل الدخول أو أرقام السجلات التقنية كمعرّفات أعضاء ظاهرة.
- لا تعرض إجراءات دعم CodeAchi للموظفين العاديين أو الأعضاء في مشكلات الوصول إلى المكتبة.
- لا تخلط حسابات الموظفين بحسابات الأعضاء أو الرواد.
- لا تتجاوز إعداد الأدوار قبل إضافة عدد كبير من الموظفين.
الأسئلة الشائعة
من المسؤول في CodeAchi Libcodesk؟
المسؤول مستخدم على مستوى المؤسسة يضبط إعداد المكتبة وأدوار وحسابات الموظفين وخطط العضوية وأنواع الأعضاء وإعدادات المؤسسة المهمة.
ما الفرق بين الموظفين والأعضاء؟
يشغّل الموظفون المكتبة ويرون مناطق العمل بحسب الصلاحيات. أما الأعضاء أو الرواد فهم مستخدمو المكتبة الذين يتلقون الخدمات وقد يستخدمون OPAC أو حساباتهم.
هل يستطيع المتطوعون استخدام Libcodesk؟
نعم. يمكن إضافتهم كموظفين بصلاحيات دور محدودة، مثل البحث فقط أو إدخال البيانات المقيد.
ما وصول OPAC للأعضاء والرواد؟
يتيح وصول OPAC للأعضاء والرواد البحث في فهرس المكتبة واكتشاف الموارد المتاحة من خلال الواجهة الموجهة إليهم.
هل يستطيع الأعضاء إدارة حساباتهم؟
يتضمن Libcodesk إدارة حساب موجهة للأعضاء، حتى يستخدم الرواد حساب المكتبة وفق الوصول الذي تضبطه المؤسسة.
هل ينبغي أن يكون كل أمين مكتبة مسؤولاً؟
لا. ينبغي منح معظم أمناء المكتبات دور موظف بالصلاحيات المطلوبة. ويقتصر وصول المسؤول الكامل على مسؤولي المؤسسة الموثوقين.
هل يمكن أن يكون الشخص موظفاً وعضواً معاً؟
نعم، لكن ينبغي إدارة السجلين بصورة منفصلة. يتحكم وصول الموظف في صلاحيات العمل، بينما يمثل سجل العضو أو الرائد الوصول إلى خدمات المكتبة.
بمن يتواصل الأعضاء للمساعدة؟
يتواصل الأعضاء والرواد مع مكتبتهم، والموظفون مع مسؤول مؤسستهم. ويمكن لمسؤولي المؤسسة التواصل مع CodeAchi لمشكلات الوصول السحابي أو الترخيص أو الفوترة.