إعادة المواد وتجديدها

استخدم مدير الإعارة > مكتب الإعارة عندما يعيد عضو مادة واحدة أو عدة مواد أو يطلب تجديد إعارة نشطة. يمكن أن تبدأ الإعادة والتجديد معًا بمسح مادة؛ إذ يتعرف المكتب تلقائيًا على العضو المستعير ويعرضه.

قبل أن تبدأ

• اختر المكتبة الصحيحة وسجل الدخول بحساب موظف لديه صلاحية معالجة الإعادات.
• احتفظ بالمادة المعادة أو معرّفها القابل للمسح، وافحص المادة فعليًا قبل اختيار حالتها.
• إذا كنت قد تحتاج إلى تحصيل مبلغ أو إعفائه أو خصمه من التأمين أو قبول بديل، فتأكد من أن حساب الموظف لديه صلاحيات الحسابات والمجموعات المناسبة.

إعادة المواد باستخدام العضو

1. حدد الإعادة في رأس مكتب المسح.
2. امسح العضو أو ابحث عنه في البحث عن عضو.
3. تظهر بطاقة العضو وتُحمّل كل إعاراته النشطة في جدول البحث عن مادة السفلي.
4. حدد مربع اختيار كل مادة استلمتها فعليًا، أو استخدم مربع اختيار العنوان لتحديد كل الإعارات الظاهرة.
5. راجع العنوان ورقم الإضافة والحالة الحالية وتاريخ الاستحقاق والموقع لكل صف محدد.
6. حدد إعادة المحدد في أقصى اليمين.
7. راجع رسالة الإكمال وأي تنبيه متعلق بالتأخير أو الغرامة أو الحالة أو الإيجار أو التأمين.

لا يؤدي مسح العضو إلى تحديد كل الإعارات تلقائيًا. يمنع ذلك إغلاق مادة لم تُعد فعليًا عن طريق الخطأ. يلغي مسح التحديد تحديد كل الصفوف، لكنه يبقي العضو وقائمة الإعارات النشطة ظاهرين.

إعادة المواد باستخدام النسخة

1. حدد الإعادة.
2. امسح باركود مادة معارة أو رقم إضافتها أو قيمة RFID الخاصة بها في البحث عن مادة.
3. يحدد Libcodesk المادة تلقائيًا، ويتعرف على مستعيرها، ويعرض بطاقة العضو، ويحمّل الإعارات النشطة الأخرى للمستعير.
4. امسح مزيدًا من النسخ المعادة أو حدد مربعات إضافية عندما يحضر العضو عدة مواد.
5. حدد إعادة المحدد.

إذا لم توجد إعارة نشطة لنسخة ممسوحة، فلا تُضاف بوصفها قابلة للإعادة ويظهر السبب بجانب البحث عن مادة. ولا تُحظر الإعادة لمجرد أن عضوية العضو انتهت لاحقًا أو أصبح غير نشط أو بلغ حدًا أو فقد الوصول إلى مجموعة: يجب أن تتمكن المكتبة دائمًا من استلام ممتلكاتها.

في قائمة اختيار المواد، تعرض النسخة المعارة حالة سليم باللون الأخضر عندما لا توجد غرامة مفتوحة مرتبطة بها. وعندما توجد غرامة مفتوحة على النسخة، تتحول الحالة إلى اللون الأحمر وتعرض المبلغ بعملة المؤسسة المضبوطة، مثل غرامة: INR 25.00. ويبقى تاريخ الإعادة النشط ظاهرًا أسفل الحالة.

تسجل الإعادة خطة العضوية وسياق الغرامة المنطبقين حتى تظل معالجة الغرامة اللاحقة ومراجعة التدقيق دقيقة. وتتبع قرارات حالة الفقدان أو التلف والتحصيل النهائي للحساب مسارات الإعارة والحسابات المضبوطة بدل تغيير سجلات الأموال بصمت أثناء المسح.

اختيار حالة المادة وطريقة التسوية

تظهر حالة كل مادة محددة بجانب تاريخ الإعادة. تكون سليمة محددة افتراضيًا؛ غيّرها إلى مفقودة أو تالفة بعد فحص المادة. عند تحديد عدة مواد، يعالج Libcodesk كل مادة على حدة ويؤكد نتيجتها قبل إنهاء الإعادة.

• سليمة: تكتمل الإعادة مباشرة عندما لا توجد غرامة. وإذا وُجد مبلغ مستحق، فاختر تحصيل الغرامة أو إعفاءها مع سبب أو خصمها من رصيد التأمين المتاح أو تسجيل تحصيلها خارج النظام.
• مفقودة: اختر تحصيل تكلفة المادة أو قبول نسخة بديلة أو إعفاء التكلفة أو الخصم من التأمين أو تسجيل تحصيل خارجي.
• تالفة: عالج تكلفة المادة كاملة أو تكلفة الإصلاح فقط، ثم اختر ما إذا كانت النسخة ستصبح قيد الإصلاح أو متاحة.

لا يمكن أن يتجاوز الخصم رصيد التأمين المتاح للعضو. إذا كان الرصيد غير كافٍ، فلا يحفظ Libcodesk أي جزء من إعادة تلك المادة. بعد نجاح الخصم، راجع رصيد التأمين المتبقي؛ ويسجل Libcodesk التغيير للمراجعة اللاحقة. عند قبول بديل، يفتح نموذج مماثل لـ إضافة نسخة ومعبأ مسبقًا ببيانات النسخة القديمة؛ راجع رقم الإضافة والباركود والموقع والسعر وبقية البيانات قبل الحفظ. ينشئ Libcodesk نسخة جديدة ويسجل علاقتها بالنسخة القديمة.

تُحفظ عمليات التحصيل والإعفاء وخصم التأمين في السجلات المالية، بينما تبقى الإعادة المكتملة في سجل الإعارة. أما التحصيل الخارجي، فيحتفظ Libcodesk بمرجع أمين المكتبة وملاحظته مع الإعادة المكتملة من دون إنشاء تحصيل مالي داخل Libcodesk.

لقطة شاشة مطلوبة: عرض سطح المكتب والنافذة الضيقة لمحدد الحالة ونافذة التسوية وتحذير رصيد التأمين ونموذج النسخة البديلة.

تجديد مادة

1. حدد التجديد في رأس مكتب المسح.
2. امسح باركود مادة معارة أو رقم إضافتها أو قيمة RFID الخاصة بها في البحث عن مادة. البحث عن عضو اختياري؛ فالمادة هي نقطة البداية المعتمدة.
3. يحمّل المكتب تلقائيًا العضو الذي استعار تلك النسخة للتأكيد البصري.
4. راجع تاريخ الاستحقاق الحالي وتاريخ الاستحقاق الجديد المقترح في الطابور.
5. امسح مواد إضافية ذات إعارات نشطة للعضو نفسه عند الحاجة.
6. أزل أي صف أُضيف بالخطأ باستخدام زر سلة المحذوفات الأحمر.
7. حدد تجديد الموجود في الطابور في أقصى اليمين.
8. راجع رسالة الإكمال وعلامة تبويب الإعارات الحالية المحدثة.

ما لم يوفّر مسار مخوّل آخر تاريخًا، يُحسب تاريخ التجديد المقترح على أنه تاريخ الاستحقاق الحالي مضافًا إليه مدة التجديد الفعلية من خطة العضوية وقاعدة الاستعارة المطابقة. ولا يُحسب بدءًا من اليوم. لذلك يعرض الطابور التاريخين الحالي والمقترح قبل أن يؤكد الموظفون التجديد.

قد يحظر التجديد حد التجديد أو قيد التأخير أو حجز عضو آخر أو انتهاء العضوية أو حالة العضو المحظور أو الغرامات أو حالة المادة أو قيد الإعارة أو الوصول إلى المجموعات أو المرافق. وتتطلب المواد المرجعية أيضًا الوصول إلى قاعة القراءة.

بعد التجديد، يصبح تاريخ الاستحقاق الجديد التاريخ المعتمد للإعارة النشطة. تستخدم إجماليات لوحة المعلومات وقوائم المتأخرات والتقارير وتحذيرات الإعادة والتذكيرات وحسابات التأخير التاريخ المجدد. ويبقى تاريخ الاستحقاق السابق في إدخال منفصل في سجل التجديد لأغراض التدقيق؛ ويجب ألا يستمر في وضع الإعارة المجددة ضمن المتأخرات.

الإعارات الحالية ونسخ أرقام الإضافة

تتحدث علامة تبويب الإعارات الحالية في بطاقة العضو فورًا بعد إعادة أو تجديد ناجح عندما يكون المسح التلقائي معطلًا. ويحتوي جدولها على تمرير رأسي محدود وشريط تمرير أفقي قابل للسحب للأعمدة العريضة.

يتضمن كل رقم إضافة متاح زر نسخ. وبعد النسخ، يتحول الرمز إلى علامة صح لبضع ثوان حتى يتمكن الموظفون من التأكد من نجاح الإجراء. ولا يؤدي نسخ رقم الإضافة إلى تحديد صفه أو إعادته أو تجديده.

سجل المعاملات

يسجل Libcodesk كل إجراء إعارة بصورة منفصلة. تبدأ الإعارة القرض؛ ويضيف كل تجديد إدخالًا يحتوي على تاريخي الاستحقاق السابق والجديد؛ وتضيف الإعادة إدخالًا آخر من دون استبدال الإعارة أو التجديد. وتتبع الحجوزات والإلغاءات والغرامات ومدفوعاتها النموذج الزمني نفسه.

يعرض مشهد الإعارة النشطة الحالة الحالية فقط لتسريع العمل في المكتب. استخدم سجل الإعارة لرؤية التسلسل الكامل، بما فيه الموظف المسؤول والمكتبة والوقت ومعرّف المعاملة وتغيير تاريخ الاستحقاق. ولا تعيد الإجراءات اللاحقة كتابة الإدخالات التاريخية.

مذكرات المعاملات

افتح إعدادات مكتب المسح واستخدم مذكرة المعاملة لتمكين طباعة مذكرة المعاملة أو الطباعة التلقائية. استخدم إعداد الطابعة لتحديد سلوك الطابعة وتنسيق مستقل لكل من الإعارة والإعادة والتجديد والحجز.

• يمتد لفافة حرارية 60 مم رأسيًا للطابعات المكتبية المدمجة.
• توفر مذكرة معاملة A4 نسخة كاملة الصفحة مناسبة للحفظ أو التوقيعات.

تستخدم المذكرة نتيجة المعاملة المكتملة وتتضمن المؤسسة والمكتبة وهوية العضو وخطة العضوية والموظف المسؤول ومعرّفي المذكرة والمعاملة والمادة أو رقم الإضافة والحالة والتواريخ ذات الصلة والإجماليات ورسائل الصفوف الفاشلة. وتعرض مذكرة التجديد تاريخي الاستحقاق السابق والجديد معًا.

يفتح Libcodesk WebApp مربع الطباعة الذي يديره المتصفح من دون الاعتماد على نافذة منبثقة. ويفتح Standalone app مربع طباعة النظام الأصلي. ومع الطباعة التلقائية، يرسل Standalone app ملف PDF إلى طابعة النظام الافتراضية عند توفرها، وإلا يفتح مربع الطباعة.

ما يجب فعله وما يجب تجنبه

افعل

• حدد النسخ الموجودة فعليًا فقط قبل الإعادة.
• أكد حالة كل مادة بشكل منفصل في الدفعات المختلطة.
• تحقق من رصيد التأمين المتاح قبل الخصم، ثم راجع الرصيد المتبقي بعد نجاحه.
• راجع كل معرّفات النسخة البديلة المعبأة مسبقًا قبل الحفظ.
• تحقق من التاريخ الجديد المقترح قبل التجديد.
• استخدم سجل الإعارة لمراجعة مسار الإعادة أو التجديد المكتمل.

لا تفعل

• لا تستخدم مربع اختيار العنوان قبل التحقق من المستعير وقائمة الإعارات المعروضين.
• لا تطبق قرار تلف أو فقدان واحدًا على كل مواد الدفعة المختلطة.
• لا تعِد مسح مادة ذات تجديد محظور مرارًا؛ اقرأ السبب الظاهر أولًا.
• لا تتجاهل مادة فشلت في إعادة مختلطة؛ صحح تسويتها المفتوحة قبل المتابعة.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها

المشكلة	ما يجب التحقق منه
لا تُحمّل إعارات العضو في الإعادة	تأكد من أن للعضو إعارات نشطة في المكتبة المحددة، ثم حدّث أو أعد مسح العضو.
لا تصبح المادة الممسوحة محددة	تأكد من أن للنسخة إعارة نشطة وأن الباركود أو رقم الإضافة أو RFID فريد.
إعادة المحدد معطلة	حدد مربعًا واحدًا قابلًا للإعادة على الأقل. لا يمكن تحديد النسخ المحظورة أو المعادة بالفعل بوصفها إعادات نشطة.
رُفض خصم التأمين	المبلغ أكبر من رصيد التأمين المتاح. خفّضه أو اختر تسوية أخرى؛ لن يُحفظ أي جزء من إعادة تلك المادة.
تعذر حفظ النسخة البديلة	تحقق من الحقول المطلوبة ومن أن رقم الإضافة أو الباركود أو QR أو RFID غير مستخدم مسبقًا.
توقفت إعادة مختلطة عند مادة	أكمل تسوية المادة المفتوحة أو صححها؛ تبقى المواد المحددة الأخرى متاحة للمتابعة.
يعرض التجديد عضوًا غير صحيح	توقف وتحقق من معرّف النسخة الممسوحة وسجل الإعارة النشط قبل المتابعة.
يبدو تاريخ الاستحقاق الجديد غير صحيح	تحقق من تاريخ الاستحقاق الحالي ومدة التجديد الفعلية وقاعدة الاستعارة المطابقة وتقويم المكتبة والعطلات.
لا تزال المادة المجددة تظهر متأخرة	حدّث المشهد وتحقق من أن الإعارة النشطة تحفظ التاريخ المجدد. تظل تواريخ التأخير السابقة في السجل فقط.
لا يفتح مربع طباعة مذكرة المعاملة	تحقق من إعدادات المذكرة واختيار الطابعة أو القالب وإذن طباعة المتصفح وإعداد طابعة نظام التشغيل.

الأسئلة الشائعة

لماذا اكتملت إعادة مادة سليمة من دون نافذة تسوية؟

إذا لم تكن على المادة غرامة تأخير أو غرامة مفتوحة، يكمل Libcodesk الإعادة مباشرة. لا تظهر نافذة التسوية إلا عندما يحتاج الموظف إلى قرار متعلق بالحالة أو المال.

لماذا رُفض الخصم من رصيد التأمين؟

كان المبلغ أكبر من رصيد العضو المتاح. خفّض المبلغ أو اختر تسوية أخرى؛ فلا يُحفظ أي جزء من إعادة تلك المادة عند فشل الخصم.

ماذا يحدث عند قبول المكتبة نسخة بديلة؟

ينشئ Libcodesk نسخة جديدة من البيانات التي راجعها الموظف ويسجل علاقتها بالنسخة المفقودة أو التالفة. وتظل حالة الإعادة الأصلية جزءًا من سجل المعاملة المكتملة.

ماذا يحدث إذا فشلت مادة واحدة في إعادة مختلطة؟

تبقى المواد التي اكتملت مكتملة. صحح المادة المفتوحة، وتظل المواد المحددة الأخرى متاحة للمتابعة.

يعرض Cloud setup وLocal setup مسار العمل نفسه، لكنهما يحتفظان بمعاملاتهما وسياساتهما وسجلاتهما وسياق الغرامة وسجلات التدقيق منفصلة.